Servicemanagement (4): Grip op data dankzij digitale goedkeuring

Partnerbijdrage van Visma: 

In een serie van 5 blogs vertellen wij u welke redenen er zijn om als accountants- of administratiekantoor servicemanagement te omarmen. In deze blog reden 4: grip op data dankzij digitale goedkeuring

Lees ook: 
– Waarom ieder kantoor servicemanagement zou moeten omarmen (3): Een papierloze omgeving

Selfservice
Servicemanagement loopt uiteen van op tijd de telefoon opnemen als de cliënt een vraag heeft en het zorgvuldig indienen van de belastingaangiften tot het bij de cliënt op kantoor laten plaatsvinden van afspraken om reistijd te beperken. Ook het aanbieden van selfservicemogelijkheden is een belangrijk onderdeel van servicemanagement. Selfservice zal de komende jaren steeds belangrijker worden.

Het doel van selfservice is ervoor zorgen dat cliënten dankzij vergaande automatisering met minimale inspanning hun deel van de administratie kunnen voeren. Daardoor houden zij zoveel mogelijk tijd over om zich te concentreren op de eigen bedrijfsvoering.

In een serie van 5 blogs vertellen wij u welke redenen er zijn om servicemanagement te omarmen.

Reden nummer 4: Grip op data dankzij digitale goedkeuring
Een papierloze omgeving waarin alle informatie in één keer system-to-system wordt aangeleverd maakt een einde aan handmatige invoer. Bij elektronisch factureren worden de facturen direct verwerkt in de financiële administratie en opgeslagen op alle relevante locaties, dit brengt een enorme foutreductie met zich mee. Echter, wanneer ondernemers u machtigen om bijvoorbeeld de inkoopfacturen rechtstreeks in het systeem te laten  binnenkomen willen zij wel grip en zicht hebben op wat er binnenkomt. Kloppen de bedragen en aantallen op de inkoopfacturen? Heb ik dit wel ingekocht? Allemaal vragen die uw cliënt heeft wanneer dit proces via selfservice wordt gefaciliteerd. 

Om inzicht en grip te kunnen bieden is het zaak dat u cliënten via een goedkeuringsapp toegang kunt verlenen tot de workflow voor binnenkomende facturen. Wanneer de cliënt zijn goedkeuring geeft, wordt daarna automatisch de factuur in uw systeem geboekt. Indien uw cliënt hem afkeurt gaat de factuur niet verder het proces in en dient uw cliënt zelf zorg te dragen voor een nieuwe juiste factuur. Op die wijze faciliteert u selfservice voor uw cliënten waarbij zij de inkomende stroom facturen goedkeuren en u als accountants uw ervaring en vaardigheden inzet om ervoor te zorgen dat alles correct wordt afgehandeld.

Wilt u meer weten over servicemanagement? Download dan de gratis whitepaper.