Automatisering verbetert interne control – én de controle!

Boards én toezichthouders willen assurance, dat de financiële rapportage 100% compliant is en dat alle data gecheckt en dubbelgecheckt zijn. Een BU die omzet boekt in kwartaal 4 en de kosten in kwartaal 1, dat kan echt niet meer.

In deze digitale tijden krijg je die assurance niet meer, door alleen steekproefsgewijs de cijfers door te ploegen. Bedrijven die miljoenen transacties moeten bewaken en controleren hebben dan ook grote nood aan (om een Belgicisme te gebruiken) een betrouwbaarder manier om die assurance te kunnen geven – immers, de reputatie- en bijkomende schade van fouten of frauduleuze boekhoudpraktijken is slecht voor de onderneming én de aandeelhouders. 

 

Steeds vaker neemt men dan ook zijn toevlucht tot technology-enabled auditing tools en processen. En met succes, zo blijkt uit onderzoek van APQC naar hoe financiële afdelingen data analytics inzetten om de interne control te bewaken.

 

 

APQC bekeek hoeveel internal control violations, per jaar en per 1000 medewerkers, geconstateerd werden bij een zeventigtal grote bedrijven. De ‘best performers’ scoorden 3,51 schendingen van de regels of minder, terwijl de slechtst presterende organisaties uitkwamen op tenminste 34,23 misstappen!

 Dat betekent dat een onderneming met 10.000 werknemers elk jaar tenminste 340 maal niet voldoet aan de interne control regelgeving. En dat zijn dan alleen nog de fouten die opgemerkt werden…

 

Nadere analyse toont aan, dat de beste 25% in deze steekproef de primaire controls tenminste voor 50%  geautomatiseerd hebben.  Bij de slechtst presterende 25% is nauwelijks 10% van de controls overgenomen door de robot ( die nooit slaapt, ziek is of geen zin heeft om saai zoekwerk te doen).

We mogen dus wel concluderen, dat meer automatisering hier ook leidt tot minder overtredingen. En dat een systeem dat alle transacties voortdurend monitort meer kans heeft om fouten op te sporen dan een mens die noodgedwongen slechts een steekproef kan controleren.

 

Het is duidelijk dat niet alleen organisaties investeren in deze technologie – ook de accountantskantoren doen dat op steeds groter schaal. De Big 4 hebben de afgelopen jaren honderden miljoenen in deze competenties geïnvesteerd, in Big Data, analytics en kunstmatige intelligentie, vooral in ‘lerende systemen’ die niet alleen onregelmatigheden constateren maar daar ook patronen in herkennen, zodat van blote data bruikbare informatie gemaakt kan worden.