Nationale Accountancy Awards: DWO Administraties helpt Chinese klant met stap naar Europa

Xander Siebers: "Een buitenlandse klant met haar hoofdvestiging in China, Opple Lighting meldde zich voor onze online HRM- en salarisdiensten voor haar marketingafdeling. Deze afdeling zou de voorloper zijn van een definitieve vestiging in Europa. Het bedrijf brengt hoogwaardige producten op de particuliere en zakelijke markt en combineert dit met grote aandacht voor research & development."

"Door onze totaaloplossing besloot de klant al snel de HRM-diensten uit te breiden en de gehele financiële administratie bij ons onder te brengen. Op afstand fungeerden wij als een soort interne administratieafdeling. Het volledige inkoopproces werd gedigitaliseerd en met leveranciers werden afspraken gemaakt over de aanlevering. De loonadministratie werd ook aan onze oplossing gekoppeld en alle declaraties van het personeel liepen geautomatiseerd via ons voor autorisatie en verwerking. Elke periode diende op de laatste dag van de maand afgesloten te worden en gerapporteerd volgens de gestelde inrichting en normen van de klant."

"Door onze online oplossing was de klant in staat volledig mee te kijken met de voortgang van de vestiging in Nederland, zonder daarvoor een eigen administratieafdeling in te hoeven richten. Alle relevante informatie was voor de klant beschikbaar tot in het diepste detail, aangezien alle mutaties in de financiële administratie gekoppeld waren aan documenten. De nauwe samenwerking tussen het moederbedrijf, de HRM-afdeling in Nederland en DWO legt een goede administratieve basis voor toekomstige ontwikkelingen in het bedrijf." 

"Wij proberen voorop te lopen met online diensten die passen binnen onze visie. Online boekhouden doen we al meer dan tien jaar en digitaal informatie delen introduceerden we zeven jaar geleden. Toch hebben wij een aantal jaren geleden besloten ‘scannen en herkennen’ nog niet toe te gaan passen. Onze verwachting was dat elektronisch factureren snel een vlucht zou nemen, maar dat is niet uitgekomen. In combinatie met digitaal factureren zijn wij hier inmiddels vol mee aan de slag. Klanten verzorgen zelf de verkoopfacturatie via ons systeem en ‘schieten’ wekelijks alle inkoopfacturen digitaal bij ons binnen. De volledige verwerking van kas- en bankmutaties en het verzorgen van relevante rapportages gebeurt verder door ons. Wij streven inmiddels naar wekelijkse verwerking, haast actueler dan menig klant was toen hij of zij zelf de administratie nog deed."

"Een aantal jaren geleden hebben wij onze missie en visie eens goed onder de loep genomen. De mens achter elke onderneming speelt voor ons een centrale rol. Als online administratiekantoor is ICT natuurlijk van levensbelang om die visie gestalte te geven. Een goede samenwerking met onze softwarepartners is voor ons zeer belangrijk. Al onze klanten hebben een eigen portal, met daarin alle voor hen relevante informatie zoals een online dossier en hun fiscale aangiften. Eigenlijk kun je zeggen dat van factuur tot aan de jaarrekening gebruik wordt gemaakt van ICT."