BDO: Top 5 valkuilen in de werkkostenregeling

Wat gaat er allemaal mis en waarom? BDO stelde de volgende top 5 samen:

1. Kennis en onderlinge communicatie

Hoewel de werkkostenregeling al meer dan zes jaar bestaat, en sinds 2015 verplicht is, is kennis over de werkkostenregeling in samenhang met slechte onderlinge communicatie nog steeds het grootste struikelblok. Niet iedereen die uitgaven doet, weet hoe die uitgaven fiscaal behandeld moeten worden. En een signaal richting financiële of salarisadministratie blijft dan uit. Met het risico dat er naheffingen en boetes kunnen worden opgelegd. Ook constateert BDO dat er regelmatig vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte worden ondergebracht, terwijl dat niet hoeft. Omdat deze gericht zijn vrijgesteld. En zo ziet BDO ook dat de vrije ruimte vaak niet optimaal wordt benut.

2. Telefoons en andere (mobiele) communicatie

Hiervoor geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Dat houdt ruwweg in dat als de werkgever het noodzakelijk vindt dat de werknemer over een dergelijke voorziening beschikt, hij deze onbelast (buiten de vrije ruimte om) aan zijn werknemer kan geven. Veel werkgevers weten niet of ze een eigen bijdrage mogen vragen van de werknemer, en zo ja of dat uit het brutoloon moet of uit het nettoloon. Ook is er vaak onvoldoende kennis over welke voorzieningen mogen worden gegeven,of aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan en hoe dit moet worden vastgelegd.

3. Waar is dat feestje?

Sinds de invoering van de werkkostenregeling is er een enorm verschil van fiscale behandeling tussen zaken die zich op de werkplek afspelen en gebeurtenissen er buiten. Voor feestjes, kookworkshops en dergelijke geldt dat deze op de werkplek geheel of nagenoeg geheel onbelast zijn. In de regel zijn dan alleen maaltijden op de werkplek fiscaal  belast, maar wel tegen een laag bedrag. Verschuiven van activiteiten van buiten de werkplek naar op de werkplek kan financieel heel aantrekkelijk zijn. Buitenhuis-activiteiten kunnen daarnaast fiscaal veel voordeliger uitpakken als deze via de personeelsvereniging lopen. Hoe dat werkt en hoe de fiscale regels luiden is bij veel werkgevers echter nog onbekend.

4. Cafetariaruil (1)

Bij een cafetariaruil gaat het vaker mis. Zo moet in beginsel, als het reguliere loon tijdelijk wordt verlaagd, ook het vakantiegeld, overwerkuurloon etc. worden verlaagd. Vaak gebeurt dat ten onrechte niet.

5. Cafetariaruil (2)

Hoewel het aantal werkgevers dat een fietsplan heeft of (al dan niet verplicht) meewerkt aan het ruilen van loon voor een kostenvergoeding sinds de invoering van de werkkostenregeling is gedaald, vindt uitruil van loonbestanddelen nog steeds regelmatig plaats. En daarbij gaat het regelmatig fout. Vaak vindt uitruil namelijk plaats door belast loon of vakantiedagen in te leveren voor iets dat onder de werkkostenregeling in beginsel ook belast is, zoals de hiervoor genoemde fiets of vakbondscontributie. Werkgevers moeten dan (als ze het voordeel aan de werknemer willen geven) het bedrag van de fiets(vergoeding) of vakbondscontributie(vergoeding) in de vrije ruimte van 1,2% onderbrengen. Regelmatig ziet BDO echter dat alleen het belastingvoordeel dat de werknemer geniet in de vrije ruimte wordt ondergebracht.