In 4 stappen naar een effectief AI-beleid in accountancy

Om te zorgen dat AI op een verantwoorde manier wordt ingezet, is een effectief AI-beleid cruciaal. Zo wordt goed en verantwoord gebruik van AI-technologie gestimuleerd en geef je medewerkers richtlijnen over de omgang met gevoelige informatie. Accountancybureau Joinson&Spice onderscheidt vier cruciale stappen die je moet zetten om tot een effectief beleid te komen.  

1. Classificeren verschillende soorten informatie

Start met het classificeren van de verschillende vormen van informatie in het auditproces op mate van gevoeligheid. Hiermee creëer je een duidelijk overzicht van welke gegevens werknemers kunnen delen met de AI en welke data onderhevig zijn aan privacy. Op basis van dit overzicht kun je een goede overweging maken welke gegevens te delen met welke tool. Dit is niet onbelangrijk aangezien sommige AI-technologieën gebruikersdata bewaren en toevoegen aan hun database waar andere tools dit niet doen. Zo kan er in de gevallen dat de informatie gevoelig is voor gekozen worden om een in-house versie van de tool te gebruiken. Deze versie opereert op een afzonderlijk systeem, losgekoppeld van de hoofdserver, om zo de vertrouwelijkheid van gedeelde informatie tussen jou en de klant te waarborgen.

2. In kaart brengen van verschillende AI-technologieën 

Een gedetailleerd overzicht van relevante AI-applicaties voor de accountancysector is de tweede stap in het creëren van een effectief AI-beleid. Dit overzicht omvat functionaliteiten en handleidingen van diverse AI-tools. Analyseer de verschillende voor- en nadelen die gepaard gaan met de implementatie van iedere tool. Dit helpt bij de overweging welke tool aansluit op welke taak en binnen welke context en geeft een overzicht van hoe je iedere tool optimaal kunt benutten. Zo kan bijvoorbeeld de online versie van ChatGPT worden ingezet voor specifieke tekstgerelateerde taken, terwijl een intern inzetbare versie wordt gebruikt voor vertrouwelijke rapporten.

3. Samenstellen van een matrix

De derde stap omvat het samenstellen van een matrix met op de verticale as de verschillende applicaties en op de horizontale as de verschillende soorten informatie. De matrix biedt inzicht in welke informatie je met welke AI-tool kunt delen en met welk doel. Het geeft een helder beeld van de overwegingen die komen kijken bij de inzet van kunstmatige intelligentie. Hierin kun je onder meer transparantie, verantwoordingsplicht, eerlijkheid, bescherming van privacy opnemen. Zorg er intern voor dat iedere werknemer toegang heeft tot het document en dat deze expliciet wordt opgenomen in de dagelijkse workflow, zodat iedereen AI op een veilige en verantwoorde manier gebruikt.

4. Waarborgen van het beleid

Om ervoor te zorgen dat het AI-beleid effectief wordt gehandhaafd, is het van belang om naast de matrix ook gedetailleerde richtlijnen en procedures op te stellen. Overweeg daarbij aspecten als gegevenskwaliteit, mitigatie van vooringenomenheid, verklaringsvermogen, robuustheid en menselijk toezicht. Bepaal rollen en verantwoordelijkheden, zorg ervoor dat wordt voldaan aan regelgeving en wettelijke vereisten en creëer systemen voor monitoring en evaluatie. Beoordeel en werk het AI-beleid regelmatig bij om gelijke tred te houden met technologische ontwikkelingen en veranderende regelgevende landschappen.

Duidelijke communicatie speelt een cruciale rol in het succesvol implementeren van het AI-beleid. Het delen van zowel de mogelijkheden als beperkingen van AI met collega's is van groot belang. Het organiseren van regelmatige bijeenkomsten biedt een platform om ontwikkelingen te bespreken en eventuele aanpassingen aan het beleid te overwegen. Voor een vak waar anonimiteit van belang is, is het belangrijk dat er alternatieve opties zijn, zoals een downloadbare versie van ChatGPT die zelfstandig draait op een losgekoppeld besturingssysteem.