Marcel Hansen (DVG Groep): ‘Wij willen controller op afstand zijn’

De administratieve lastendruk stijgt, ook voor accountants- en administratiekantoren. Verregaande digitalisering is de manier om toch efficiënt te kunnen draaien. En tegelijkertijd om klanten beter te kunnen bedienen. "Zelfs om tot 'controller op afstand' te kunnen uitgroeien", zegt Marcel Hansen, mede-eigenaar van administratie en adviesbureau DVG Groep.  

"Wij ontzorgen de ondernemer", beloven veel accountants- en administratiekantoren. Die belofte is niet makkelijk waar te maken. De administratieve lastendruk waar accountants mee te maken hebben is in de afgelopen jaren toegenomen, door de introductie van nieuwe wet- en regelgeving. Meer en ingewikkeldere regels, die vaak vrijwel onmogelijk zijn uit te voeren. Daarnaast moeten steeds meer partijen erop kunnen rekenen dat accountants hun van betrouwbare informatie voorzien – niet alleen de ondernemer, maar ook de bank, de Kamer van Koophandel en andere 'stakeholders'. "Het wordt er niet makkelijker op", zegt Marcel Hansen, mede-eigenaar van administratie- en adviesbureau DVG Groep.  

Hansen wijst op de nieuwe regels omtrent het UBO-register die in september vorig jaar zijn ingevoerd ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Bedrijven moeten voor eind maart bij de Kamer van Koophandel opgeven wie hun aandeelhouders zijn of het er voor het zeggen hebben (de UBO's, ultimate beneficial owners). Ook moeten ze zorgen dat deze UBO-informatie actueel blijft. Accountants, belastingadviseurs, advocaten en notarissen worden geacht als 'poortwachter' op te treden. Als zij constateren dat er UBO-informatie in het register onjuist is, moeten zij dat melden bij de Kamer van Koophandel. Maatregelen waarvan Hansen verwacht dat ze wel zullen helpen tegen witwassen, maar wel zorgen voor een extra belasting van zakelijke dienstverleners zoals hijzelf. Want het achterhalen van wie de UBO's zijn, is lang niet altijd eenvoudig.  
 
Hij geeft het voorbeeld van een bedrijf met Amerikaanse en Israëlische eigenaars die een rekening willen openen bij een Nederlandse bank. Daarvoor is een uittreksel uit het Handelsregister nodig, maar zonder opgave van de UBO wordt geen Handelsregister-nummer verstrekt. De bank zal dan ook geen bankrekening openen zonder opgave van de UBO. "En het kan wel driekwart jaar duren voordat de bank uiteindelijk overgaat tot het verstrekken van een bankrekening. In die periode kan de klant niets doen want zonder bankrekening kan je geen onderneming voeren! Driekwart jaar!" 
 
Dat de wet- en regelgeving is aangescherpt en dat de accountant daardoor als onbezoldigd medewerker van Justitie wordt ingezet is nog tot daaraan toe. Maar de uitvoering is onnodig ingewikkeld gemaakt. "Alleen al de formulieren die je moet invullen als je een onjuistheid tegenkomt. En dan moet je een 'natte handtekening' zetten, en het formulier terugsturen. Daar hadden ze toch best een digitale oplossing voor kunnen verzinnen? De overheid belooft de administratieve lastendruk te beperken – dat was in dit geval vrij makkelijk geweest." Tijd is nu eenmaal kostbaar en niet alle werkzaamheden zijn even eenvoudig door te belasten. Juist daarom is efficiënt(er) werken iedere keer weer belangrijk om het rendement van het kantoor te behouden. 
 
Efficiencyversneller 
Daarmee stipt hij een volgend onderwerp aan: digitalisering als efficiencyversneller. DVG Groep (11 medewerkers, met het MKB tot rond de 20 personeelsleden als klanten), staat bekend om z'n 'klantvriendelijkheid, efficiency en automatisering', aldus Hansen. "Al moet ik zeggen dat we in de ogen van velen 'goed op weg' zijn met die efficiency en automatisering, maar dat het nog beter kan." Uiteraard is een kantoor nooit klaar met automatiseren, en zal zelfs de meest geavanceerde software na verloop van tijd moeten worden geactualiseerd – maar dat stadium heeft DVG Groep nog niet bereikt.  
 
Vandaar dat het kantoor nog 'onderweg' is, zoals Hansen het uitdrukt. "Zo hebben we nog een rapportagesysteem van Accountancy Gemak, Audition, draaien op een server. Vooral de meer ervaren werknemers werken er graag mee. Het is ook een prima pakket, maar eigenlijk willen we volledig overstappen op een cloudbased-versie zoals Rapportage Gemak, en dat in combinatie met pakketten als Fiscaal Gemak laten draaien." Waarom dat nog niet is gebeurd? “Wij werken nu parallel met beide pakketten en wij kijken nu naar de timing van volledige omschakeling naar Rapportage Gemak met ons kantoor."
 
Toekomstbeeld 
Dat een volledig cloudbased systeem de volgende stap is, lijdt geen twijfel, zegt Hansen. "Wij merken intern al wat de voordelen zijn. Acht van de elf mensen bij ons werken tijdens de coronacrisis thuis. Al is de onderlinge communicatie minder soepel dan wanneer je met elkaar om tafel zit, het gaat verrassend goed." In elk geval zo goed dat het Hansen sterkt in zijn toekomstbeeld voor de DVG Groep. Hij ziet een toekomst voor zich waarin hij en zijn medewerkers helemaal 'geen boekhouders' meer zijn: "Dat intikken van facturen en bonnetjes is nu al uit de tijd. Straks zullen uitgaande en binnenkomende rekeningen automatisch worden ingeboekt. Misschien boeken leveranciers tegen die tijd hun facturen zelfs rechtstreeks in de administratie van hun afnemers."  
 
Hansen hoopt dat de medewerkers van de DVG Groep zich tegen die tijd kunnen waarmaken als 'analisten', 'adviseurs', en als 'controller op afstand'. Daar schuilt straks de grootste toegevoegde waarde van een accountant, weet hij. Zo'n controller op afstand moet er uiteraard net als vroeger op toezien dat de administratie goed wordt bijgehouden, maar daarnaast moet hij steeds hij ook ‘achter de cijfers’ kijken. Accountants kunnen inzichten uit data verkrijgen om beslissingen voor de praktijk van alledag te ondersteunen. Daarnaast kunnen ze organisatieplannen en -modellen ontwikkelen en zelfs analyses maken en organisatieoverschrijdend advies geven om de relatie met de bank, externe aandeelhouders en andere partijen op afstand te verbeteren. Denk aan kasstroomanalyses en adviezen op basis daarvan. Of aan forecasts en modellen waarop scenario's voor de onderneming kunnen worden gebaseerd.  
 
Die toekomst is overigens nu al begonnen: "Wij zien nu al dat bedrijven ons inschakelen als controller op afstand. Zeker bedrijven die te klein zijn om een fulltimecontroller aan te nemen. Maar ook grotere bedrijven, bijvoorbeeld als daar iemand in vaste dienst is weggevallen en wij het werk tijdelijk moeten overnemen. Dat blijkt meestal zo goed te bevallen dat we permanent de functie blijven vervullen.