Matthijs Dijkema RA: Een vertraagde jaarafsluiting begint niet in januari

Als een close uitloopt, hoor ik vaak dat er te weinig mensen of te weinig tijd waren. Dat speelt zeker een rol, maar het is zelden het hele verhaal. Diane Janvrin en Maureen Francis Mascha , twee Amerikaanse wetenschappers in de accountancy, onderzochten al in 2014 het closeproces bij 22 organisaties en wezen onder meer op samenwerking, schattingsprocessen en nieuwe verslaggevingsvereisten.

Dat zijn geen capaciteitsvragen. Het zijn vragen over hoeveel werk vooraf voorspelbaar en beheersbaar is gemaakt. Die vragen raken niet alleen finance. Ook de accountant merkt het verschil: een close die op afspraken draait, laat zich toetsen. Een close die op improvisatie draait, levert late vragen, ontbrekende onderbouwingen en discussies op die in het voorjaar nog lopen.

De routine van de maandafsluiting helpt hier niet

Veel organisaties hebben hun maandafsluiting inmiddels goed op orde. Die is repeterend, laat zich standaardiseren en wordt na twaalf cycli vanzelf beter. De jaarafsluiting doe je één keer per jaar. Dan komen schattingen, bijzondere transacties, aanvullende toelichtingen en de controle samen, en is finance afhankelijk van treasury, tax, HR, actuarissen en lokale teams.

Daardoor kan een organisatie de maandclose prima beheersen en toch in het eerste kwartaal vastlopen. De routine ontbreekt precies daar waar de complexiteit het grootst is. De kwaliteit van de jaarafsluiting wordt dus grotendeels bepaald voordat de drukste weken beginnen.

Vier plekken waar de vertraging ontstaat

1. Uitzonderingen die elk jaar terugkomen

Aansluitingen, standaardrapportages en voorspelbare onderbouwingen horen als routine te verlopen. Bijzondere transacties en oordeelsvorming verdienen gerichte aandacht, en ook die kun je grotendeels voorbereiden. Een overname is eenmalig, maar de stappen voor accounting, consolidatie en verslaggeving kunnen vooraf worden vastgelegd. Als dezelfde verrassing ieder jaar terugkomt, hoort zij in de planning.

2. Entiteiten die elk hun eigen waarheid hebben

Eén ERP-systeem garandeert geen consistente rapportage. Omgekeerd kunnen verschillende systemen prima werken, zolang definities, rekeningmapping, cut-off-afspraken en rapportageformats op elkaar aansluiten. Gebruiken entiteiten andere data, procedures of interpretaties, dan verschuift het werk naar handmatige aansluitingen en correcties bij de consolidatie. Dat is precies het moment waarop er het minst tijd voor is.

3. Oordeelsvorming die te laat op tafel komt

Omzetverantwoording, voorzieningen, bijzondere waardeverminderingen, belastingposities: bij de jaarafsluiting komen de posten samen waarbij een oordeel nodig is. Neem een langlopend productiecontract. De vraag wanneer en hoe voortgang wordt gemeten, kun je in september beantwoorden of in februari. In februari kost dat onnodig veel tijd, voor finance én voor de accountant.

Spreek zulke uitgangspunten daarom vooraf af en leg de onderbouwing vast, met een vaste werkwijze en voorbeelden. Lokale teams beoordelen vergelijkbare feiten dan op dezelfde manier. En de accountant toetst de toepassing aan een bekende basis, in plaats van dat de groep de uitgangspunten ieder jaar opnieuw moet reconstrueren.

4. Closing instructions zonder eigenaar

Informatie over contracten, claims, personeel en investeringen komen vaak van buiten finance. Is niet duidelijk wie aanlevert en wie beoordeelt, dan ontstaan late vragen en ontbrekende onderbouwingen. Goede closing instructions maken concreet welke informatie nodig is, wie eigenaar is, wie beoordeelt en wanneer escalatie volgt.

Daarnaast moeten ze gemakkelijk vindbaar zijn. Gaan kalender, instructies, grondslagen en formats als losse bestanden rond, dan raken versies door elkaar en is niet meer te zien welke afspraak geldt. Met goed vastgelegde afspraken wordt de close onderdeel van het bredere stelsel van governance en interne beheersing, in plaats van een geïsoleerde finance-oefening.

Begin bij wat elk jaar misgaat

Een grote transformatie is meestal niet nodig. Begin met de vertragingen die ieder jaar terugkomen. Welke stappen worden laat of onvolledig opgeleverd? Waar ontstaat herstelwerk? Welke afhankelijkheden liggen buiten finance? Volg daarbij niet alleen de snelheid, maar ook de kwaliteit: het aandeel tijdige en volledige aanleveringen, late correcties na consolidatie en openstaande aansluitingen.

Koppel die punten aan duidelijke eigenaren en bespreek de oorzaken vóór de volgende close. Wie daar nu mee begint, heeft vóór de jaarwisseling nog ruimte om de belangrijkste afspraken vast te leggen. Want een goede close is niet alleen snel. De cijfers moeten op tijd beschikbaar zijn én betrouwbaar genoeg om besluiten op te baseren. Dat vraagt om duidelijke governance, voordat de drukste weken beginnen.