Met datagedreven management het personeelstekort te lijf

Te veel werk en te weinig medewerkers? En lukt het niet om gekwalificeerd extra personeel te vinden? Dan is het tijd voor een nieuwe oplossing; dit is hét moment om te onderzoeken wat datagedreven management  voor jouw accountants- of administratiekantoor kan betekenen. Door de backoffice slimmer te organiseren, kun je namelijk tijd, energie én middelen vrijspelen. Hoe je dat aanpakt lees je in dit blog.

Voldoende personeel werven is al jarenlang een uitdaging voor accountants- en administratiekantoren. Er worden te weinig nieuwe accountants opgeleid, de sector vergrijst en het imago van het beroep is voor verbetering vatbaar. Nu het personeelstekort de pan uitrijst, is die uitdaging alleen maar groter geworden. Tussen eind 2021 en eind 2022 steeg het aantal openstaande vacatures binnen de accountancy met maar liefst 36 procent, zo meldt Jobfeed.

Met andere woorden: het is tijd voor een nieuwe oplossing. Een oplossing waarmee je meer werk kunt verzetten met hetzelfde aantal medewerkers. Neem je interne processen eens onder de loep. De manier waarop het werk is georganiseerd, heeft namelijk veel invloed op de werkdruk.  Als de processen van het kantoor efficiënter én effectiever zijn ingericht, is het vinden van extra personeel geen noodzaak meer. Hoe je dat aanpakt, delen we in dit blog.

De ultieme gids voor een efficiëntere backoffice

Betere beslissingen
Datagedreven management: het kantoor sturen op basis van feiten en cijfers ofwel data. Door de inzichten die je verkrijgt met datagedreven werken kun je betere beslissingen maken over de werking van processen binnen het kantoor. Hoe beter de data, hoe beter je beslissingen kunt onderbouwen. Betere beslissingen over bijvoorbeeld personeelsbezetting, het product- en dienstenportfolio, over de rentabiliteit van klanten of over het verdienmodel van het kantoor. Met deze inzichten kun je het kantoor efficiënter en effectiever inrichten en kun je zelfs meer werk verzetten met hetzelfde aantal medewerkers.

Hou wel in je achterhoofd: datagedreven management voer je niet meteen in voor het hele kantoor. Aan de hand van je prioriteiten bepaal je welke onderdelen van het kantoor het beste kunnen profiteren van de nieuwe manier van werken. Vervolgens breid je deze manier van werken uit over andere terreinen.

Visie
Hoe gaat het in z’n werk? We stippen hier kort de twee belangrijkste elementen aan. Ten eerste: de visie op de toekomst van het  kantoor is de basis van alle veranderingen die je zult doorvoeren. Waar wil je staan over vijf jaar? Welke klanten wil je dan bedienen? Hoeveel groei wil je realiseren? Hoe onderscheidt de organisatie zich van de concurrentie? Een heldere visie, die antwoord geeft op dit soort vragen, mag niet ontbreken om te bepalen welke richting je op wilt met datagedreven management.

Ten tweede: datagedreven werken vereist dat je kantoor in staat is de gewenste en kwalitatieve data te verzamelen, te bewerken en te analyseren. Dat kan alleen met een efficiënte backoffice. Om te beginnen moeten dan drie belangrijke stappen worden gezet: het centraliseren van de processen, het standaardiseren ervan en tot slot het zo veel mogelijk automatiseren ervan. Zo bouw je het digitale fundament onder de kantoororganisatie dat je de mogelijkheid geeft te starten met datagedreven werken.

Zoals benoemd, dat kan een bescheiden start zijn. Hou het vooral klein in de beginfase, met bijvoorbeeld het gebruik van data rond omzet per klant of piekuren. Daarmee zijn toch al meteen grote stappen te zetten in het verbeteren van het kantoor, waarmee je tijd, energie en middelen vrijspeelt.

Een efficiëntere backoffice?
Benieuwd hoe je de backoffice van je kantoor efficiënter kunt inrichten zodat je datagedreven kunt werken? Lees dan ook ons e-book De ultieme gids voor een efficiëntere backoffice. Daarin gaan we gedetailleerd en stapsgewijs in op het efficiënter inrichten van de backoffice zodat de mogelijkheden van datagedreven werken binnen handbereik komen.