Volledig zonder handen boekhouden. Kan dat al?

Partnerbijdrage van:

Rigoureus besluit
Het is voor mkb-kantoren een crime om nieuwe medewerkers aan te trekken. Uit arbeidsmarktanalyse van NBA blijkt dat de vraag naar accountants de eerste helft van 2018 met 26 procent is gestegen. De beroepsvereniging stelt dat de vraag naar accountants sneller groeit dan de aanwas. Iets wat Simon Verduin van Omnyacc Van Teylingen ook ervaart. Hij nam 2 jaar geleden een rigoureus besluit: de boekhouding automatiseren.
 
Nieuwe werkwijze opgelegd
“Toen wij overgingen op Exact Online, hechtten sommige medewerkers nog zeer aan het oude pakket en werkwijze”, blikt Simon terug. “Wij hebben de nieuwe manier van werken echt opgelegd aan iedereen. Want alles maar vrijblijvend willen aanbieden, vertraagt enorm en maakt het complexer. Wel hebben we natuurlijk trainingen verzorgd en klanten geënthousiasmeerd.”

No Hands Accounting
Simon’s automatiseringshonger was daarmee niet gestild. Sinds begin dit jaar neemt Omnyacc van Teylingen deel aan de pilot No Hands Accounting van Exact. Daarbij worden bankmutaties van klanten elke ochtend tussen 7 en 8:30 uur automatisch ingelezen en geboekt. De klant heeft dus om uiterlijk 9 uur een actuele administratie, zonder menselijke tussenkomst. “Ik was blij toen ik werd gebeld met de vraag of ik mee wilde doen”, zegt Simon. “Ja, het vergt een investering maar die verdient zich zeer snel terug in nieuw inzicht en tijdwinst. Je mag nieuwe tools gebruiken die nog niet op de markt zijn. En je merkt dat feedback voor verbetering direct wordt opgepakt.”

Peppol
Om automatische verwerking van inkoopfacturen van de grond te krijgen, heeft Simon de 35 klanten die deelnemen gevraagd welke facturen automatisch worden geïncasseerd. Vervolgens zijn die leveranciers gevraagd om facturen te mailen naar het emailadres van Exact Online. En dan is automatische factuurverwerking wel mogelijk. “Pas als klanten op Peppol zijn aangesloten, is handmatig boeken echt niet meer nodig”, stelt Simon. Dat is de nabije toekomst maar door gebruik van Scan & Herken tijdens de No Hands Accounting pilot realiseert Omnyacc van Teylingen geautomatiseerde bulkverwerking van facturen.

Verwerken jullie echt 100 procent automatisch?
“In theorie is het mogelijk”, zegt Simon. “Maar we blijven accountants en willen altijd nog zien wat er geboekt wordt. Het zou mooi zijn als we kunnen aangeven welke leveranciers we vertrouwen zodat voor hen we automatische verwerking kunnen aanzetten.”
 
Omnyacc van Teylingen verwerkt ruim 500 interne en externe administraties. 80 procent van de klanten levert zijn administratie digitaal aan: via Mijn[Kantoor] of email. De piek in drukte neemt af bij het kantoor uit Heerhugowaard door de automatisering maar verdwijnt nog niet omdat niet alle klanten digitaal aanleveren of een bankkoppeling hebben.”

Wat heeft de automatisering opgeleverd?
“Toen we twee jaar geleden begonnen, had ik niet durven dromen dat we nu al zover zouden zijn. Door mee te doen aan de pilot besparen we dankzij bulkverwerking van automatisch boeken, automatische import van bankafschriften en realtime afletteren nu 4-5 uur per medewerker.”
 
Wennen
Simon geeft aan dat het geautomatiseerd verwerken van facturen wel wennen is: voor medewerkers en klanten. Die zien nu dingen gebeuren waar die niet meer letterlijk in hun handen ligt. “Zo was er onlangs een klant die wachtte op een groot bedrag dat binnen zou komen op zijn bankrekening”, vertelt Simon. “Wij zouden aangeven wanneer het binnenkwam, want we zien toch alle bankmutaties. Belt de klant een paar dagen later om te vragen of het bedrag al binnen was. Dit bleek het geval, maar doordat bankmutaties nu automatisch worden verwerkt, hadden we er geen erg in.”
 
Facturen goedkeuren
De verwerking gaat automatisch, maar mocht er iets fout gaan dan geeft het systeem dit aan. Puntje van verbetering noemt Simon het digitaal goedkeuren van inkoopfacturen. Dat kan nu wel, maar is wat omslachtig. “Ik wil facturen overal kunnen goedkeuren, ook via mijn mobiel. Maar ja, het is een pilot. Exact heeft aangegeven hieraan te werken.”
 
Wil je ook aan de slag met No Hands Accounting? Bekijk dan snel het webinar en zie hoe het werkt.