Effectief dashboard is afgestemd op brein gebruiker

Een bedieningsconcept waar ontzettend veel behoefte aan is bij mkb-ondernemers is ‘controlling’, constateert de directeur van Van Hier Accountants. In dit positieve economische klimaat zien ondernemers veel kansen en willen ze weten of ze die kunnen benutten. Hun adviserende accountant helpt hen hierbij. In de serie ‘controlling voor mkb-accountants’ kijken we naar de praktische aspecten van controlling en hoe de accountant die kan toepassen bij zijn klanten. 

Lees hier: Deel 7: Rapportages die de boel in beweging brengen

Een dashboard is een effectief instrument voor het omzetten van data in actiegerichte inzichten. De tool wordt echter vaak onderbenut. Ten eerste wordt er vaak teveel getoond (zie ook deel 6: KPI’s die wél werken). De accountant van de toekomst helpt zijn klanten met het selecteren van precies de juiste indicatoren, de knoppen waar de ondernemer aan kan draaien. 

“Het probleem is dat veel dashboards KPI’s tonen waar de ontvangers geen invloed op hebben”, legt rapportage-expert Charles van der Ploeg uit. “Ik sprak laatst een financieel directeur die zei het aantal KPI’s flink te hebben teruggeschroefd; het waren er nog maar 80! Teveel KPI’s is een grote valkuil. Ook sluiten rapportages vaak niet aan bij de hartslag van de organisatie of afdeling. Managers van een callcenter die dagelijks een standup meeting houden aan het begin van de dag zitten niet te wachten op een rapport met de prestaties van de afgelopen drie maanden.”

De volgende stap is het integreren van data, of die nu intern of extern staat opgeslagen. Neem geen genoegen met alleen de data die makkelijk toegankelijk is, maar begin met alle data te gebruiken die relevant is voor de belangrijke zakelijke besluiten. Het is niet langer nodig om alle data op één plaats bij elkaar te brengen. Met moderne analytics oplossingen is het mogelijk toegang te krijgen tot de data waar deze zich ook maar bevindt.

Gebruik betere visualisaties

Dashboards zijn bedoeld om snel en gemakkelijk te lezen. Veel cijfermatige tabellen en spreadsheets creëren het tegenovergestelde effect. De beste bouwers van dashboards maken het het brein van de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk. We willen namelijk dat het brein wel de juiste informatie oppakt (informatie die leidt tot het juiste gedrag en optimale beslissingen). Hoe krijgen we dit voor elkaar? Van der Ploeg: “Een nuttige techniek hiervoor is ‘remove to improve’. Alles wat je kan weglaten zonder verlies van stuurinformatie, moet je meteen doen. Denk aan logo’s, achtergrondkleuren, cijfers achter de komma, %-teken, onnodige categorieën, et cetera. Ook is het belangrijk het brein te helpen door je te beperken tot slechts een of twee kleuren maximaal.”

[avg-advertorial slug=”verbeter-je-rapportages-met-heldere-vuistregels”]

De kern van moderne visualisatie:
• Variëteit – Niet alles hoeft een pie chart of een bar chart te zijn (gebruik liever maar helemaal geen pie charts). Het proces van inzicht verkrijgen gaat vele malen sneller en makkelijker wanneer informatie in verschillende charts, graphs en infographics is weergegeven. 
• Snel inzicht – Zorg dat de gebruikte graphics in één oogopslag inzicht geven. Waak dus voor te complexe visuals en het toevoegen van onnodige kleuren of toeters en bellen. 
• Actueel en interactief – De beste dashboards stellen de gebruikers in staat door te vragen. Onder de weergegeven cijfers bevinden de onderliggende data die de gebruiker meer inzicht kunnen geven. 
• Vooruitkijkend – Een modern dashboard stelt de ondernemer staat vooruit te kijken om plannen en forecasten mogelijk te maken. Extrapoleer data om aankomende perioden te analyseren zodat gebruikers kunnen vaststellen welke (extra) acties nodig zijn om targets te halen.

Deel dashboards voor betere samenwerking

Delen is waar het bij dashboards om draait. De kracht is dat iedereen hetzelfde ziet. Wanneer niemand toegang heeft of interactie niet slaagt, dan leiden bovenstaande stappen niet tot het gewenste gedrag. Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat dashboards gemakkelijk te delen zijn. Gebruik simpele distributie per browser om het delen mogelijk te maken (uiteraard als IT-security) dat toestaat).  

Zoals bij ieder project is testen cruciaal. Lanceer het dashboard en monitor welke informatie mensen gebruiken. Vraag de ondernemer hiernaar, leer daarvan en update vervolgens de dashboards en het distributieproces. 

Conclusie, kenmerkend aan de beste dashboards is het vermogen om data te zien en te begrijpen met de snelheid van gedachten. Door ondernemers en managers te helpen om vragen real-time te beantwoorden, vertalen dashboards inzichten in acties en inspireren ze daarmee echte innovatie.