Checklist: digitale transformatie partner voor accountantskantoren

Partnerbijdrage van:

Op het moment van schrijven werken er veel mensen thuis en wordt het belang van een digitaliseringsslag ook voor accountantskantoren weer eens onderstreept. Snelle toegang tot (actuele) cijfers, digitale communicatie met medewerkers en klanten, en een vraag naar documenten die digitaal beschikbaar zijn… Het kan dan ook zijn dat je als kantoor dan ook na aan het denken bent over een (vernieuwing van de) digitale transformatie.

Om je alvast te helpen met de keuze delen we in ieder geval alvast deze 5 factoren die belangrijk zijn in de zoektocht naar een digitale transformatie partner. 

1. Digitale transformatie partner = sparringpartner 
Een digitale transformatie hoef je niet alleen aan te gaan. Sterker nog, in je eentje wordt het aardig lastig. Juist door hulp in te schakelen van bijvoorbeeld een softwareleverancier kan je een stuk succesvoller aan de slag met de veranderslag op jouw kantoor. Ga daarom op zoek naar een partner die je kan helpen door je de juiste vragen te stellen en met je mee te denken. Zo word je geïnformeerd, geïnspireerd en kan je onderbouwd beslissingen maken voor het transformatietraject.  

Stel de vraag: in hoeverre zijn jullie bereid mee te denken, in verschillende stadia van het verandertraject?

2. Begeleiding bij het creëren van draagvlak
Een van de moeilijkste stappen van een digitale transformatie is het meekrijgen van iedereen binnen het bedrijf. Veel accountantskantoren hebben dan ook te maken met interne weerstand tegen verandering en digitalisering. Een goede digitale transformatie partner is zich hier bewust van en helpt daarom ook een handje bij het interne proces om draagvlak te creëren. 

Stel de vraag: hebben jullie iets klaar staan om het draagvlak binnen het kantoor te vergroten, en om zorgen/vragen bij medewerkers weg te nemen?

3. Kennisdeling en (online) trainingen
De beste manier om ervoor te zorgen dat digitale transformatie een succes wordt? Ervoor zorgen dat iedereen, ook je klanten, op de juiste manier kan werken met de nieuwe (digitale) middelen of manieren van werken. Dus dat betekent: heel veel kennisdelen. Een goede digitale transformatie partner kan helpen door bijvoorbeeld trainingen te organiseren of faciliteren, online webinars te bieden en kennis te delen via verschillende kanalen (e-mail, social media, support site).

Stel de vraag: hebben jullie (online en offline) trainingen die ik kan inzetten om mijn collega’s te voorzien van de noodzakelijke informatie en het kennisniveau te verhogen?

4. Inzichten in resultaten 
Als je eenmaal gestart bent met de digitalisering, is het zaak om inzichtelijk te krijgen wat de resultaten zijn. Om de impact van een verandering in kaart te brengen, is het belangrijk deze resultaten meetbaar te maken. En bij grotere (franchise) kantoren geldt ook: over de verschillende vestigingen heen meetbaar maken. Hoeveel is er geautomatiseerd? Hoeveel tijd besparen medewerkers? Hoe tevreden zijn klanten? En wat betekent deze verandering voor de kwaliteit van het geleverde werk binnen jouw accountantskantoor? Met deze cijfers weet je of je de juiste koers vaart en of je dan wel niet bij moet sturen.  

Stel de vraag: hoe krijg ik zicht op de effecten van de verandering? Bieden jullie inzicht in resultaten door middel van rapportages of adviesgesprekken?

5. Open communicatiekanalen 
Een digitale transformatie is geen tijdelijke verandering voor een aantal collega’s. Het is een langdurig traject waar het hele kantoor mee te maken gaat hebben. En het is dan ook belangrijk dat de verandering op een duurzame manier geïmplementeerd wordt. Dat zal ook betekenen dat er (ook op latere punten in het traject) vragen zullen opkomen en discussies gevoerd zullen worden. Het is belangrijk dat een digitale transformatie partner ook op een later punt klaar staat om mee te denken, vragen te beantwoorden, cijfers toe te lichten en inzichten om te zetten naar praktisch advies. 

Stel de vraag: wanneer houdt de begeleiding op? Op welke manier blijven we het contact onderhouden?

Starten met het verandertraject?
Dit zijn de 5 dingen waar je op moet letten als je klaar bent om als accountantskantoor digitaal te transformeren, en de vragen die je kan stellen om erachter te komen of een potentiële toekomstige partner de juiste partij is voor dit traject.

Maar er komt natuurlijk wel meer dan dat kijken bij het inzetten van een digitale transformatie. We verzamelden een aantal tips en adviezen op basis van veelvoorkomende pijnpunten van digitaliserende accountantskantoren. Lees het in dit e-book.