‘Ik wil ondernemers helpen administratieve lastendruk te verminderen’

61 is Martien Hermans, maar nog altijd weet hij niet van ophouden. Hermans – oud-voorzitter van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) en tot voor kort mede-eigenaar van het administratiekantoor MBV – is en blijft een gedreven ondernemer, die oog heeft voor de kansen en altijd streeft naar innovatie. Zeker als het gaat om innovatie om gebruik te maken van de mogelijkheden die de digitalisering voor accountants- en administratiekantoren biedt. Samen met zijn vrouw heeft hij een administratie- belastingadvieskantoor opgericht, ADFA Bedrijfsadviseurs. Wat bewoog hem hiertoe?

Dát de digitalisering enorme invloed zou hebben op de accountancy en aanverwante sectoren, daarvan was Hermans al overtuigd geraakt in de jaren dat hij voorzitter van de NOAB (2013 – 2019) was. “Alle presentaties en studies over de toekomst van ons beroep sterkten me in de overtuiging dat administratieve werkzaamheden hoe langer hoe vaker zouden worden gedigitaliseerd en naar de cloud zouden worden gebracht." Met als gevolg dat de administratieve dienstverlening, het opstellen van de jaarrekening en andere diensten uit de traditionele administratie- en samenstelpraktijk zich in hoog tempo tot een 'commodity' zouden ontwikkelen: niet iets waarop je je als aanbieder kunt onderscheiden, behalve misschien op prijs. 

Dit pleitte ervoor om als accountants- of administratiekantoor de administratie verregaand te digitaliseren. ADFA Bedrijfsadviseurs gaat nog een stap verder en helpt de ondernemer om zijn boekhouding grotendeels zelf te doen. Verder worden alle standaarddiensten aangeboden tegen een vast tarief: dan kan de ondernemer rekenen op voorspelbare en schappelijke tarieven. Niet alleen de ondernemer profiteert, ook de maatschappij als geheel gaat erop vooruit als dit gebeurt. "De administratieve processen worden efficiënter ingericht, en door slimme koppelingen wordt het aantal foute boekingen geminimaliseerd. Dat betekent dus dat de administratieve lasten omlaag gaan. Dit was voor mij een extra stimulans om de digitalisering te omarmen. Ik verheugde me erop om iets te kunnen bijdragen aan de terugdringing van de administratieve lastendruk. In plaats van alleen te klagen en praten over maatregelen die de overheid kan nemen, wil ik echt iets doen." 

Zijn voormalige partners  deelden de visie van Hermans op de digitalisering op zich wel. Alleen was de bereidheid om de strategie van het kantoor ook hierop aan te passen uiterst gering. Begrijpelijk, zegt Hermans. "Dit vloekte met het traditionele verdienmodel van 'uurtje-factuurtje'. Veel traditionele kantoren rekenen per cliënt jaarlijks een bedrag voor alle uren voor het verzorgen van de administratie, de jaarrekening en de belastingaangifte. Die uren zijn ze kwijt doordat de klanten hun bonnetjes en facturen ongesorteerd aanleveren, waardoor er veel  inefficiency en hoge administratieve lasten ontstaan. Voor Hermans aanleiding om medio 2018 zijn eigen weg te gaan. Hij bleef nog wel verbonden als relatiebeheerder, tenslotte voor de klanten was Hermans de vertrouwenspersoon.

Boekhouden zonder franje
Tegelijkertijd startte hij ADFA Bedrijfsadviseurs. Ruim twee jaar konden die activiteiten naast elkaar bestaan, maar op den duur bleken de twee toch te conflicteren. Bovendien wilde Hermans zich volledig richten op zijn eigen kantoor. Sinds 1 januari 2021 is hij helemaal van zijn vorige kantoor los en biedt hij administratieve diensten en advies aan, grotendeels tegen vaste tarieven. Inmiddels heeft hij 45 klanten, een aantal van hen “overstappers” vanuit zijn oude netwerk.  De overigen zijn starters, de eigenlijke doelgroep waarop hij zich richt.

Zijn belangrijkste dienst is advies, en dus niet het verzorgen van de administratie. De administratieve werkzaamheden zijn zoveel mogelijk geautomatiseerd – Hermans werkt onder andere met Accountancy Gemak en Fiscaal Gemak van Accountancy Gemak, waarbij in- en uitgaande facturen en bankafschriften geheel of vrijwel automatisch de administratie in lopen. Als het goed is, is de administratie een bijkomstigheid, zoals Hermans het uitdrukt: "Dat willen ondernemers ook: de zekerheid dat de boekhouding goed voor elkaar is, zonder dat het veel gedoe kost." Hij spreekt ook wel van 'boekhouden zonder franje'. 

En als die boekhouding eenmaal op orde is, kan hij administratief en fiscaal advies geven, diensten die zeker voor starters enorm waardevol kunnen zijn. "Je kunt als startende ondernemer vrij makkelijk alles helemaal goed inrichten. Je hebt dan meteen een goede basis, en hoeft niet in een later stadium nog allerlei aanpassingen te doen die vaak enorm veel werk kosten. Je voorkomt daarmee bijvoorbeeld dat je aan de start een particuliere bankrekening kiest die zich niet leent voor een koppeling met je administratieve software. Dat lijkt in eerste instantie misschien goedkoop, totdat je moeite moet doen om die particuliere bankrekening om te zetten naar een zakelijke rekening. Nog een voorbeeld: is het aantrekkelijk voor de starter om in de btw te opteren voor de Kleine Ondernemers Regeling? Ook daarvoor geldt dat je beter in een vroeg stadium een goede keuze kunt maken, dat kan enorm veel geld schelen. Starters krijgen enorm veel op zich af. Ik wil ze graag 'ontzorgen'."

Sparring partner
Het liefste geeft Hermans bedrijfsmatig advies, en treedt hij op als 'sparring partner' en kijkt hij samen met de ondernemer waar groeimogelijkheden liggen of kijkt hij juist in hoeverre eerdere ondernemingsdoelstellingen zijn bereikt. Deels gebeurt dit op basis van de administratie. Accountancy Gemak werkt met één dataset op één online platform en de data worden continu bijgehouden, wat er toe leidt dat adviseur en ondernemer veel meer informatie uitwisselen en veel intensiever contact hebben dan vroeger. 

"Veel kantoren hebben eens in de drie maanden contact met een cliënt, als de btw-aangifte is gedaan. En dan een paar maanden later na de afsluiting van een boekjaar, als de jaarrekening opgesteld is. Dan kun je vrijwel alleen maar terugblikken op hoe het dat jaar is gegaan. De mogelijkheden om vooruit te blikken zijn zeer beperkt." Nu is dat anders. Doordat de administratie voortdurend wordt bijgewerkt, hebben adviseur en ondernemer steeds een actueel inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming. Ze kunnen continu met elkaar een dialoog aangaan, en kunnen de effecten van eerder genomen beslissingen evalueren en bijsturen met het oog op de toekomst. En de jaarrekening? "Die lever ik alleen als een ondernemer erom vraagt, of als het wettelijk voorgeschreven is. En als het moet, dan zit ik ook hier heel 'kort op de bal': een jaarrekening kan vrijwel direct na de afsluiting van het boekjaar worden opgeleverd."

Vertrouwenspersoon
Maar Hermans adviseert zeker niet alleen op basis van de kennis die hij ontleent aan de administratie. "Klanten willen aandacht. Ze willen niet dat je alleen contact opneemt als de btw-aangifte moet worden verzorgd of als de jaarrekening is afgerond. Ze stellen het op prijs als je aan hun verjaardag of hun trouwdatum denkt." Hermans streeft ernaar om een vertrouwenspersoon te worden van zijn cliënten: "Iemand aan wie ze hun dromen vertellen. Ik wil horen wat zich in het hoofd van de ondernemer afspeelt". Voor zover Hermans ze zelf niet kan adviseren hoe ze die dromen het beste kunnen verwezenlijken, zal hij andere deskundigen inschakelen. "Ik streef er naar ons bedrijf uit te laten groeien tot een platform waarbij financiële planners, hypotheek- en verzekeringsadviseurs en andere voor de ondernemer van belang zijnde partijen zijn aangesloten." 

Uiteraard zullen zij niet allemaal tegen vaste tarieven werken, en zal ADFA het 'uurtje-factuurtje' dus herintroduceren. "Maar ik heb daar geen principieel bezwaar tegen. Voor uitgebreid advies breng ik ook uren in rekening. Ik probeer het alleen wel transparant te houden, zodat een ondernemer weet hoeveel uren ik werkelijk besteed heb. En ik reken dan  een schappelijk tarief.  Degenen die zich bij mijn platform aansluiten zullen ook een redelijk tarief moeten hanteren. Iemand die 250 euro per uur wil is sowieso niet welkom."