Alfa Accountants zet IntraOffice in voor digitaal ondertekenen jaarrekeningen

Het proces rondom het opmaken en afhandelen van jaarrekeningen brengt een flinke papierstroom met zich mee en is omslachtig en tijdrovend. Fou-Khan Tsang, voorzitter van de Raad van Bestuur van Alfa: ‘We controleren de financiële administratie en zorgen ervoor dat het aan de wettelijke voorschriften voldoet. Vervolgens worden alle documenten geprint en in een boekwerk gebundeld. Dan is het moment voor de natte handtekeningen van zowel de accountant als de klant en pas dan is het document rechtsgeldig. Dit betekent in de praktijk drie keer op en neer met de post en kost naast postzegels, papier en benzine ook nog eens veel tijd.’ Over het algemeen is een doorlooptijd van een week minimaal; dat is wanneer het nergens blijft liggen. ‘Een van de nadelige eigenschappen van papieren documenten is dat ze heel snel onderop een stapeltje verdwijnen’, aldus Tsang. ‘Bij digitale processen is het eenvoudiger om er prioriteit aan te geven.’

Digitaal rechtsgeldig

‘Er heerst een redelijke mate van conservatisme in Nederland’, vervolgt Tsang. ‘De natte handtekening is in onze maatschappij nog steeds een groot goed en vormt eigenlijk een obstakel in het hele digitaliseringsproces. Daarbij is accountancy niet de meest vooruitstrevende sector, maar Alfa neemt hierin graag het voortouw en heeft de handschoen opgepakt om samen  met IntraData te bekijken hoe we het ondertekenproces anders kunnen inrichten, stroomlijnen en versnellen met de inzet van IntraOffice. Op ons kantoor in Aalsmeer wordt al 80% van de jaarrekeningen via e-mail verstuurd. Maar nu nog met een gescande handtekening. Dit gaat binnenkort veranderen. Dan zet de klant z’n handtekening via een link in de e-mail en vervolgens ondertekent ook de Alfa accountant digitaal via een link. Op dat moment is de jaarrekening digitaal rechtsgeldig en makkelijk te verzenden naar de stakeholders van de klant, zoals banken, de belastingdienst etc.’

Landelijke dekking

Binnen de eigen organisatie vindt de digitaliseringsslag vruchtbare grond. Tsang: ‘De eerste stap is landelijke dekking. We hebben nu een test gedraaid met IntraOffice bij twee kantoren. Het is de bedoeling dat we dit voorjaar verder uitrollen naar alle vestigingen. We streven naar 100% papiervrij, maar ik zeg duidelijk streven omdat we wel reëel moeten blijven. Sommige klanten willen nog niet, of hebben meer tijd nodig.  Een kwestie van ‘de tand des tijds’ –  uiteindelijk zullen ook zij de switch maken. Een volgende stap is het verder automatiseren en digitaliseren van ons backend proces. Ik zou het een mooie ambitie vinden dat als we 10 jaar vooruitkijken, we een aantal kantoren hebben zonder printers.’

Papiervrij werken

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: ‘Met het in gebruik nemen van IntraOffice zet ook Alfa een concrete stap voorwaarts in het papiervrij werken. Papier is niet meer van deze tijd en de maatschappelijke acceptatie om over te stappen naar digitaal is ruimschoots aanwezig. Papier is bewerkelijk, kostbaar en niet duurzaam. Door IntraOffice wordt 100% papiervrij communiceren met klanten heel eenvoudig. Documenten worden digitaal beschikbaar gesteld via het internet en kunnen eenvoudig via de smartphone rechtsgeldig worden ondertekend.’