Microsoft Teams: in allerijl ingezet, maar dan…?

Microsoft Teams vormt binnen de kantoormuren dé belangrijkste applicatie die momenteel wordt ingezet voor onderling contact, videobellen en samenwerken. De groeicijfers van Teams liegen er sowieso niet om: het is de snelst groeiende Microsoft applicatie ooit. Maar tegelijk met de snelheid waarmee het is ingezet, groeien ook de vragen rondom een degelijke inrichting, compliance en de lange termijn-inzet. Reden voor adviesbureau DOCCO om een ‘zelf-assessment’ aan te bieden aan kantoren en nader onderzoek te doen.

De snelle adoptie van Teams kan gezocht worden in de noodzaak om tools in te zetten om op afstand te kunnen samenwerken. Het werd gestuwd door de toch al snelle adoptie van Microsoft 365 en de voorhanden zijnde licenties. Veelal kon Teams zonder extra kosten worden ingezet. Ook kregen kantoren de mogelijkheid vanuit Microsoft om Teams-licenties gedurende een aantal maanden kosteloos te gebruiken. Legio kantoren zijn er mee van start gegaan.

Eerder gesignaleerd
Middelgrote kantoren signaleerden vanuit experimentele ervaring al eerder, dat de inzet van Teams gepaard moet gaan met een goede aanpak qua (IT)beheer en duidelijke interne richtlijnen. En juist dat is er bij een hals-over-kop-implementatie bij ingeschoten. De voornaamste zorgen die daarbij ontstaan zijn:
• Iedereen maakt Teams aan, zonder een duidelijke format.
• Hoe houden we grip op onze gegevens en welke gegevens er gedeeld zijn.
• Hebben niet-bevoegde gasten toegang.
• Het ontbreken van de juiste rechten met beperkingen in het gebruik.
• Door het ontbreken van een duidelijke richtlijn haken collega’s af.
• Er wordt gewerkt met videobellen, maar andere functies zijn nog niet ingezet.

Zelf-scan
Met de meest voorkomende vraagstukken in de hand heeft DOCCO een zelf-assessment ontwikkeld, die kantoren kosteloos kunnen hanteren om te analyseren hoe ver ze zijn. Dit richt zich enerzijds op de maximale inzet van beschikbare functionaliteit en anderzijds op de borging van voorname beheer- en compliance aspecten. Door het invullen van een korte checklist, die op zichzelf al van waarde is, ontstaat een score van het kantoor ten opzichte van een branchegemiddelde rondom de adoptie van teams. Kantoren ontvangen de uitkomsten binnen enkele weken na deelname in de vorm van een samenvatting met nadere tips en verwijzingen.

Ontdek waar uw kantoor staat in de vrijblijvende Teams performance & compliance analyse.

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”]