Flexkantoor maakt werknemers niet automatisch productiever

Bedrijven kiezen steeds vaker voor een ‘activity-based workplace’ en delen hun kantoren op in verschillende zones: stilteruimtes om geconcentreerd te werken, gemeenschappelijke ruimtes die samenwerking stimuleren en sociale ruimtes waar medewerkers ideeën kunnen uitwisselen.

Dit betekent in de praktijk minder bureaus en dat zou de kosten voor kantoorruimte omlaag kunnen brengen. Maar de verwachtingen die het management heeft van dergelijke herinrichtingen gaan vaak verder dan het kasboek, zegt Wessels. Door flexibele werkzones in te voeren hopen bedrijven hun werknemers ook geestelijk gezonder, meer bevlogen in hun werk en productiever te maken.

Stress

Eerdere onderzoeken schetsen echter geen eenduidig beeld over de effecten van flexibele werkplekken op de werknemer, vervolgt de onderzoekster. Open ruimtes zijn dan wel bevorderlijk voor de communicatie en de uitwisseling van ideeën, mensen raken er ook snel afgeleid en kunnen zich moeilijker concentreren op hun werk. En dat zorgt weer voor gestresste werknemers die minder goed presteren, blijkt uit eerdere studies.

Om meer inzicht te krijgen in de effecten van zulke herinrichtingen, volgde Wessels anderhalf jaar lang twee groepen werknemers van een groot kantoor dat werd heringericht. De ene groep ging werken in drie flexibele zones, de andere groep werkte door in de oude situatie.

Geen verschil

Uit de enquêtes die ze hield onder beide groepen bleek verrassend genoeg dat het invoeren van de nieuwe werkplekken geen invloed -positief, noch negatief- had gehad op de geestelijke gezondheid, bevlogenheid in het werk of productiviteit van werknemers.

Wessels was vervolgens benieuwd wat de onderliggende redenen hiervoor zouden kunnen zijn. Uit interviews en paneldiscussies met medewerkers die in de nieuwe situatie waren gaan werken bleek dat de drie zones niet gebruikt werden zoals ze bedoeld waren en dat mensen in het nieuwe kantoor de oude situatie van vaste werkplekken probeerden na te bootsen.

Tijdrovend

Daar hadden ze meerdere redenen voor, zo bleek. Sommigen gaven aan dat ze simpelweg te weinig soorten taken hadden en dus geen behoefte hadden aan verschillende zones. Anderen vonden het wisselen van werkruimtes te tijdrovend, waren gehecht aan een eigen plek of wilden graag in de buurt van bepaalde collega’s blijven werken.

Daarnaast meldden de werknemers dat hun betrokkenheid bij het proces te bescheiden geweest. Ook hadden ze te weinig de kans gekregen om met hun ideeën bij te dragen aan de veranderingen en liever meer ondersteuning gehad vanuit het middenkader, zo werd duidelijk uit hun verhalen.

Sociale processen

Dit onderzoek toont volgens Wessels aan dat een overgang naar een nieuwe manier van werken een inbreuk kan zijn op de sociale processen op kantoor. Managers zouden er goed aan doen vooraf de gewoontes, voorkeuren en routines van hun werknemers te leren kennen. Vervolgens is het belangrijk medewerkers nauw te betrekken bij het ontwerp en invoering van de nieuwe werkplekken en daar voortdurend over te blijven communiceren, besluit Wessels.

• ‘Flexible Working Practices: How Employees Can Reap the Benefits for Engagement and Performance’
• Video: Why flexible offices do not always increase employee performance