Zenvoices zet volop in op automatisering van factuurverwerking

Zenvoices heeft de afgelopen maanden nog meer werk gemaakt van het betrouwbaar automatiseren van factuurherkenning en de verwerking in toonaangevende boekhoudpakketten. Door het toepassen van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie is het gelukt om informatie te verstrekken aan de gebruiker, waarmee de mate van betrouwbaarheid van de herkenning wordt weergegeven.  

De cloudsoftware van Zenvoices maakt het al sinds 2017 mogelijk dat facturen en bonnen kunnen worden omgezet naar boekingen en dat sinds 2019 deze boekingen op basis van eigen ingestelde regels kunnen worden geautomatiseerd. Sinds eind vorig jaar wordt op basis van een herkenningsscore aan de gebruiker aangegeven in een percentage met welke mate van zekerheid facturen correct herkend zijn. Door deze herkenningsscore ook een onderdeel te maken de voorwaarden voor het automatiseren van boekingen, is instelbaar tot welke score menselijke controle gewenst is. 

Geautomatiseerde verwerking van facturen is vooral belangrijk voor accountantskantoren die grote hoeveelheden facturen voor hun klanten verwerken. “Maar… al bij honderd facturen per maand is onze software lonend”, zegt oprichter Nik Schuiling van Zenvoices. “Dat is al gauw het geval, want het gemiddelde accountantskantoor verwerkt dertig facturen per klant per maand. Handmatige verwerking kost meer dan 18 euro per factuur, zo blijkt uit onderzoek. Bij geautomatiseerde verwerking met Zenvoices zijn de kosten per factuur slechts een fractie van dit bedrag.”

De ontwikkeling van de herkenningsscore is tot stand gekomen door een half jaar intensief samen te werken met een groep proefgebruikers, voornamelijk bestaande uit boekhoud- en accountantskantoren, legt Schuiling uit. “We hebben daardoor een algoritme kunnen ontwikkelen op basis van kunstmatige intelligentie, waarmee software de informatie op een document herkent en ook leert van de eventuele aanpassingen die gebruikers doen. De relevante informatie van een factuur kan worden gelezen, vertaald worden naar een procentuele herkenningsscore en desgewenst op basis van die score geboekt worden in de administratie zonder menselijke tussenkomst”. Hiermee bieden we duidelijk meer dan de conventionele scan en herken oplossingen in de markt, waarbij handmatige controle nog vaak een vereiste is. 

Vanzelfsprekend kan het kantoor generiek, maar ook op relatieniveau instellen vanaf welke procentuele herkenningsscore boekingen kunnen worden geautomatiseerd en welke uitzonderingen hierop gewenst zijn. “Staat een laag percentage ingevoerd als drempelwaarde bij de herkenningsscore, dan vindt er geen enkele menselijke interventie plaats. Dat is een beetje te veel van het goede”, zegt Schuiling.
 
“Honderd procent herkenning van alle facturen is sowieso niet realistisch. Denk maar aan facturen met enkele karakters in plaats van cijfers en letters, of facturen met handgeschreven aantekeningen, daar is geen 100 procent algoritmische herkenning van mogelijk. In de praktijk komt ons algoritme tot een herkenningsscore van 99,99 procent. Dat komt neer op één verwachte fout op elke tienduizend facturen.”

Zenvoices adviseert accountantskantoren om de software in te stellen op een herkenningsscore van 97,5 procent. “Het mooie is dat het algoritme continu bijleert”, vervolgt Schuiling. “Omdat het werkt op basis van kunstmatige intelligentie. Hoe meer facturen het algoritme verwerkt, hoe beter we in staat zijn om de herkenning van facturen en bonnen betrouwbaar te faciliteren.” 

De overweging om herkenningsscores te gaan bieden, volgt op een periode van weinig ontwikkeling in digitale facturering. De laatste grote introductie was die van de e-factuur, ook bekend als UBL-factuur. Die zou een einde maken aan het gebruik van scans en pdf’s in de factuurverwerking. Maar ondernemers zijn nog niet zover blijkt in de praktijk. Te veel gedoe, waarschijnlijk. Voor het verwerken van e-facturen moet de verzender immers een e-factuur kunnen aanmaken, dat is in praktijk nog lang niet altijd het geval.

“De e-factuur is voor menige ondernemer een ver-van-mijn-bed-show”, legt Schuiling uit. “Ze moeten er extra moeite voor doen, want facturatieprogramma’s ondersteunen de e-factuur niet altijd of het versturen van e-facturen is niet standaard ingeschakeld. Meer dan negentig procent van de facturen wordt momenteel verstuurd als pdf. Daarom is er bij Zenvoices geïnvesteerd om juist pdf-facturen ook betrouwbaar geautomatiseerd te kunnen verwerken. Het leidt tot een aanzienlijke besparing van arbeid. Accountantskantoren kunnen vrijgekomen tijd inzetten voor bijvoorbeeld adviesdiensten aan hun klanten”

Het verwerken van facturen zonder er persoonlijk naar om te kijken wordt nog wennen voor accountantskantoren, voorspelt Schuiling. “De mens heeft nou eenmaal de behoefte om ‘in control’ te blijven. Men zal overtuigd moeten raken dat de software van Zenvoices facturen inderdaad goed gaat boeken. We hebben het daarom ook mogelijk gemaakt heel specifiek in te stellen welke boekingen geautomatiseerd mogen worden verwerkt door de software. Vergelijk het maar met de ontwikkeling van de zelfrijdende auto, daar voelt het ook vreemd als je als chauffeur achterin zit in plaats van achter stuur, maar we beginnen al te wennen aan rijhulpsystemen en we zijn al om met de parkeerhulp. Kortom, met behoud van regie door de gebruiker kunnen we ergens naar toe werken” 

“In praktijk zul je al snel merken dat er veel geautomatiseerd kan worden. Maar omdat we heel goed begrijpen dat men dit zelf wil kunnen bepalen bieden we hiervoor in onze automatisering volop mogelijkheden. Als accountant wil je nu eenmaal risico’s vermijden en alles toetsen.”

Aanvullend op de herkenningsscore zet Zenvoices ook in op tekstherkenning om boekingen te automatiseren. Zo kun je de boeking van herkende facturen in Zenvoices ook op basis van een unieke tekst laten bepalen. Op die manier kan je bijvoorbeeld aan een leverancier die op verschillende facturen verschillende diensten factureert verschillende boekingsscenario’s koppelen of bijvoorbeeld de kostenplaatsherkenning automatiseren. Ook is het mogelijk de tekstherkenning in te zetten om bijvoorbeeld bonnen generiek te verwerken, denk hierbij aan incidentele aankopen bij bouwmarkten bijvoorbeeld. In dat geval kun je alle bouwmarkten laten lezen en aan een relatie diverse bouwmarkten koppelen. Dit slechts als voorbeeld, de mogelijkheden hiervan zijn legio. 

Komende maanden zullen verder in het teken staan van automatisering. Doordat Zenvoices beschikbaar is als cloudsoftware, kan iedere gebruiker direct meeprofiteren van de ontwikkelingen die ze op tweewekelijkse basis beschikbaar maken in de software.

“Zenvoices zal zich blijven onderscheiden als betrouwbare en innovatieve partner voor accountants, boekhouders, bedrijven en non-profit organisaties” aldus Nik Schuiling. “Om ook de achterliggende organisatie verder te professionaliseren hebben we afgelopen jaar het ISO certificeringstraject doorlopen voor ISO 27001 (informatiebeveiliging) & 9001 (kwaliteitsmanagement), zijn we in afwachting van de certificering en werken we natuurlijk al conform deze normen.” 

Schuiling heeft tot slot nog drie tips voor accountantskantoren die de factuurverwerking willen automatiseren. 

1.    “Vertrouw op automatisering, ga ervaren hoe het bevalt. Moeilijk is dat niet, want we hebben software met mogelijkheden die door de gebruiker zelf kunnen worden ingesteld. Ingewikkelde handleidingen zijn niet nodig. Maak vooral gebruik van onze gratis proefperiode van dertig dagen, waarin je ons programma mag testen.”

2.    “Beloon klanten voor het goed aanleveren van facturen en bonnen, bijvoorbeeld via een korting op de tarieven. Denk daarbij aan afspraken over de kwaliteit van het digitaal aanleveren van facturen en bonnen via mail en/of de mobiele app, het consistent opstellen van de informatie en het zo snel mogelijk insturen van de facturen. Je bespaart aanzienlijk op de tijd die je kwijt bent om te vragen naar verduidelijking.”

3.    “Maak gebruik van digitale goedkeuring van facturen. Dit bereik je door vragen over facturen te digitaliseren en autorisatie te automatiseren. Alle handelingen rond dit autorisatieproces worden vastgelegd in een auditrapport. Je versnelt de factuurverwerking aanzienlijk en je krijgt meer grip op je factuurstroom.”