Veranderen van je kantoor: 5 focusgebieden

Foto: Unsplash

Een magische oplossing voor het toekomstklaar maken van je kantoor is er niet, maar je kunt wel een aantal stappen zetten. Een solide veranderplan besteedt aandacht aan de volgende vijf gebieden: 

1. Technologie
Veel firma’s hebben een budget, maar missen een duidelijk strategisch IT-plan. In dit plan wordt duidelijk hoe de visie van het kantoor op de toekomst verbonden is aan investeringen in software-oplossingen en tools. 

Stel de volgende vragen:
– Waar wil je over vijf jaar staan met je kantoor? 
– Haal je het maximale uit je bestaande software? Hoe kun je er meer uithalen? 
– Hoe gaat je kantoor nieuwe technologie aanwenden op korte, en middellange termijn? 
– Welke opkomende technologieën moet je op dit moment implementeren? 
– Welke technologieën moet je nauwlettend volgen om in de nabije toekomst te gaan toepassen? 

Deze vragen beantwoorden is een eerste stap. Vervolgens is het belangrijk om te bepalen wat dit betekent voor de menselijke kant en de mindset binnen je kantoor. En wat er nodig is aan opleiding en verandermanagement. Binnen elke firma zijn personen die hier meer affiniteit mee hebben. Zij moeten zoveel mogelijk vrij gemaakt worden om hier volop mee aan de slag te gaan. 

Bij Joinson&Spice wordt al volop op deze manier gewerkt. “We zijn continu bezig met innovatie”, vertelt oprichter Louis van Garderen. “Dat is de kern van ons kantoor. In ons inmiddels 13-koppige team hebben we hele verschillende mensen, waaronder een ontwerper en IT-auditor, die elkaars denken sterk beïnvloeden. We hebben ook mensen die geen uren schrijven, maar enkel en alleen bezig zijn het maximaal geautomatiseerde proces van de toekomst te ontwerpen.”
 
[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-16-juni-2020″] 
2. Proces
Een obstakel bij procesoptimalisatie is oude processen niet veranderen terwijl de technologie wel verandert. Processen moeten geüpdate worden om bij te blijven bij veranderende dynamiek en applicaties. Het is verder belangrijk om niet alleen efficiënter te willen zijn: oftewel dingen sneller te doen, maar te kijken naar de effectiviteit. Optimale processen zijn consistent, efficiënt en leveren de hoogst mogelijke kwaliteit en winstgevendheid. 

In de dagelijkse gang van zaken bij SFAA, winnaar van de Exact Cloud Award in 2018, is procesoptimalisatie een centraal thema geworden, aldus oprichter Annelie Snijder. “Waarom doe je wat je doet? Kan het beter of efficiënter? Welke processen kunnen we anders insteken, zodat de marges omhoog gaan? Dat zijn de vragen die we continu stellen aan onszelf en aan onze klanten. Soms investeren we een week in een innovatie in onze werkwijze die ons vanaf dan veel tijd bespaart. Wij zijn echt de financiële afdeling op afstand. Neem bijvoorbeeld de kassasystemen, wij zitten echt in de kassa van onze klant. Wij maken de prijzen aan, dat doen zij niet zelf. Dat is nodig om alle informatie tijdig in de managementrapportages te krijgen.”

3. Talent
Welke vaardigheden heb je nodig in je firma de komende drie tot vijf jaar? Alleen vaktechnische vaardigheden zijn niet langer genoeg. Wat je ook nodig hebt is het vermogen om visie te delen, teams te ontwikkelen, lastige beslissingen te nemen, het grote plaatje in het oog te houden, klantrelaties te managen, en vertrouwen te creëren tussen teamleden. 

De directie van kantoren kunnen dit op twee manieren doen: talent intern ontwikkelen en het aantrekken van nieuwe medewerkers met vaardigheden die je nog onvoldoende in huis hebt. Zij zullen tijd en geld moeten investeren om de behoeften in kaart te brengen. Daarna volgt het plannen van initiatieven (training, assessments) en de middelen die daarvoor nodig zijn. En dan de uitvoering en het meten van de voortgang van de acties. 

Bij FACET Accountants & Adviseurs, een middelgroot kantoor in Capelle aan den IJssel waar 55 specialisten werken, is de focus vooral gelegd op klantgerichtheid. “Oprechte interesse tonen is het belangrijkste wat er is”, zegt Ilonka Kelder. “De jaarrekening wordt straks een druk op de knop. Het gaat om de persoon. De persoon accountant en persoon klant; die twee moeten klikken. Anders gaat het niet werken.”
 
Collega Kim Stander vult aan: “Mensen die bij ons vertrekken zijn meestal niet zo met het hart bezig. Dat is echt iets dat bij ons hoort. Maar ook de mensen die blijven moeten vaak nog dingen leren over klantcontact. We zijn daarom sinds een aantal jaren bezig met gedragstraining. Dat doen we heel intensief en met het hele kantoor. Het thema van afgelopen jaar was klantgericht samenwerken. Je ziet echt het resultaat in hoe onze mensen denken en doen. We zijn er nog niet. We moeten daar aan blijven werken. Het centraal stellen van de klant is makkelijk gezegd, maar zorgen dat het echt gebeurt blijft een continu aandachtspunt.”

4. Leiderschap
Om jonge mensen aan te trekken, zal je kantoor een heldere visie op de toekomst moeten hebben. Een visie die vertrouwen geeft bij jonge accountants en het verlangen om deel uit te maken van het langetermijnsucces van de club.  

Verandering vraagt om een sterke leider die moed, toewijding, bekwaamheid en vertrouwen verschaft. De leiders van een succesvolle firma zien de noodzaak voor verandering lang van te voren en lopen om de troepen vooruit. Ze doen dit niet door hun wil op te leggen, maar door anderen te inspireren. 

Bij het Noord Hollandse Vanhier accountants | adviseurs heeft algemeen directeur Daan van der Poel een dergelijke visie ontwikkeld. “Een bedieningsconcept waar ontzettend veel behoefte aan is bij klanten is controlling”, constateert Van der Poel. “Ondernemers herkennen het doorgaans niet onder deze term, maar dit is wat ze willen: tussentijdse stuurinformatie op begrijpbare wijze gepresenteerd met hoogwaardige ICT-oplossingen. En dat in combinatie met de persoonlijke begeleiding en advisering van frontoffice adviseurs, zoals wij hen noemen.” 

Intern zoekt Vanhier naar de intrinsieke drijfveren van medewerkers en matcht die met de beschikbare posities op het kantoor. “Een rol moet matchen met iemands persoonlijke drijfveren. Niet alleen de accountants, maar ook de fiscalisten, juristen en de payrollspecialisten hebben zo hun keuze voor front- of backoffice zelf gemaakt. Je kan wel frontoffice adviseur willen zijn, maar met een overheersend blauwe drijfveer gaat het hem niet worden.”

5. Groei
Wat voor soort groei wil je bereiken? Je kunt organisch groeien of via fusies of overnames. Beide vereisen toewijding aan mensen, planning en procesmanagement. Een andere vraag is op welke niches je je gaat richten. Heldere keuzes maken hierin is belangrijk om je te onderscheiden van andere kantoren. Wanneer je processen gaat verbeteren en automatiseren, is het hebben van een duidelijke richting erg belangrijk. 

EasyZZP is een online administratiekantoor dat zich richt op de zzp'er, eenmanszaak en mkb-ondernemer. Het kantoor maakt gebruik van de nieuwste online tools en software om haar klanten, die een vast tarief per maand betalen, zo goed mogelijk te bedienen. Inmiddels zijn er vier kantoren, om maar zo dicht mogelijk bij die klanten – voornamelijk zzp'ers, de naam zegt het al – te zitten. 

Om zoveel mogelijk klantwaarde te creëren, worden de ondernemers achter EasyZZP gestimuleerd processen zo slim mogelijk te automatiseren. Yuki en Storecove zijn twee van de basistools die EasyZZP inzet. “Door slim te automatiseren kunnen we het maandtarief laag houden en blijft er veel tijd over voor controles, aangiften en het bespreken van de cijfers”, legt medeoprichter van EasyZZP, Dion Florack, uit. “We werken volledig vanuit de cloud. Klanten krijgen een inlog van Yuki bij hun pakket. In onze backoffice portal komt alle informatie samen en creëren we inzicht voor klanten. Met business intelligence en rapportages als klanten dat willen.” 

Een andere belangrijke vraag is wie binnen je kantoor de leiding gaat nemen over business development. Hier een toegewijd persoon voor hebben is cruciaal om het grotere geheel niet uit het oog te verliezen. Iemand die zorgt dat leads worden opgevolgd en de juiste mensen er op het juiste moment bij betrekt. 

Tot slot
Er is geen magische oplossing voor het veranderen van je firma, maar je hoeft het niet alleen te doen. Zoek naar antwoorden via collega’s en leveranciers. Bijvoorbeeld op Accountancy Expo op 18 juni 2019. 

Bron: Accountingweb.com