Herken de toepassingsmogelijkheden van uw Referentie GrootboekSchema

Door René Otten

Onlangs ontmoetten we Lisa. Een jonge en ambitieuze financieel manager bij FutureAdmin, een innovatief technologiebedrijf. Lisa staat voor een uitdagende taak, want hoe optimaliseert ze de financiële processen en verbetert ze de rapportage-efficiëntie? Een week geleden heeft ze geleerd over het Referentie GrootboekSchema (RGS), een gestandaardiseerd systeem voor het classificeren van grootboekrekeningen. Hét moment voor Lisa om deze tool verder te onderzoeken en te implementeren.

Even terug in de tijd
Het is maandagochtend, het begin van een nieuwe week. En een nieuwe week gaat gepaard met nieuwe kansen. Lisa neemt deel aan een interactieve RGS-workshop, georganiseerd door RGS-experts. Tijdens deze workshop krijgt ze een diepgaande uitleg over de toepassingsmogelijkheden van RGS. De voordelen zijn eindeloos en Lisa kan niet wachten om RGS binnen FutureAdmin te implementeren.

• Standaardisatie en automatisering: Lisa steekt haar hand op: ‘Begrijp ik goed dat RGS een gestandaardiseerd classificatiesysteem is voor grootboekrekeningen?’ ‘Jazeker, met ondersteuning vanuit de overheid en private organisaties’, voegt de expert daaraan toe. Goed nieuws voor FutureAdmin, want met behulp van RGS zijn grootboekrekeningen op een gestructureerde en uniforme manier te coderen. Hierdoor verloopt de communicatie tussen afdelingen en partners op een eenduidige manier en wordt de automatisering van financiële processen bevorderd. Lisa merkt op dat ook het probleem van consolidaties van entiteiten over meerdere landen middels RGS structureel is op te lossen. Maar RGS heeft ook een positief effect op de kwaliteit van de administratieve verwerking, omdat een uniform coderingsschema tot een veel consistentere boekingsgang leidt.

• Efficiënte rapportage: Lisa ziet in dat RGS haar in staat stelt om sneller en nauwkeuriger financiële rapporten te genereren. Door de koppeling tussen het interne grootboekschema van FutureAdmin en de RGS-codes kunnen gegevens eenvoudig worden geëxtraheerd en verwerkt voor verschillende rapportagedoeleinden. Denk bijvoorbeeld aan jaarrekeningen, belastingaangiftes en externe en interne verantwoordingsrapporten.

• Flexibiliteit in rapportage: ‘Niveau 4 en 5?’, vraagt Lisa. ‘RGS biedt verschillende niveaus van detail’, legt de expert uit. ‘Deze niveaus bevatten extra informatie voor specifieke rapportagedoeleinden. Ze realiseert zich dat ze, afhankelijk van de vereisten, kan kiezen tussen deze niveaus om gedetailleerdere rapporten te genereren of zich te beperken tot basisinformatie voor eenvoudige rapportages.

• Inzichtelijke analyses: Bij FutureAdmin neemt men dagelijks strategische beslissingen en zijn investeringsplanningen en budgettering dagelijkse kost. ‘RGS ontsluit een schat aan financiële informatie, zoals verloopoverzichten van vaste activa, eigen vermogen en langlopende schulden.’ Lisa schrijft het op, zet er een uitroepteken bij en omcirkelt het. Dit móet zij delen met het managementteam. 

• Voldoen aan regelgeving: Lisa beseft dat het gebruik van RGS FutureAdmin helpt om te voldoen aan de steeds veranderende financiële rapportagevoorschriften van de overheid en andere instanties. Met RGS kunnen ze eenvoudig gegevens op de juiste manier rapporteren en de transparantie van hun financiële verslaglegging waarborgen.

• Ketenvoordeel en benchmarking: Leveranciers die RGS geïmplementeerd hebben, kunnen onderling afspraken maken om facturen voor te coderen. ‘Dat noemen we ketenvoordeel’, vertelt de expert. Scan- en herkenoplossingen bereiken zo een veel hogere herkenningsscore. En laten we ook het voordeel van benchmarking niet onderschatten, want met behulp van RGS is een betere vergelijkbaarheid van data eenvoudig gerealiseerd. ‘Da’s handig’, denkt Lisa.

RGS als voer voor de gezamenlijke drijfveer
Geïnspireerd door de vele mogelijkheden van RGS, keert Lisa terug naar FutureAdmin en presenteert ze haar bevindingen aan het managementteam. Ze stelt voor om RGS te implementeren als de standaardclassificatie voor grootboekrekeningen en laat zien hoe dit zal bijdragen aan efficiëntere processen, snellere rapportage en betere financiële analyses. Het managementteam is enthousiast en ondersteunt het idee.

Gedreven door hun gezamenlijke inzet om de financiële processen te verbeteren, implementeert FutureAdmin RGS in hun systemen. De medewerkers worden getraind in het gebruik ervan. Al snel plukt de organisatie de vruchten van gestandaardiseerde, efficiënte en inzichtelijke financiële rapportage.

Ingrediënten voor een succesvolle toekomst
De maanden verstrijken en het succesverhaal van FutureAdmin verspreidt zich in een rap tempo door de zakelijke gemeenschap. Andere bedrijven erkennen ook de voordelen van RGS en omarmen het als een essentiële tool om hun financiële processen te stroomlijnen.
Dankzij de visie van Lisa en haar vastberadenheid om nieuwe tools te verkennen, transformeert RGS de manier waarop bedrijven hun financiële informatie organiseren, rapporteren en analyseren. Het wordt een onmisbare standaard in de financiële wereld. Zo opereren bedrijven efficiënter met weloverwogen beslissingen als gevolg. Alle ingrediënten voor een succesvolle toekomst.

Auteur: René Otten, Kwartiermaker RGS bij Logius