Piekmoment factuurverwerking btw-maanden blijft zichtbaar

Conversiepartij go2UBL verwerkt in deze maanden twee keer zoveel facturen als in de andere maanden. Ondanks het feit dat waardevolle mogelijkheden voor continuous monitoring (real time data) binnen handbereik liggen, levert 1 op de 4 (23,8%) ondernemers de administratie elk kwartaal nog steeds in één bulk aan. 

Dat blijkt uit onderzoek van go2UBL onder 81 directeuren, eigenaars en boekhouders met gemiddeld 18 medewerkers in dienst. “En daar gaat veel kostbare tijd verloren”, aldus Rob Tolstra, CEO van go2UBL.

Piekmaanden
De maanden januari, april, juli en oktober zijn traditioneel gezien piekmomenten voor accountants en boekhouders omdat veel ondernemers in die maanden hun btw-aangiften doen. Een situatie die in de tijd van handmatige factuurverwerking onvermijdelijk was. Inmiddels hebben ondernemers echter alle middelen binnen handbereik om dagelijks in een actueel overzicht te zien hoe zij ervoor staan. Alles is geregeld: de bank is gekoppeld, afschrijvingen worden automatisch geboekt, lonen worden automatisch geïmporteerd en verkoopfacturen worden als vanzelfsprekend opgemaakt en verzonden. Enkel de inkoopfacturen (waaronder ook kas- en pinbonnen, inkoopverklaringen, handgeschreven zaken) worden in veel gevallen niet dagelijks bijgehouden.

Tegenstrijdig
“Het is erg tegenstrijdig”, begint Tolstra. “Het is geen geheim dat veel ondernemers niet uitkijken naar het doen van de administratie. Dat zou één van de redenen kunnen zijn dat ze het drie maanden lang wegleggen totdat ze geen keuze meer hebben. Wanneer de deadline nadert wordt alles verzameld en in één hoop opgestuurd naar de boekhouder of accountant. Factuurverwerking kost op deze manier juist extra tijd, is onnodig onoverzichtelijk en duur. De kans dat inkoop- of verkoopfacturen automatisch worden gematched met het bankafschrift wordt kleiner naarmate er langer gewacht wordt met inboeken.”  

Lastige positie accountants
Vele accountantskantoren wensen hun verwerkingsomzet om te buigen naar een adviesomzet. Dat is alleen mogelijk als alles is bijgewerkt, dus ook de inkoopfacturen. Tolstra: “Met name in de categorie 50+ merken we dat er weinig behoefte is aan real time data. De ondernemers in deze leeftijdscategorie willen de factuurverwerking over het algemeen blijven doen zoals zij altijd gedaan hebben. Dagelijkse of zelfs wekelijkse verwerking zou een hoop rust en inzicht geven, maar dat kwartje lijkt niet te vallen. Jonge ondernemers zien deze voordelen wel.”

Een dagelijkse actuele administratie kan gemakkelijk worden gerealiseerd door een eenvoudige koppeling met een conversiepartij als go2UBL. Zij zetten niet-elektronische facturen om in UBL, waardoor deze snel en foutloos in de boekhouding worden afgeleverd.