Klachtenfunctionaris op het matje om vertraagde informatie en gelekte mails

Maanden wachten op financiële informatie, geen bericht over de vertraging en discussie over het delen van vertrouwelijke e-mails. Een klachtenfunctionaris van een Gelders accountantskantoor moest zich bij de Accountantskamer verantwoorden voor de manier waarop hij een klacht en een informatieverzoek had behandeld.

De klagers zijn de dochter en schoonzoon van een vrouw die klant was bij het accountantskantoor. Zij had een klacht ingediend tegen haar accountant. Eerder stapten zij zelf ook al naar de Accountantskamer met een klacht tegen deze AA. Dat leidde tot een doorhaling van drie maanden.

Het tuchtcollege oordeelde destijds dat de accountant de bestuurder en medeaandeelhouder van SKM Rapid Modelling was blijven adviseren nadat de andere aandeelhouder van deze Philips-spin-off was overleden. Die overleden aandeelhouder was de vader van klaagster en medeoprichter van het bedrijf. Zijn weduwe en erfgename, de (schoon)moeder van klagers, werd daarbij buitenspel gezet.

Kwaliteitsbeoordelaar van het kantoor

Ditmaal richtten de klagers hun pijlen op de klachtenfunctionaris, die tevens directeur en kwaliteitsbeoordelaar van het kantoor is. Voordat zij naar de tuchtrechters stapten, hadden zij bij hem een klacht ingediend over de AA. Daarbij verzochten zij om vertrouwelijkheid en vroegen zij de klachtenfunctionaris de klacht niet te delen met de betrokken accountant of de advocaat van de medeaandeelhouder.

Volgens de klachtenfunctionaris maakte dat verzoek het lastig om hoor en wederhoor toe te passen bij zijn collega. Daardoor zou hij geen volledig onderzoek kunnen uitvoeren en geen zorgvuldig oordeel kunnen vormen.

Gedocumenteerde signalen van misstanden

De klagers vonden die uitleg niet overtuigend. De klacht bevatte volgens hen concrete en gedocumenteerde signalen van misstanden. Bovendien hadden zij aangeboden aanvullende stukken te verstrekken. De klachtenfunctionaris maakte daar geen gebruik van. Hij bekeek het dossier, trok vervolgens per klachtonderdeel inhoudelijke conclusies en zag geen aanleiding voor verdere actie.

Ook zou de klachtenfunctionaris een informatieverzoek van de klagers hebben getraineerd. Zij dienden dat verzoek in na de eerdere uitspraak van de Accountantskamer. Pas nadat zij een formele schadeclaim hadden ingediend tegen de AA, de klachtenfunctionaris en het kantoor, kwam er beweging in de zaak. De medeaandeelhouder had aanvankelijk toestemming gegeven om de financiële gegevens te verstrekken. Vanwege de drukte en de hoeveelheid informatie zou dat echter enige tijd kosten, kregen de klagers te horen.

Vier maanden

Ondanks herhaalde verzoeken duurde het vier maanden. Medio mei 2025 vernamen zij dat de medeaandeelhouder zijn toestemming had ingetrokken, zonder dat daarvoor een duidelijke verklaring werd gegeven.

Een derde verwijt betrof het delen van de correspondentie tussen de klagers en de klachtenfunctionaris met de advocaat van de medeaandeelhouder. De klagers hadden ook hier nadrukkelijk om volledige vertrouwelijkheid gevraagd, omdat de e-mailwisseling ook hun inhoudelijke en juridische standpunten bevatte. De correspondentie werd overigens niet doorgestuurd door de klachtenfunctionaris zelf, maar door Marc Kelder, diens advocaat.

Volgens de klagers ontbreekt het de klachtenfunctionaris aan een eigen professionele afweging, zoals de VGBA die verlangt. De schoonzoon omschreef het handelen als een patroon van ‘ontkennen, afschuiven en afschepen’.

Ronduit onzinnig

Advocaat Kelder zette tijdens de zitting vraagtekens bij de totstandkoming van het klaagschrift. Hij vroeg zich hardop af of de klagers wel begrepen wat zij hadden geschreven en wat de strekking daarvan was. Volgens hem was het evident dat ChatGPT of een andere AI-tool de tekst had opgesteld. Sommige stellingen en conclusies zagen er volgens de advocaat op het eerste gezicht overtuigend uit, maar misten bij nadere beschouwing iedere juridische onderbouwing en waren soms ronduit onzinnig.

De zaak werd daardoor volgens Kelder nodeloos ingewikkeld gemaakt. In essentie draaide het volgens hem om twee vragen: heeft zijn cliënt de oorspronkelijke klacht naar behoren afgehandeld en is het informatieverzoek correct behandeld?

Over de klacht tegen de AA stelde Kelder dat zijn cliënt die zorgvuldig had afgehandeld. De klaagster zou hem uitdrukkelijk hebben verboden over de klacht te communiceren met de AA en de klant.

Het intrekken van toestemming

Ook het intrekken van de toestemming door het bestuur van SKM Rapid Modelling om informatie te verstrekken, kon de klachtenfunctionaris volgens Kelder niet worden aangerekend. “Een accountant heeft zich daaraan te conformeren. Het staat een accountant niet vrij om de individuele aandeelhouder te informeren over de beweegredenen van het bestuur om dat te doen.”

De tuchtrechters wilden van de klachtenfunctionaris weten waarom het kantoor vervolgens maandenlang geen informatie had verstrekt, terwijl aanvankelijk wel toestemming was verleend. En waarom waren de klagers niet geïnformeerd over de vertraging? “Dat had ik wel moeten doen,” erkende de klachtenfunctionaris.

Zijn naam staat in de cc

Ook kwam het delen van de e-mailwisseling ter sprake. De tuchtrechters vroegen de klagers of zij dit klachtonderdeel wilden intrekken, nu duidelijk was dat niet de klachtenfunctionaris, maar Kelder de correspondentie had doorgestuurd. Daar voelden zij niets voor. “Zijn naam staat wel in de cc, hij wist er dus van,” reageerde de klaagster.

De voorzitter opperde vervolgens om nog eens met elkaar om tafel te gaan zitten en de tuchtzaak voorlopig aan te houden. Dat zou mogelijk ook een langdurige schadeprocedure kunnen voorkomen. Na een korte schorsing bleek er echter geen overeenstemming mogelijk.

De Accountantskamer hoopt binnen twaalf weken uitspraak te kunnen doen.