Vlotte babbel op AVA’s verplicht voor accountants

Accountants moeten in de aandeelhoudersvergadering heldere taal spreken bij het toelichten van hun bevindingen bij de jaarrekening en het bestuursverslag. Onbegrijpelijk jargon en verhullend taalgebruik zijn taboe als de accountant vertelt over bevindingen bij de boekencontroles.

Dat benadrukt de NBA in de geactualiseerde versie van Handreiking 1118, over het optreden van de externe accountant in de aandeelhoudersvergadering. De in deze handreiking voorgestelde aanpak voor het optreden van de externe accountant in de algemene vergadering van aandeelhouders is afgeleid uit de wet- en regelgeving voor NV’s.

Met de herziene Handreiking 1118 wil de NBA paal en perk stellen aan de accountant die slechts algemeenheden en wartaal spuit. Op aandeelhoudersvergaderingen van naamloze vennootschappen zijn accountants aanwezig als de door hen gecontroleerde jaarrekening wordt vastgesteld. Op grond van het Burgerlijk Wetboek zijn accountants hiertoe bevoegd. 

Doorgaans gaan accountants naast de controle ook in op andere werkzaamheden die ze met betrekking tot het jaarverslag, waar de jaarrekening deel van uitmaakt, hebben uitgevoerd. De rol en bevoegdheden van accountants bij deze gebeurtenissen zijn vastgelegd in Handreiking 1118.

Vorig jaar heeft de NBA de regelgeving hierover aangepast. Een belangrijke wijziging is dat de NBA accountants vraagt om transparanter te zijn over de bevindingen van de accountant tijdens de controle. Tijdens de voorbereiding van de aandeelhoudersvergadering moet de accountant hierover afspraken maken met de voorzitter van de vergadering.

Bij het optreden in de AvA moet de accountant duidelijk maken aan welke onderwerpen door hem of haar primair aandacht is gegeven bij de controle, zoals aan continuïteit en frauderisico’s. Net als bij de kernpunten van de controle (key audit matters) gaat de NBA er vanuit dat de accountant zaken die gedeeld worden met de AvA, eerst heeft gedeeld met het management en de raad van commissarissen.

Nieuw in de aangepaste handreiking is de ‘opdracht voor de accountant voor het komende jaar’, die de accountant de mogelijkheid geeft om de controle van de jaarrekening voor het komende jaar toe te lichten. Dat geldt ook voor andere opdrachten, zoals bijvoorbeeld een duurzaamheidsrapportage.

De handreiking is in november 2022 ter consultatie voorgelegd aan de accountants in Nederland. In de finale versie zijn reacties uit de consultatiefase verwerkt. Die kwamen zowel vanuit de accountantspraktijk als vanuit gebruikers van de informatie.

Volgens Anton Dieleman, voorzitter van het Adviescollege voor Beroepsreglementering (ACB) van de NBA, bleek daaruit dat verschillend wordt gekeken naar de rol van de accountant tijdens de aandeelhoudersvergadering. “Er kwam zowel een voorstel om terughoudend en voorzichtig te zijn, als een oproep om juist actiever op te treden. De afweging van die reacties heeft gezorgd voor enkele wijzigingen in de handreiking.”

Ook is in de reacties op de consultatieversie de ketenverantwoordelijkheid benadrukt en is aangegeven dat de accountant alleen uitspraken moet doen over zaken waarover voldoende controle-informatie is verkregen. Die reacties hebben geleid tot een duidelijker formulering hiervan.

“Met deze handreiking zet de sector een nieuwe stap op weg naar vertrouwen in het maatschappelijk verkeer”, aldus NBA-voorzitter Kris Douma. Hij geeft aan dat bij de afsluitende behandeling door het NBA-bestuur is gepleit voor heldere taal. 

“Accountants zijn gewend om vooral vaktechnisch zorgvuldig te rapporteren, maar dat draagt niet altijd bij aan de duidelijkheid voor de gemiddelde gebruiker. Daarom heeft het bestuur gevraagd om een toevoeging over helder en duidelijk formuleren, zodat de toelichting van de accountant in de AvA ook het gewenste effect heeft.” 

Hoewel de handreiking primair is bedoeld voor het optreden van accountants in de AvA van beursgenoteerde ondernemingen, raadt de NBA ook accountants in de MKB-praktijk aan de handreiking te gebruiken bij het geven van een toelichting op de controlewerkzaamheden.