Hoe kies je nieuwe software voor je accountantskantoor?

Door Annelien Pol, Simplicate

Administratieve processen zijn geautomatiseerd en traditionele controlewerkzaamheden verdwijnen. Maar er zijn ook nieuwe kansen. Steeds meer ondernemers hebben behoefte aan vroegtijdig financieel advies voor het maken van de strategische keuzes. Als je als accountant van toegevoegde waarde wilt blijven, dan bied je advies en real time inzicht. 

Deze nieuwe rol vraagt om nieuwe werkwijzen en systemen. Wie nu de juiste software kiest heeft straks een streepje voor op de concurrent. Maar hoe maak je de juiste keuze tussen alle software-aanbieders in de markt?

Wie wil je zijn voor je klant? 
Hoe maak je de beste keuze in nieuwe software? Wij legden deze vraag voor aan Henk Overbosch, adviseur bij DOCCO. Docco biedt IT consultancy speciaal voor de accountancymarkt. Henk: “Ik begin altijd met drie vragen: wat doen jullie voor de klant? Wat zie je voor technische ontwikkelingen en wie wil jij morgen zijn voor je klant? Als je klant enkel om een papieren jaarrekening en fiscale aangifte vraagt en jij wilt dat blijven leveren, dan hoef ik niet aan te komen met een cloud-applicatie en online dashboards. Dat past niet bij je klanten en dat past niet bij je kantoor. Maar als je proactief adviseur wilt zijn op basis van actuele data, dan ga je naar hele andere pakketten kijken. Kantoren die kiezen voor een oplossing voor wat ze nu doen, kiezen voor de traditionele pakketten. Kantoren die kijken naar: wie wil ik morgen zijn voor mijn klant? Die kijken naar nieuwe pakketten.”

De slechtste belegging is niet investeren
Uit het onderzoek The Future of Jobs 2018 blijkt dat met name banen in de accountancy en industrie worden overgenomen door machines. Henk: “Men gelooft het niet, maar ik zie het. Kijk maar eens naar robotic accounting. De robot boekt 85 procent foutloos in. Volgend jaar komen er Europese technieken op de markt: P2D2 en Instant Payment. Dat zijn allemaal bedreigingen voor het beroep. De grootste uitdaging is dat accountants zichzelf blijven ontwikkelen. Met name op het gebieden van creativiteit, kritisch denken en overtuigen. Mensen op de werkvloer beseffen niet dat we op de vooravond staan van een ander tijdperk. De slechtste belegging die je nu kunt doen is niet investeren in automatisering, want dan is je kantoor over vijf jaar weinig meer waard.”

Hoe stap je over?  
Bij veel accountancykantoren is de ICT-omgeving complex door integraties, koppelingen, licentiestructuren en de datahuishouding. Hoe maak je de juiste keuze in tools? Henk: “Dat is afhankelijk van je doelstelling. Ligt je focus op interne automatisering? Dan kies je voor een ander pakket dan als je gaat voor gebruikersgemak voor je klanten. Je zou tegen klanten moeten zeggen: Ik ga jullie proces automatiseren en helpen bij je bedrijfsvoering. Ik ga kijken waar de pijnpunten zitten in de cijfers en je daarbij helpen. Tuurlijk ontvang je je rapportages en jaarrekening, maar die komen straks automatisch uit het systeem rollen. Kantoren die nog niet toe zijn aan vaste prijsafspraken, abonnementen en transparant declareren naar de klant, die vallen terug naar de traditionele pakketten. Je moet het aandurven om je facturatiemethode overhoop te gooien. Neem hierin kleine stapjes en ga het gewoon doen.”