Hoe Nuon het facturatieproces flink heeft versimpeld

Partnerbijdrage van:

Zijn vorige grote klus bij Nuon was de ontwikkeling van een self-service oplossing die het recht van inzage en dataportabiliteit waarborgt voor klanten. Een slimme manier waarmee wordt voldaan aan de AVG terwijl de operationele kosten binnen de perken blijven. Nu richt Pieter Hansma, propositie marketeer bij Vattenfall, zich op e-facturatie. 

Er loopt een rode draad door de verschillende rollen van Pieter bij Nuon / Vattenfall: de klant en de klantprocessen. Als marketeer heeft hij hier een duidelijke passie voor. Zo is ook e-invoicing op zijn pad gekomen: “In een grote organisatie als Nuon / Vattenfall maakt een factuur een behoorlijke reis langs diverse afdelingen. Met Dolf Kars van Storecove hebben we daarom gekeken naar een lichte oplossing om het facturatieproces te versimpelen. Dit bleek een oplossing die we gemakkelijk konden implementeren zonder hoge kosten, waarbij de klant de factuur zowel via e-invoicing als op traditionele manier kan ontvangen. Via het onafhankelijke PEPPOL-netwerk stuurt Storecove de XML-facturen (Europese standaard) naar de klant. Die krijgt direct een boekingsvoorstel van z’n software en kan de factuur met één druk op de knop inboeken. Klanten die niet aangesloten zijn op PEPPOL krijgen de factuur als XML en PDF in een e-mail aangeleverd, met daarin alle relevante velden. Storecove zorgt ervoor dat het bericht wordt getransformeerd naar een template, UBL formaat, dat past bij het specifieke boekhoudpakket. Zij zijn als het ware onze stekkerdoos tussen PostNL en alle dertig à veertig Nederlandse boekhoudpakketten. Deze innovatie heeft gezorgd voor een flinke versnelling van het proces.”

De implementatie was heel gemakkelijk: “Online hebben we het nu uitgerold. We zien daar dat 30 tot 40% van onze klanten hun boekhoudpakket-adres invult”, vertelt Hansma. “Dat is vrij fors. Meer ook dan ik had verwacht. Ons deur-tot-deur- saleskanaal gaat in het derde kwartaal live en daar verwacht ik hetzelfde percentage. Het is gebleken dat veel ondernemers prima weten welk emailadres bij hun boekhoudpakket hoort. En ik ben blij te merken dat het best gebruikelijk is voor hen om dat aan ons door te geven. Dit geeft aan dat er behoefte is aan ontzorging op dat gebied.”

Hansma gelooft dat e-invoicing een belangrijke stap is die de klantervaring aangenamer maakt. “Het inboeken van facturen is een pijn bij ondernemers. Die irritatie haal je weg. Ik verwacht dan een positief effect op klantloyaliteit en acquisitie. Het aanbieden van deze service geeft ons bovendien weer een klein competitief voordeel.”

Toch ziet Pieter digitalisering niet alleen als het veraangenamen van de klantervaring. “Digitalisering is ook een belangrijke schakel in verduurzaming. Het brengt niet alleen het papiergebruik terug, maar zorgt ook voor minder logistieke stromen. Daarmee draagt het rechtstreeks bij aan het verminderen van Co2-uitstoot en de verbetering van de luchtkwaliteit. 

Bovendien is het vele malen kostenefficiënter, zowel voor ons als voor onze klanten. De energietransitie vraagt om investeringen. Niet alleen door het mkb, maar vooral ook door grote bedrijven als Vattenfall. Wij nemen daarin nadrukkelijk onze verantwoordelijkheid en willen een voorloper zijn in de transitie. Daarom hebben we een helder doel geformuleerd: een fossielvrij leven binnen één generatie mogelijk maken. Met dat doel voor ogen letten we goed op kosten, zodat we meer kapitaal overhouden om te investeren. In duurzame opwekking bijvoorbeeld, of slagkrachtige partnerships met bedrijven buiten onze eigen sector. Ook voor corporates geldt: een euro kun je maar één keer investeren,”

Ook benieuwd naar de voordelen van e-facturatie bij Nuon? Kijk dan hier voor meer informatie.