Microsoft Teams wordt onderbenut door accountant

Microsoft Teams is een van de meest populaire tools voor videomeetings. Veel kantoren beschikten al over een licentie of konden die voor een periode van zes maanden gratis ontvangen van Microsoft. Dit kostenaspect, de vertrouwdheid met het portfolio van Microsoftapps en de beveiligingsmogelijkheden stuwden de ingebruikname. Tegelijkertijd blijkt uit de peiling dat diezelfde beveiligingsmogelijkheden lang niet altijd goed worden toegepast. 

De meestgebruikte functies

Van een twaalftal uitgevraagde functies die Teams biedt, worden Videobellen (87%) en Chatten (74%) het meest ingezet in de praktijk. Het laat zich verklaren: deze functies vervulde de basale behoefte om communicatie te laten plaatsvinden bij het thuiswerken. Aspecten als het werken met Notulen (13%) of Whiteboards (7%) zijn nog nauwelijks bekend. Een enkel kantoor werkt al intensief met klanten via Teams.

Nauwelijks interne afspraken

Slechts grofweg een kwart van de kantoren heeft interne afspraken gemaakt over eenduidige naamgeving, team-lifecycles, welke data wel en niet gedeeld mag worden, een autorisatieschema of een intern plan over de inzet van Microsoft Teams per afdeling. Dat betekent dat veel kantoren simpelweg aan de slag zijn gegaan. Voor een goed inrichtingsplan is geen tijd geweest door de haastige implementatie. Het is de volgende stap die kantoren nu moeten zetten, zeker indien er meer functionaliteit gebruikt gaat worden zoals het delen en samenwerken aan bestanden.

Hiaat in ‘Teams-compliancy’

Hoewel er genoeg aangemerkt is op Zoom binnen de branche vanwege tekortkomingen in de beveiliging, valt over de toepassing van Teams door kantoren ook voldoende op te merken. Vooral bij de zorgvuldige toepassing ervan. Zo gebruikt slechts een krappe meerderheid (54%) multi-factor-authenticatie. Ook is externe opslag bij 31% van de kantoren niet beperkt, maakt 44% geen back-ups en maakt 71% geen gebruik van het filteren (voorsorteren) van apps. Aspecten als ‘data loss prevention policies’ zijn onbekend bij het overgrote deel van de administratie- en accountantskantoren.

De (ontbrekende) rol van IT-leveranciers

De verklaring is volgens DOCCO voor een groot deel te herleiden naar de IT-leveranciers. Een groot deel van de IT-leveranciers zijn teveel gericht op techniek en infra (hardware) en zijn onvoldoende toegerust om kantoren te ondersteunen bij opkomende kansen rond de inzet van de Microsoft 365-toepassingen, waaronder Teams. Uit de peiling blijkt, dat veel van de IT-leveranciers het functioneel- en techniek beheer voeren van Teams bij kantoren. Circa 65% van de beheerders heeft zelf geen opleiding gehad en in circa de helft van de gevallen zijn eindgebruikers ook niet begeleid bij de ingebruikname.
 
Aan de slag

Het is voor kantoren van belang om zich te realiseren, dat er niet alleen functioneel veel meer mogelijk is met Teams dan nu gebruikt wordt. Er dient ook meer aandacht gegeven te worden aan de technische inrichting en compliance instellingen en de IT-leverancier moet hier hoognodig bij betrokken raken. Het is nooit te laat om alsnog goede interne afspraken te maken en medewerkers te begeleiden bij adequaat gebruik. Start met het aanwijzen en opleiden van een interne key-users, net zoals deze er voor de bedrijfsapplicaties is. Laat hem of haar een inrichtingsplan opstellen en schakel een andere IT-dienstverlener in, als de huidige IT-leverancier onvoldoende thuis is in de materie. Organiseer interne uitleg over Teams.

In een zeer grote frequentie worden er updates uitgebracht voor Teams, komt er nieuwe functionaliteit en breidt het aantal apps binnen het 365-portfolio zich uit. De meeste toepassingen zijn daarbij gratis binnen de bestaande licentie waarover kantoren beschikken. Dit biedt volop kansen voor het ondersteunen van samenwerking en productiviteit. Nu nog aan de slag!

Door: Reindert Doorn en Henk Overbosch. De auteurs zijn beiden IT-adviseur bij DOCCO, een adviesbureau dat administratie- en accountantskantoren helpt om IT optimaal in te zetten.