Jouw routekaart naar de online werkplek: 7 stappen

Partnerbijdrage van:

En hoe weet je zeker dat jouw keuzes van vandaag je ook op de lange termijn verder helpen? Hoe zet je een stip op de horizon en werk je hier slim naartoe? Met andere woorden: hoe ziet jouw routekaart naar een online werkplek eruit? We geven je een aantal handvatten om hiermee aan de slag te gaan! 

Stap 1: Huidig ICT-landschap in kaart 
Voordat je aan de slag gaat met het maken van keuzes en het doorvoeren van veranderingen, is het cruciaal om een totaalbeeld te hebben van je huidige ICT-landschap. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld nieuwe contracten afsluit terwijl je nog vastzit aan bestaande afspraken of dat nieuwe oplossingen niet te integreren zijn met bestaande applicaties. 

Heb geduld en laat je niet meeslepen: doe altijd eerst een stapje terug, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Breng allereerst in kaart welke programma’s, oplossingen en applicaties je op dit moment gebruikt, welke Cloud-based zijn en welke contracten er nog lopen. Wees grondig: pas als alles in beeld hebt, kun je hierover straks een beslissing maken.

Tip! Om kantoren hierbij te helpen, hebben we een Accountancy ICT-canvas opgesteld. Deze kun je vinden op onze online stand tijdens de Accountancy Expo. 

Stap 2: Stip op de horizon bepalen
Nu is het tijd om te bepalen naar welk doel je toe gaat werken. Hoe gaat jouw uiteindelijke online werkplek eruitzien? Uit welke onderdelen is de online werkplek opgebouwd? Denk hierbij ook aan zaken als security, Single Sign-on, beheer en devices. 

Maak een beknopt overzicht van jouw ideale werkplek, de stip op de horizon. Verlies jezelf nog niet in de daadwerkelijke oplossingen die je hiervoor gaat gebruiken, maar zet een framework neer waaraan je later invulling gaat geven.

Tip! Op basis van onze jarenlange ervaring en nauwe samenwerking met tientallen accountantskantoren hebben we een complete online werkplek voor accountants samengesteld. Hierover vertellen we meer tijdens onze presentatie bij de Accountancy Expo. 

Stap 3: Randvoorwaarden bepalen
Hoe jouw daadwerkelijke route naar de doelwerkplek eruit gaat zien, is afhankelijk van een aantal aspecten. Breng daarom eerst grondig in kaart welke gebruikersrollen er zijn in de organisatie en welke ICT-behoefte zij hebben. Wat zijn kernapplicaties, hoe ga je met adoptie om en welke contracten lopen er nog? Maar ook: aan welke voorwaarden moet elke nieuwe applicatie voldoen? 

Stap 4: Keuzes maken
Je weet nu hoe je huidige situatie eruitziet en je hebt een duidelijk beeld van alle zaken waarmee je rekening moet houden. Nu is het zaak om keuzes te gaan maken voor de invulling van de verschillende aspecten uit de online werkplek. Welke applicaties blijf je gebruiken, welke ga je vervangen en waarvoor? En aan welke onderdelen ga je voor het eerst structureel invulling geven? Vergeet hierin medewerkers niet te betrekken, een belangrijke stap in het adoptieproces. Het resultaat is een helder beeld van jullie stip op de horizon.

Stap 5: Fases uitwerken
De volledig online werkplek is voor veel organisaties een lange termijnplan. Dat betekent dat – afhankelijk van je huidige situatie – de stap waarschijnlijk te groot is om direct volledig te zetten. 

Geloof ons: je zit er niet op te wachten om in een paar maanden tijd de volledige ICT-omgeving om te gooien, een heel nieuw applicatielandschap te implementeren en om klanten en medewerkers naar een nieuwe werkwijze te sturen. Te snel te veel gaat zelden goed. Daarom is het zaak om te bepalen waar jouw organisatie nu staat ten opzichte van de volledige online werkplek. Welke tussenstappen zijn er nog nodig op weg naar jouw einddoel? 

Tip! Wij hebben hiervoor vier duidelijke fases in kaart gebracht, zodat je ook direct eventuele tussenstappen in beeld hebt op jullie reis richting het einddoel. Ook deze vind je op onze online beursstand tijdens de Accountancy Expo.

Stap 6: Uitrol
Nu is het dan echt tijd voor de uitrol en de concrete stappen. Een standaard routekaart hierin bestaat niet. Elke situatie is anders en afhankelijk van alle factoren die we in dit artikel met je hebben doorlopen. Het is slim om je te laten adviseren over de slimste route of in ieder geval een ‘second opinion’ aan te vragen op jouw plannen. 

Tip! We hebben een voorbeeldsituatie uitgewerkt, om je een idee te geven van de vorm van zo’n routekaart. Tijdens de Accountancy Expo laten we je dit graag zien! 

Stap 7: Bewaking
De routekaart is vaak een meerjarenplan. In de tussentijd komen er nieuwe oplossingen op de markt, transformeert jouw organisatie en verandert de wet- en regelgeving. Wees daarom kritisch voordat je de volgende stap op de planning zet: voldoen de gekozen oplossingen nog steeds het beste aan alle randvoorwaarden? Doorloop alle stappen nogmaals om te ontdekken of alles nog actueel en compleet is. 

Een rode draad is een belangrijke succesfactor, maar té star vasthouden aan een plan kan ervoor zorgen dat je jezelf op den duur in de vingers snijdt. Onthoud: het moderne accountantskantoor vraagt om de perfecte balans tussen visie en flexibiliteit.  

Meer weten over deze routekaart? We vertellen er meer over tijdens de Accountancy Expo en gaan hierover graag met je in gesprek!