PKIsigning: de handtekening overgeheveld naar het digitale tijdperk

Tom van Bolhuis, directeur van PKIsigning – Exposant op Accountancy Expo op 27 oktober 2020 –gaat nader in op de geheimen van de betrouwbare digitale handtekening.

Met de opkomst van internet kunnen mensen zich een online identiteit aanmeten die niet noodzakelijkerwijs overeenstemt met hun offline identiteit. Sterker nog, veel bezoekers van Facebook, Instagram en andere online community's hebben een 'persona' die slechts in de verte doet denken aan de persoon die ze in het dagelijks leven zijn. Ze hullen zich in anonimiteit, nemen een pseudoniem aan en bestoken hun medemensen met meningen waar je ze zelfs in de kroeg nooit op zou betrappen. 

Dat hoeft niet altijd problemen op te leveren. Maar in het zakelijke verkeer moet je er zeker van zijn dat iemand is voor wie hij zich uitgeeft, dat je hem ook anderszins kunt vertrouwen – dat hij zijn beloften waarmaakt, zijn daden bij zijn woorden voegt en zich verre houdt van wispelturig gedrag en onvoorspelbare uitlatingen. In het zakenleven wil je van op iemand aankunnen. 

Zeker wanneer je met iemand schriftelijke afspraken maakt, zeker wanneer iemand zich committeert aan zaken die in een contract zijn vastgelegd, zeker wanneer iemand moet bevestigen dat een verslag waarheidsgetrouw is. Kortom, zeker wanneer iemand zijn handtekening moet zetten, want de handtekening is nu eenmaal de enige alom geaccepteerde persoonlijke waarborg om een document te bezegelen. 

Met andere woorden: de handtekening is een persoonlijk certificaat. Dat is tegenwoordig nog net zo goed het geval als in vroegere, analoge tijden. Een verschil is alleen dat zo'n handtekening tegenwoordig veel moeilijker op waarde is te schatten. Zeker in het geval van digitale handtekeningen rijst al snel twijfel: is de handtekening wel werkelijk gezet door degene die dit document heeft ondertekend? Is hij wel bevoegd om te ondertekenen? Om die twijfel weg te nemen, moet de ouderwetse, analoge handtekening worden overgeheveld naar het digitale tijdperk. 

Elektronische brievenbus
Dat is precies wat PKIsigning doet, zegt directeur Tom van Bolhuis. PKIsigning is een zogeheten 'ondertekenplatform', dat accountants en cliënten de mogelijkheid biedt om documenten die moeten worden ondertekend in de cloud uit te wisselen. "Voor de duidelijkheid: we bieden geen uitgebreid communicatieplatform waarmee accountants en cliënten contact met elkaar kunnen onderhouden en samen kunnen werken. Eerder bieden we een elektronische brievenbus, waar de gebruiker terecht kan om een document op te halen. En we garanderen dat de elektronische handtekening onder elk document betrouwbaar is." 

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”] 

Zo'n handtekening zetten is op zich natuurlijk niet zo moeilijk – iedereen met een beetje handigheid en bedrevenheid in het copy-pasten kan zijn eigen gedigitaliseerde handtekening in een document plakken. Maar zoals gezegd: hoe weet de ontvanger van dit document wat dit plaatje van een handtekening waard is? PKIsigning gaat er prat op dat het betrouwbaar 'digitaal ondertekenen tot op het hoogste niveau' mogelijk maakt, voor elk document – zonder dat allerlei pdf-jes hoeven te worden uitgedraaid, ondertekend en opnieuw ingescand, en al helemaal zonder dat daar kroontjespen, inkt, geschept papier en fysiek handenschudden voor nodig zijn. 

In een eerder op Accountantweek.nl verschenen artikel gaat Van Bolhuis in op de ins en out hoe dit in z'n werk gaat. Het geheim van de betrouwbare elektronische handtekening schuilt 'm niet zozeer in de techniek. Veel wezenlijker is dat er diverse niveaus zijn in elektronische handtekeningen. Het laagste niveau is het plaatje van een handtekening dat in een document is geplakt. Het hoogste niveau is de gekwalificeerde elektronische handtekening, die juridisch gezien dezelfde status heeft als een handgeschreven handtekening. Deze handtekening is aangemaakt door een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (QSCD) en is gebaseerd op een gekwalificeerd persoonlijk certificaat, uitgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten in de EU (QTSP). 

Wie gebruikmaakt van PKIsigning kan op elk wenselijk niveau documenten ondertekenen, of het nu pdf-jes betreft of documenten in XBRL (denk aan jaarrekeningen die bij de KvK moeten worden gedeponeerd met een goedkeurende accountantsverklaring). De voordelen zijn legio, aldus Van Bolhuis: "Het platform biedt een veilige en betrouwbare oplossing voor wie met digitale handtekeningen werkt. Daarnaast heeft het de kracht van de eenvoud: je gebruikt één platform waar je anders allerlei toepassingen voor zou moeten inzetten, zonder ingewikkelde wachtwoorden te hoeven invullen. Een en ander is ook kostenbesparend, helemaal omdat je allerlei rompslomp met papier en pdf-jes vermijdt."

Accountants zijn zich van deze voordelen bewust. "De vraag naar onze dienstverlening is in de afgelopen maanden flink gestegen. Juist ook tijdens de coronacrisis. Die heeft een extra impuls aan de digitalisering van het zakenleven gegeven en daarmee is er ook meer vraag gekomen naar ons platform voor digitale handtekeningen. Overeenkomsten moeten nu eenmaal ook binnen een kantoor waar mensen thuiswerken worden ondertekend."

Voor een ontmoeting met PKIsigning, meld u nu gratis aan voor Accountancy Expo.