Datamigratie en de overstap naar nieuwe software

Partnerbijdrage van:

Klaar voor de cloud
Het customer success-team van Simplicate ondersteunt dagelijks bedrijven bij de overstap naar toekomstbestendige software. Head of customer success Jorike van Dijken: “Veel van onze klanten vinden de datamigratie spannend. Dat snappen wij heel goed. Het gaat om de kern van je bedrijf en om essentiële gegevens. Wij hebben al honderden bedrijven begeleid bij de transitie en een perfect onboardingsprogramma uitgestippeld. We starten eerste met een uitgebreide kick-off waarin we inventariseren waar ze staan en hoe de huidige processen lopen. Je krijgt een eigen customer success coach, onboarding- en support specialist toegewezen. Zij zorgen ervoor dat het traject snel en zorgvuldig verloopt. Nieuwe klanten krijgen toegang tot een online onboardingprogramma. Hierin staan alle stappen en to do's die we samen systematisch oppakken.”
 
Dag op locatie 
De onboardingspecialist komt een à twee dagen langs en vertrekt niet eerder totdat alles staat. Jorike: “In het onboardingprogramma staan taken klaar die je kunt afvinken voordat we langskomen. Bijvoorbeeld een factuursjabloon aanmaken, de e-mailkoppeling instellen en boekhoudkoppelingen installeren. De tijd op locatie kan hierdoor efficiënt worden besteed aan het op maat inrichten van de software. We gaan ruim zeventig instellingen bijlangs. Denk hierbij aan: het facturatieproces, vrije velden in het CRM, de kpi’s voor sales, etcetera.’ Christiaan Pol, eigenaar van Brandfirm, is onlangs overgestapt: ‘Je weet van tevoren goed wat er van je verwacht wordt, zodat je je kunt voorbereiden. Hierdoor hebben we de tijd met onboarding-specialist Kelly heel efficiënt benut. We hadden zelfs nog tijd over om samen slimme Zapier-koppelingen te maken.”

Datamigratie
Klantdata staat vaak in verschillende systemen. Hoe krijg je dat allemaal overgeheveld? Jorike: “Elk systeem heeft tegenwoordig een optie voor een datadump. Geëxporteerde csv-bestanden met data worden door Simplicate automatisch ingelezen. Je hoeft alleen nog te controleren of de toegekende data-definities juist zijn. Jos Felix van Felix accountants en belastingadviseurs is onlangs overgestapt naar Simplicate: ‘Ik had tien jaar lang data opgebouwd in Unit4. Tijdens de onboarding heeft Kelly alle CRM-gegevens geïmporteerd. Kelly wist precies wat ze moest doen.' Ook AXP Adviseurs B.V. ging recentelijk over naar nieuwe software. Partner Mario de Laat: ‘We hebben een CRM-export uit Allure en een import in Simplicate gedaan. Projecten zijn handmatig aangemaakt en gekoppeld met een salestraject. We hebben nieuwe opdrachtbevestigingen meegestuurd, zodat we die ook weer up-to-date hadden met nieuwe versies.”

Onboardingtips van ervaringsdeskundigen
Jos Felix: “Je moet de overgangsfase accepteren. Geef het de tijd en stel deadlines. Blijf niet te lang in twee systemen werken. Medewerkers gaan graag terug naar hun comfort zone. Dan krijg je situaties waarin gegevens overal staan. Dus stekkers eruit en over naar de nieuwe manier van werken.' Christiaan van Brandfirm heeft ook nog een goede tip: ‘Denk alvast na over welke projecten aangemaakt moeten worden en welke rapportages je wilt hebben. En bereid je organisatie goed voor. Wij zijn heel adoptief, dus dat scheelt. Het aanmaken van nieuwe projecten is natuurlijk wel even wat werk, maar de overstap verliep heel soepel. Ik had eerder de overstap naar G-Suite gemaakt. Dat was voor ons behoorlijk arbeidsintensief. Als je dat nou eerst doet en daarna overstapt naar andere bedrijfssoftware, dan valt het 100% mee.’ Jos Felix kan dat beamen: 'Als ik van tevoren had geweten dat het zo eenvoudig was, dan had ik de overstap veel eerder gemaakt.” 

Door Annelien Pol, Simplicate