Controledrang staat automatisering boekhouding in de weg

Door Rob Tolstra, CEO go2UBL

Zeker door het gemak van het verwerken van e-facturen. Zelfs de overheid zet zich actief in om die verandering teweeg te brengen. Vanaf april 2019 stellen zij iedereen verplicht om facturen elektronisch aan te leveren. In universal business language dus. En toch staat iets die nieuwe beweging, waarvan de grote voordelen al meermalen bewezen zijn, in de weg: een grote drang naar controle en de angst voor verandering.

Mogelijkheden binnen handbereik
Ondernemers hebben alle mogelijkheden binnen handbereik. Een koppeling met een conversiepartij die alle ontvangen facturen omzet in UBL is zo gemaakt. Dat betekent dat bonnetjes, papieren facturen en PDF door een externe partij geconverteerd worden naar UBL, een e-factuur. Daarmee kan deze gelezen worden door het boekhoudprogramma en automatisch worden verwerkt.

Dat gehele proces, van ontvangst tot verwerking, kan automatisch verlopen. Klanten van een conversiepartij kunnen binnenkomende facturen automatisch laten doorsturen naar de partner. Het proces van conversie wordt in gang gezet en zodra de factuur is omgezet in UBL wordt deze gestuurd naar het boekhoudprogramma. Dat betekent dat de ondernemer de factuur pas voor het eerst in het boekhoudprogramma hoeft te zien en te beoordelen. Maar juist dát schrikt af. Liever houden zij de controle op voorhand.

E-factureren is als werken met Excel
Het is toch gek, dat e-facturen worden ontvangen, de PDF’s worden uitgeprint, in een bak worden gelegd en vervolgens ingescand worden om daarna doorgestuurd te worden naar een conversiepartij die er weer een e-factuur van maakt? Go2UBL ziet dit wekelijks gebeuren.

In dat opzicht zou je e-factureren een beetje kunnen zien als werken met Excel. Binnen dit programma zijn er ontzettend veel mogelijkheden welke maar nauwelijks gebruikt worden. Om het optimale eruit te halen vergt dat wel eenmalig tijd om uit te zoeken hoe je het script kunt aanmaken. Durf je die tijd te investeren? Dan garandeer je jezelf in de toekomst een gigantische tijdsbesparing. Met e-facturatie is dat al snel vijf minuten per ontvangen factuur. En dat is waar de ondernemer tegen tegenstrijdige belangen aanloopt. Want zij zien de noodzaak wel, maar de prioriteit nog niet.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]