Automatisering maakt het vak leuker

Twee jaar geleden staken Nmbrs en jarenlange Nmbrs-gebruiker Sigma Personeelsdiensten de koppen bij elkaar: welke koers varen we met zijn allen in deze sector, en hoe ziet de toekomst van salarisadministratie eruit?

Nu, in de zomer van 2022, spreken Nmbrs-oprichter Michiel Chevalier en Marco Hamelink, directeur van Sigma, opnieuw met elkaar af om te beschouwen of die toekomst inmiddels is gearriveerd en om andermaal vooruit te blikken.

Vorige keer voorspelden jullie dat de salarisadministratie als rijden in een zelfrijdende auto zal voelen. Algoritmes die fouten opsporen, robots die veel van het invoerwerk overnemen. Is die voorspelling al uitgekomen?

Marco: ‘Deels. Samen met Nmbrs zetten we flinke stappen in die richting. Maar we moeten de rest van de branche mee krijgen. Bij sommige administratiekantoren en klanten kan de opvatting bestaan dat de status quo prima is.’

Welke ontwikkelingen halen die toekomst dichterbij?

Michiel: ‘Nmbrs heeft veel nieuwe robots geïntroduceerd en workflows geautomatiseerd. Onze software is veel slimmer geworden. Het kan bijvoorbeeld met 99% succes looncomponenten aanbevelen wanneer je een nieuwe medewerker in Nmbrs toevoegt. Een ander voorbeeld is onze salaris output checker, een automatische loonstrokencontrole. Marco, die hebben wij ooit nog samen bedacht.’

Marco: ‘Dat herinner ik me! Wij ontwikkelen trouwens zelf ook invoer- en controlerobotjes, om maatwerk voor onze klanten te leveren. Zo hebben we een tool die checkt of een medewerker geregistreerd staat in het UWV doelgroepregister. We willen zoveel mogelijk van de invoer en controles die nu nog handmatig gedaan moeten worden, automatiseren.’

Opdat de salarisadministrateur zich meer met vakinhoudelijke zaken bezig kan houden, een ‘payroll hero’ kan worden, zeiden jullie twee jaar geleden al.

Michiel: ‘Juist. Zowel robots als de medewerkers van de klant nemen de salarisadministrateur werk uit handen. Met Employee Self Service tools (ESS) worden medewerkers namelijk in staat gesteld om zelf gegevens in te voeren. Dat levert serieuze tijdwinst op voor salarisadministrateurs zoals die van Sigma. Merk je dat ook in de praktijk, Marco?

Marco: ‘Zeker. Tijd die vrijkomt voor onze salarisverwerkers, doordat bijvoorbeeld ESS-tools worden gebruikt, benutten zij om zich op het juridische vlak bij te scholen en om goede controlemechanismen te bouwen voor onze klanten. Dat maakt het vak voor hen veel leuker. Ze kunnen meer vragen van onze klanten oppakken, waardoor in de tweede lijn onze adviseurs zich meer op die advies-rol kunnen richten.’

Een andere voorspelling was dat applicaties meer met elkaar gaan samenwerken en data uitwisselen, waar vervolgens business intelligence software (BI) lessen uit trekt. Zit daar schot in?

Michiel: ‘In dat eerste: absoluut! In de Nmbrs App Store vind je nu 130 ‘integraties’: applicaties waarmee Nmbrs automatisch gegevens uitwisselt en vice versa. Onze API barst haast uit zijn voegen zoveel gebruik wordt er van gemaakt. Op het gebied van BI is nog wel veel te winnen in onze branche. Terwijl samengevoegde data juist zo waardevol is, daar ben ik van overtuigd.’

Marco: ‘Het softwarelandschap is nog erg versnipperd. Onze klanten gebruiken tot wel vijf verschillende softwarepakketten. Je kunt daar wel allemaal data uit trekken, maar dat is meestal niet op dezelfde manier opgeslagen. Dat bemoeilijkt BI. Hier zijn slagen in te maken.’

Wat zijn jullie nieuwe verwachtingen over de toekomst van salarisadministratie?

Marco: ‘Ik hoop en verwacht dat HR en payroll verder geïntegreerd worden. In tijden van krapte op de arbeidsmarkt is het nóg belangrijker om je personeel tevreden te houden. Daarom ontstaan er ook bij kleine bedrijven meer HR-behoeften, waarmee ze bij ons aankloppen (we hebben ook een HR-advies-tak). We gebruiken Nmbrs omdat daar de functionaliteit in zit om hen op alle twee die terreinen te bedienen. Met workflows kunnen we een hoop HR-processen automatiseren, zodat we niet bij elke leaseauto-aanvraag in actie hoeven komen.’

Michiel: ‘Dit is al heel lang Nmbrs’ missie: medewerkers van onze klanten de best mogelijke HR- én payroll-service bieden in één pakket.’

Marco: ‘Daarnaast zien we dat onze klanten meer willen doen aan competentiemanagement. Ik verwacht dat die behoefte in de toekomst groter wordt.’

Michiel: ‘Daar hebben we nét een nieuwe tool voor ontwikkeld, Marco. Nmbrs Perform. Samen met je medewerkers maak je een ontwikkelingsplan en Nmbrs Perform helpt je om de daarbij behorende doelen te meten, erover in gesprek te blijven met de medewerker en om die persoonlijke doelen in relatie tot de bedrijfsdoelstellingen te (blijven) zien. Nmbrs Perform is vanaf 1 november live.’

‘Een andere nieuwe tool waarmee we onze klanten klaar maken voor die toekomst is al in september beschikbaar: Nmbrs Hire. Daarmee sluiten we de infinity loop tussen HR en payroll, processen die in onze visie onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Nmbrs Hire is een applicant tracking system (ATS) dat HR-professionals helpt bij het selecteren en aannemen van de juiste medewerkers. Vanuit de Nmbrs-omgeving kun je dat proces met een druk op de knop starten. Eenmaal iemand aangenomen, dan zijn al zijn of haar gegevens al ingevoerd in het personeelsbestand.’

En als we verder uitzoomen en in de toekomst kijken?

Marco: ‘Naarmate robots meer werk uit handen nemen van salarisadministrateurs, kunnen die zich specialiseren: de sector, de klant en diens behoeften beter leren kennen en hen zodoende beter van dienst zijn.’

Michiel: ‘Ik verwacht dat medewerkers van onze klanten steeds zelfstandiger worden. Ze willen zelf kiezen hoe ze zich ontwikkelen, welke opleidingen ze willen volgen. Op dat vlak moet je als werkgever wel wat te bieden hebben.’

‘Daarnaast denk ik dat die medewerker niet zo lang meer op zijn geld wil wachten. Voor mijn zoon van zestien voelt het al hopeloos ouderwets om pas aan het eind van de maand salaris te krijgen. Waarom niet vaker, sneller uitbetaald krijgen? Zoals een maaltijdbezorger in de app van zijn werkgever voor een ‘direct payout’ kan kiezen. Ik zie wel voor me dat meer traditionele bedrijven dat ook gaan aanbieden. De techniek is er klaar voor.’