Race tegen de klok voor update van software

Elk jaar op 1 januari moet de financiële software weer helemaal perfect zijn, vertelt productmanager Leo Overvoorde van softwarebedrijf Unit4: “Vaak weten we al maanden van tevoren dingen voordat ze in het nieuws komen, door media en publicaties nauwlettend te volgen. In de laatste Miljoenennota zaten voor mij geen verrassingen.”

In de kabinetsplannen voor volgend jaar worden weer veel wijzigingen aangekondigd. De financiële administratie moet in drie maanden alles op tijd in orde krijgen: andere tarieven, vergoedingen, subsidies, regelingen, heffingen, kortingen, maxima, minima en: uitzonderingen op al die wetgeving.

Complexe btw-regeling

Zo gaat het lage btw-tarief van 6 naar 9 procent, wat alle ondernemingen raakt. Offertes die dit jaar worden gemaakt voor goederen of diensten die in 2019 worden geleverd, moeten een btw-tarief opvoeren van 9 procent. Maar als de prestatie volgend jaar plaatsvindt en de nota dit jaar al wordt betaald, geldt het 6-procent-tarief. Zoals elk jaar zijn dit soort wijzigingen een klus voor Unit4 en collega-softwaremakers om dit goed in de administratieve systemen te krijgen.

[avg-advertorial slug=”word-een-sterke-business-partner-als-controller”]

“We hebben er veel baat bij als we tijdig weten hoe een nieuwe regeling er uit gaat zien”, zegt Jouke Sjaardema, productmanager Personeel, Salaris en Wet- en Regelgeving van Unit4. Dan kan hij met zijn team alvast een tool ontwerpen om die later – als er steeds meer gegevens bekend worden – te finetunen. “Als de Tweede Kamer in november zou besluiten om het belastingtarief 1 procent minder te verlagen, dan is dat voor ons geen groot probleem. Dan draaien we aan een knop en dan is dat in  een uur gepiept.”
Nieuwe wetgeving is lang niet altijd helder. In dat geval gaan Sjaardema en Overvoorde naar het ministerie van Financiën of de belastingdienst om erachter te komen hoe het precies in de wetgeving terecht zal komen. En als ze bij de betrokken ambtenaren niet genoeg te weten komen? Sjaardema: “Dan kunnen we via informele contacten ook vaak de juiste richting krijgen.”

Softwarebedrijven werken samen

Unit4 werkt hierbij samen met andere softwarebedrijven. Ze wisselen onderling basis-informatie uit. Ook bij Exact houden productmanagers de Haagse ambtenaren in de gaten. “We zijn aangesloten bij werkgroepen waarin onder andere belangenorganisaties en overheid zitten”, zegt een woordvoerder van het softwarebedrijf. “Zo is men up-to-date en weten we wanneer de software moet worden aangepast.”
Exact test eerst of aanpassingen in de software goed zijn gedaan en de juiste uitkomsten geven. “Bij belastingtechnische zaken waarbij uitwisseling van gegevens met de fiscus moet plaatsvinden, testen we altijd eerst binnen hun proefomgeving. Als het gaat om een uitbreiding van functionaliteiten in bestaande wetgeving, zoals de suppletie-aangifte (wijziging van de btw-afdracht), dan testen we de software òòk met een kleine groep klanten.”

Na 22 november is te laat

Elk jaar moet uiterlijk 22 november alles duidelijk zijn, hebben de softwarebedrijven al jaren geleden afgesproken met overheid en belastingdienst. Als er daarna wijzigingen komen, dan is het gewoon te laat. Slechts één keer is die deadline niet gehaald: in 2015 met de introductie van het belastingplan voor 2016, toen dit op het laatste moment sneuvelde in de Eerste Kamer. Overvoorde: “Toen moesten er begin 2016 nieuwe loonheffingstabellen worden gemaakt voor de belasting. Die konden pas ingaan op 1 april in plaats van 1 januari.”
Het komt nauw, zegt Overvoorde: “De salarisadministratie is een kritisch onderdeel van een bedrijf of organisatie. Bij de uitbetaling van salarissen mag niets misgaan. Gebeurt dat niet goed, dan is er snel onvrede bij werknemers. Daarnaast zijn personeelskosten voor veel ondernemers de grootste kostenpost. Dat maakt het van een noodzakelijk kwaad tot een noodzakelijke prioriteit.”

De grootste uitdagingen van de softwaremakers dit jaar:

–    De correctie loonheffingskorting voor buitenlandse belastingplichtigen. Oorzaak: werkgevers dubben over wanneer een werknemer formeel in Nederland woont.
–    De aanpassing van de fiscale bijtelling voor elektrische auto’s met een waarde van meer dan 50.000 euro.
–    De stapsgewijze verlaging van het tarief voor de vennootschapsbelasting. De eerste schijf wordt 19 procent, de tweede schijf 24,3 procent. In 2020 en in 2021 dalen de tarieven verder naar uiteindelijk 16 procent en 22,25 procent.
–    Aanpassing van de looptijd van de 30-procent-regeling voor buitenlandse werknemers: die gaat van acht naar vijf jaar voor bestaande en nieuwe werknemers.

Dit is de Miljoenennota van 2019.