Benchmarkrapport onthult: gemiddelde omzet accountants- en administratiekantoren €124.000 per fte

Accountants kunnen de waarde van hun output en de omzet verhogen. Dat blijkt uit onderzoek van customer success manager Jan van der Weide en product manager Harm-Jan Dijkhuis van de aanbieder van cloud-based ERP-software voor accountants- en administratiekantoren, Simplicate. Accountantweek.nl stelde de belangrijkste vragen.  
 
 

1. Accountantweek.nl: Wat zijn de belangrijkste factoren die bijdragen aan de variatie in omzet per fte tussen verschillende kantoren?

Simplicate: “Dit is van heel veel verschillende factoren afhankelijk, en de individuele bijdrage van deze factoren hebben we niet onderzocht. Maar in de basis gaat het om de combinatie van de belangrijkste KPI’s: ‘productiviteit’ en ‘gerealiseerde uurtarieven’. Of het je lukt te voldoen aan je productiviteitsnorm heeft onder andere te maken met werkvoorraad en planning. Of het je lukt gewenste tarieven te realiseren heeft te maken met in hoeverre je in staat bent het werk binnen budget af te ronden. Wij zien dat dit je beter lukt als je efficiënt werkt en als je goede afspraken hebt gemaakt met je klanten. Maar ook efficiëntievoordelen bij vaste prijsafspraken versus nacalculatie zijn hier op van invloed.” 
 
 

2. Accountantweek.nl: Hoe kunnen kleinere kantoren hun rentabiliteit en concurrentiepositie verbeteren om een hogere omzet per fte te behalen?

Simplicate: “Kleine kantoren moeten van hun voordeel gebruik maken dat ze weinig overhead hebben. Hierdoor kunnen ze makkelijker inzetten op een relatief hogere productiviteit tegen lagere geoffreerde tarieven. Daarbij moet aangetekend worden dat in onze definitie voor productiviteit alle medewerkers van het kantoor mee worden genomen waaronder ook indirecte medewerkers. Één tip om de omzet per fte te verhogen, is door je klanten voornamelijk abonnementen of vaste prijzen aan te bieden voor repeterend werk; voor advieswerk kan je dan nacalculatie aanhouden. Met abonnementen of vaste prijzen maak je je cashflow voorspelbaarder. Ook geeft het je kantoor motivatie om efficiënter te werken (bijvoorbeeld door te automatiseren), want ieder efficiencyvoordeel leidt tot meer omzet voor je kantoor. Daardoor kan je ondanks een lager geoffreerd tarief, toch een hoger gerealiseerd tarief behalen.”

3. Accountantweek.nl: Welke strategieën hanteren de top 20% kantoren om hun prestaties te optimaliseren en hoe kunnen andere kantoren hiervan leren?

Simplicate: “We zien sterke verbanden tussen de volledigheid van urenregistratie en een hogere omzet per fte. Onze aanname hierbij is dat de top 20% kantoren meer gewend zijn aan urenregistraties volledig maken en analyseren. Daardoor hebben ze meer inzicht in hun prestaties en kunnen ze slimmere keuzes maken om hun bedrijfsvoering te optimaliseren. Als je dit doet kun je vervolgens makkelijker optimalisaties doorvoeren op de grootste knelpunten. Wanneer je dit doet, zie je direct waar je bijvoorbeeld over budget gaat. Je hebt dan een aantal mogelijkheden: je signaleert overbesteding vroeger en gaat op tijd in gesprek met de klant zodat je overuren gefactureerd kan krijgen, of je maakt vooraf betere afspraken met de klant. Beide voorbeelden leiden tot hogere gemiddeld gerealiseerde uurtarieven. Ook zie je mogelijk waar uren weglekken, wat ten koste gaat van je productiviteit.”  [Artikel gaat verder na deze alinea]

 
4. Accountantweek.nl: Wat zijn de voornaamste obstakels voor het verhogen van de productiviteit binnen accountants- en administratiekantoren?

Simplicate: “We zien binnen de accountancy en administratie dat productiviteit in vergelijking met andere zakelijke dienstverleners juist erg hoog is. Door krapte op de arbeidsmarkt zijn er te weinig medewerkers te vinden, terwijl het werk niet afneemt; sommige kantoren moeten zelfs een klantenstop invoeren. We zien dan ook niet zozeer problemen in het verhogen van productiviteit. Een klant van ons gaf als voorbeeld dat piekmomenten een belangrijke uitdaging zijn. Klanten die hun financiële gegevens opsparen of onjuist aanleveren, kunnen voor piekmomenten zorgen in de werkdruk. Zorg daarom dat je in contact blijft met de klant en dat gegevens tijdig worden aangeleverd. Zo kun je werkdruk beter verdelen en volgens planning werken. Binnen deze branche zien we vaak meer problemen in het overgaan op vaste prijsafspraken om bijvoorbeeld meer efficiëntievoordelen te kunnen halen. Verkoop bijvoorbeeld je salarisstroken per stuk in plaats van per tijd of maak vaste prijsafspraken voor de vaste jaarwerkzaamheden.” 

5. Accountantweek.nl: Hoe kunnen accountants- en administratiekantoren zich het beste aanpassen aan de veranderende behoeften van klanten en markttrends om hun productiviteit te verbeteren?

Simplicate: “De markt is gunstig voor accountants- en administratiekantoren; er is meer werk dan ze aankunnen. We denken dat de focus juist meer moet liggen op het aanpassen van de dienstverlening op deze veranderende behoefte. Als de dienstverlening meer adviserend van aard is, kunnen kantoren meer waarde leveren aan hun klanten en daardoor hogere uurtarieven realiseren. Stel vaste prijzen voor herhalend en te automatiseren werk, en richt dat zo efficiënt mogelijk in. Steek vervolgens de overgebleven tijd in advieswerk. Analyseer welke uren niet productief zijn en waar deze uren aan worden gespendeerd. Is daar automatisering mogelijk? Alleen door volledige tijd te registreren is het mogelijk om verbetering te realiseren.” 

 
6. Accountantweek.nl: Welke stappen kunnen kantoren nemen om de waarde van hun diensten te vergroten en daarmee hun uurtarief te verhogen?

Simplicate: “Komt voor een groot deel overeen met de vorige vraag. Kijk ook vooral in ons Accountancy Industry Report van najaar 2023. In het kort liggen er kansen om een meer adviserende rol te nemen en daar binnen te specialiseren. Een voorbeeld: accountants en administratiekantoren kunnen klanten helpen financiële rapportages op te zetten waarmee ze zelf financieel bewuster aan de slag kunnen. In het repeterende werk wat nou eenmaal gedaan moet worden is het lastig om méér waarde te creëren, maar die waarde blijft wel vaststaan. Hoe meer je weet te automatiseren hoe minder uur je nodig hebt om dezelfde waarde te creëren. En hoe meer tijd je overhoudt voor advieswerk, waarvoor een hoger uurtarief acceptabel is.”