‘Van inboeken van facturen naar regie voeren over proces’

Innovatief factuurverwerkingssysteem Zenvoices maakt het voor accountants en administratiekantoren makkelijker om facturen en bonnen te verwerken. Klanten of medewerkers e-mailen e-facturen, gescande facturen en/of digitale facturen naar een beveiligde Zenvoices-administratie of uploaden ze in de mobiele app. Zenvoices maakt vervolgens automatisch een boekingsvoorstel, welke na goedkeuring direct in het boekhoudpakket wordt verwerkt. Dit scheelt veel handmatig werk en bovendien gaat het veel sneller dan het traditionele proces. 

Het idee voor Zenvoices ontstond enkele jaren geleden. Een trend die oprichter Nik Schuiling zag, was dat de meeste bedrijven nog veel tijd besteden aan het verwerken van hun bonnen, inkoop- en verkoopfacturen. “We besloten een oplossing te bouwen”, vertelt Schuiling, een gepassioneerde software ontwikkelaar en data scientist. “Hiervoor hadden we twee pilot-klanten: een administratiekantoor en een MKB-onderneming. In maart 2017 gingen we live. Het aantal gebruikers is sindsdien flink gegroeid en we hebben ontvangen veel feedback dat we in sprints verwerken. Bijna iedere twee weken brengen we een nieuwe release uit.” 

Schuiling constateert dat steeds meer kantoren software-oplossingen omarmen die zorgen voor efficiëntere verwerking van bonnen en facturen. En ze brengen deze oplossingen ook steeds vaker bij hun klanten onder de aandacht. Hierdoor verandert de manier van werken meer in samenwerken met de cliënt in plaats van voor de cliënt. Bij Zenvoices heeft dit geleid tot het idee voor online autorisatie-software. “We hebben een mobiele app ontwikkeld als onderdeel van de factuurverwerking workflow”, legt Schuiling uit. “Hiermee kun je bonnen en facturen indienen en goedkeuren. Bij veel organisaties is het proces voor autorisatie erg omslachtig. Om de workflow te vergemakkelijken heeft onze webportal koppelingen met alle gangbare boekhoudpakketten. Van alle bonnen en facturen wordt automatisch een boekingsvoorstel gedaan. Bij goedkeuring wordt het vervolgens in de boekhouding verwerkt of betaalbaargesteld.”

Nik Schuiling, oprichter ZenVoices

Zenvoices wil klanten een eenduidige wijze bieden om alle facturen te kunnen verwerken. Daarbij hoort ook een aansluiting op het Europese e-facturatienetwerk PEPPOL. “We zijn op zoek gegaan naar een PEPPOL Access Point Service Provider”, zegt Schuiling. “We hebben verschillende binnen- en buitenlandse aanbieders vergeleken en hebben uiteindelijk gekozen om samen te gaan werken met Storecove. Storecove biedt een laagdrempelige oplossing, die gemakkelijk en zonder langdurig implementatietraject geïntegreerd kon worden in onze software. Daarnaast voldoet Storecove aan hoge kwaliteitseisen, waaronder ISO 27001.” 

Een volgende stap in het factuurverwerkingsproces is het controleren van facturen middels machine learning. “Wanneer een factuur automatisch ingelezen is, moet niet alleen gecontroleerd worden of de gegevens op de factuur correct zijn, maar ook of de factuur correct ingelezen is”, legt Schuiling uit. “Met name wanneer met scan & herken software gewerkt wordt is dit laatste belangrijk vanwege de kans op herkenfouten. Met machine learning kunnen facturen die in bepaalde mate afwijken van de historie automatisch herkend worden en ter controle worden aangeboden bij een gebruiker. Zowel incorrecte of afwijkende facturen en herkenfouten kunnen hiermee automatisch gedetecteerd worden.”

Een eenvoudig voorbeeld: iedere maand ontvangt een bedrijf een factuur van een leverancier met een bedrag tussen 100 en 150 euro. Een nieuwe factuur van deze leverancier à 165 euro wordt ingelezen. Machine learning detecteert dat dit bedrag te veel afwijkt van normaal en geeft een waarschuwing aan de gebruiker. “Zenvoices is bezig met de ontwikkeling van een dergelijk controlesysteem en verwacht deze eind dit jaar te lanceren”, aldus Schuiling. “Dit sluit aan op onze visie dat de rol van de gebruiker geleidelijk zal veranderen van het inboeken van facturen naar het controleren van het automatische factuurverwerkingsproces.”

De populariteit van e-facturatie zal de komende jaren sterk toe nemen. “Met Zenvoices willen we hier een belangrijke rol in spelen en één oplossing bieden voor het verwerken van alle soorten facturen”, besluit Schuiling. “In dit proces zullen handmatige handelingen steeds verder geautomatiseerd worden. Het wordt ook wel als Robotic Process Automation gehyped, maar wij vertellen liever gewoon wat er gaat gebeuren. Er wordt nog meer werk uit handen genomen door vergaande automatisering. Met Zenvoices gaan we mee met de marktvraag en tegelijkertijd ontwikkelen we onze software vooruitlopend op de trends, dus wij zijn er klaar voor!”