Je bedrijf in de cloud?

Iedereen heeft ermee te maken, zowel privé als zakelijk: de cloud.

Lage kosten, schaalbaar, nagenoeg geen onderhoud. Deze voordelen spreken iedereen aan, zowel zakelijk als privé.

Een mooi voorbeeld van de cloud voor privé is Office 365. Overal toegang tot jouw email en je Officebestanden, op meerdere  computers en ook op je mobiel.

Zakelijk kiezen ook steeds meer bedrijven voor de cloud. Maar past een cloudoplossing wel bij de visie van jouw organisatie? Het gaat dan niet om de inhoudelijke vraag of het voordelen heeft, deze zijn er zeker, maar meer om de vraag of de software c.q. softwarebedrijven er zelf klaar voor zijn. Software moet vaak opnieuw ontwikkeld worden en bedrijven varen op huidige essentiële bedrijfsprocessen die veelal vormgegeven worden middels lokale vertrouwde software.

Het komt steeds vaker voor dat een organisatie min of meer verplicht wordt om de overstap naar de cloud te maken. In een dergelijke situatie is het belangrijk goed in kaart te brengen van welke functionaliteiten er nu gebruik gemaakt worden en of de nieuwe cloudoplossing daarin minimaal faciliteert. Vaak worden sommige onderdelen als vanzelfsprekend ervaren maar is dat niet als zodanig in de nieuwe software ingebouwd.

De voor- en nadelen van cloudoplossingen

Bij een overstap naar de cloud worden ook regelmatig problemen ervaren zoals traagheid, ongemak bij het printen en meer andere specifieke zaken. Het kan voorkomen dat software die van lokaal naar de cloud gaat vooral in de aanvangsfase problemen ondervindt en dat niet alle gewenste functionaliteiten in eerste instantie beschikbaar zijn. Een recent voorbeeld hiervan is de fiscale software. Afgelopen jaar zijn een aantal pakketten gestopt en worden deze inmiddels aangeboden via cloudoplossingen door vaak andere leveranciers. Het is bekend dat daarbij veel problemen ervaren worden bij administratie- en accountantskantoren die daarmee te maken hebben. Achter de software zitten met name grote partijen die hard werken aan een stabiele omgeving en goed werkende software, maar op dit moment lijkt het erop dat de stap naar de cloud vaak net iets te vroeg is geweest.

In dit geval was er geen andere keuze of alternatief, maar indien er wel een keuze is, is het verstandig om duidelijk de huidige processen door te spreken en een aantal zaken aan de orde te stellen en op basis daarvan zelf te bepalen wanneer het moment is dat een overstap naar de cloud gemaakt wordt om de continuïteit van de organisatie niet onnodig in gevaar te brengen.

Overstappen naar de cloud?

Overweeg je naar de cloud over te stappen? Leg dan goed vast wat je huidige processen zijn en met welke software je werkt. Maak een totaalplan waarbij je ook je hardware en bijvoorbeeld de back-up faciliteit betrekt. Zoek software met andere software kan communiceren in de cloud. Met de juiste voorbereiding heeft de cloud legio van voordelen.

Wees er wel alert op dat je zelf altijd in control blijft. Zoek de partijen die bij je passen en let erop dat je processen in een cloudoplossing passend zijn bij jouw denk- en handelswijze, ofwel processen worden aangestuurd door software en zijn cruciaal binnen je organisatie. Voorkom stagnatie of ander ongewenst leed. Maak ten slotte met je cloud-leveranciers duidelijke afspraken met betrekking tot de toegankelijkheid van de data, met name bij een overstap naar een andere leverancier of bij bijvoorbeeld een faillissement van je leverancier. Ook de bewaarplicht verdient aandacht.

Twan van de Wiel is eigenaar van Twan van de Wiel Administratieve Begeleiding B.V uit Waalwijk (www.twanvandewiel.nl). Na jaren gewerkt te hebben in de accountancywereld heeft hij in 2004 de stap gezet om voor zichzelf te gaan werken. De focus ligt daarbij vanaf het begin op het begeleiden van ondernemers bij alle facetten van hun ondernemerschap. Alleen begonnen en inmiddels werkend met een aantal zeer betrokken medewerkers. Het onderscheidend vermogen ligt in de persoonlijke benadering en de bereikbaarheid als ook het tijdig afwerken en het veelvuldig contact.