Nationale Accountancy Awards: Digitale handtekeningen en printerloze kantoren bij Alfa

“Het proces rondom het opmaken en afhandelen van jaarrekeningen brengt een flinke papierstroom met zich mee en is omslachtig en tijdrovend: We controleren de financiële administratie en zorgen ervoor dat het aan de wettelijke voorschriften voldoet. Vervolgens worden alle documenten geprint en in een boekwerk gebundeld. Dan is het moment voor de natte handtekeningen van zowel de accountant als de klant en pas dan is het document rechtsgeldig. Dit betekent in de praktijk drie keer op en neer met de post en kost naast postzegels, papier en benzine ook nog eens veel tijd. Een doorlooptijd van minimaal een week is zeer gangbaar. Dat is: wanneer het nergens blijft liggen. Een van de nadelige eigenschappen van papieren documenten is dat ze heel snel onderop een stapeltje verdwijnen. Bij digitale processen is het eenvoudiger om er prioriteit aan te geven. Daar zijn we onlangs mee gestart.” 

 

“Het gaat om het digitaal, rechtsgeldig ondertekenen van jaarrekeningen. Daartoe werken we met IntraOffice van IntraData, onderdeel van Solipsis Document Management. Samen bekijken we hoe we het ondertekenproces anders kunnen inrichten, stroomlijnen en versnellen met de inzet van IntraOffice. Op ons kantoor in Aalsmeer wordt al 80% van de jaarrekeningen via e-mail verstuurd. Maar nu nog met een gescande handtekening. Dit gaat binnenkort veranderen. Dan zet de klant z’n handtekening via een link in de e-mail en vervolgens ondertekent ook de Alfa accountant digitaal via een link. Op dat moment is de jaarrekening digitaal rechtsgeldig en makkelijk te verzenden naar de stakeholders van de klant, zoals banken, de belastingdienst et cetera.”

“Er heerst een redelijke mate van conservatisme in Nederland. De natte handtekening is in onze maatschappij nog steeds een groot goed en vormt eigenlijk een obstakel in het hele digitaliseringsproces. De digitale handtekening versnelt het papierintensieve proces rondom het opmaken en afhandelen van jaarrekeningen. De minimale doorlooptijd van een week kan worden teruggebracht naar een paar uur. Daarnaast maakt het de dienstverlening goedkoper en verhoogt het de service richting de klant.”

De genomineerden voor de ‘Nationale Accountancy Awards 2015′ zijn accountants die slimmer werken, minder kosten in rekening brengen en beter adviseren. Die gebruik maken van de meest innovatieve technologie. Bent u zo’n accountantskantoor dat in aanmerking komt voor de Nationale Accountancy Awards? Meld u voor 1 maart 2015 hier aan. Bel of mail Alex van Groningen (avangroningen@alexvangroningen.nl) / 06 50 643 283 voor meer informatie.

___________________________________________________________________________________________________     

“Binnen de eigen organisatie vindt de digitaliseringsslag vruchtbare grond. De eerste stap in de digitale handtekening is landelijke dekking. We hebben nu een test gedraaid met IntraOffice bij twee kantoren. Het is de bedoeling dat we dat dit voorjaar verder uitrollen naar alle vestigingen. We streven naar 100% papiervrij, maar ik zeg duidelijk ‘streven’ omdat we wel reëel moeten blijven. Sommige klanten willen nog niet, of hebben meer tijd nodig.  Een kwestie van ‘de tand des tijds’ –  uiteindelijk zullen ook zij de switch maken. Een volgende stap is het verder automatiseren en digitaliseren van ons backend proces. Ik zou het een mooie ambitie vinden dat we over tien jaar een aantal kantoren hebben zonder printers.” 

 

“Alfa heeft innovatie hoog in het vaandel staan. Nieuwe technieken die het werk van de accountant er eenvoudiger op kunnen  maken worden niet geschuwd. Met het in gebruik nemen van IntraOffice zet ook Alfa een concrete stap voorwaarts in het papiervrij werken. Papier is niet meer van deze tijd en de maatschappelijke acceptatie om over te stappen naar digitaal is ruimschoots aanwezig. Papier is bewerkelijk, kostbaar en niet duurzaam. Door IntraOffice wordt 100% papiervrij communiceren met klanten heel eenvoudig. Documenten worden digitaal beschikbaar gesteld via het internet en kunnen eenvoudig via de smartphone rechtsgeldig worden ondertekend. We voorzien zo in een moderne, op internet gebaseerde oplossing die eenvoudig samenwerkt met bestaande bedrijfsapplicaties.”