De meeste accorderingssoftware is UBL ready

(Pdf-)facturen die zijn omgezet naar e-facturen in UBL- of XML-formaat, kunnen nu direct worden afgeleverd in deze software. Men is daardoor niet langer genoodzaakt om de scan- en herkenoplossing van de module te gebruiken, maar kan een efficiëntieslag maken door in te zetten op kwalitatieve e-facturen.

Aangezien het in diverse boekhoudsoftware niet mogelijk is om facturen door meerdere personen te laten accorderen, werken veel crediteurenadministraties met accorderingsmodules of procuratiesoftware. Veelal wordt gebruik gemaakt van de ingebouwde scan- en herkenoplossing om (pdf-)facturen om te zetten naar UBL. Dat het ook mogelijk is om de diensten van een conversiepartij te gebruiken is veel minder bekend. 

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-16-juni-2020″] 
Rob Tolstra is CEO van conversiepartij go2UBL en legt uit: “Pdf-facturen, kas- en pinbonnen, handgeschreven facturen en/of foto’s van bonnen kunnen foutloos naar UBL worden omgezet en snel geaccordeerd worden. De grootste efficiëntieslag zit in het feit dat de juistheid van de overgenomen factuur in die gevallen niet meer gecontroleerd hoeft te worden. Daarnaast zijn er extra opties welke scan- en herkenprogramma’s niet kunnen bieden, zoals factuurherkenning op regelniveau, ordernummerherkenning en is ook het herkennen van buitenlandse facturen mogelijk.”

Conversiedienst goede aanvulling op accorderingsmodule
Over facturen die tot een 100 procent UBL geconverteerd zijn, hoeft dus niet getwijfeld te worden of de overgenomen data juist is. In de praktijk komt dit erop neer dat de ingelezen facturen veelal op ‘groen’ of ‘volledig herkend’ worden weergegeven. Elk accorderingsprogramma gaat daar op zijn eigen manier mee om. Een conversiedienst is daarmee een goede aanvulling op de accorderingsmodules of procuratiesoftware.

Over UBL
UBL (Universal Business Language) geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Het is feitelijk een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat. Omdat dit een wereldwijd bekende en gebruikte structuur is, kan het worden gelezen door bijna alle softwarepakketten. Een UBL is een elektronische factuur (e-factuur), niet te verwarren met een digitale factuur (PDF). go2UBL is in staat naast pdf-facturen ook bonnetjes, papieren facturen, handgeschreven facturen en foto’s te converteren naar UBL. Alsmede herkenning op regelniveau, ordernummers, etc.