Handvatten voor verplichte functie interne audit pensioenfondsen

Het Instituut van Internal Auditors geeft de sector in een notitie handvatten om deze functie goed in te vullen. Deze handvatten zijn gebaseerd op het internationale raamwerk voor de beroepsuitoefening (International Professional Practices Framework).

IIA Nederland constateert dat diverse pensioenfondsen zoeken naar een passende proportionele invulling van de interne auditfunctie (IAF). Peter Hartog, manager Vaktechniek bij IIA Nederland: “Er is met name behoefte aan handvatten hoe dit binnen de wettelijke eisen effectief en efficiënt kan worden ingevuld. Dit geldt vooral voor middelgrote en kleinere pensioenfondsen waar de oplossing gezocht wordt in een combinatie met een andere functie en/of uitbesteding. In onze notitie presenteren we praktische oplossingen die voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.”

Bestuurder is sleutelfunctiehouder
DNB geeft een voorbeeld van proportionele invulling, waarin de voorzitter van het bestuur de houder van de SF IA kan zijn, onder bepaalde voorwaarden en met bepaalde aanvullende maatregelen. Een maatregel is bijvoorbeeld dat bij bespreking van audit-gerelateerde zaken de rol van voorzitter door een ander bestuurslid wordt opgepakt. Volgens het IIA wordt daarmee wordt strikt genomen nog niet voldaan aan de wettelijke eis van onafhankelijkheid. De bestuurder blijft immers verantwoordelijkheid dragen voor het geheel van activiteiten van het fonds. In essentie betekent de onafhankelijkheid zoals bedoeld in de wet, dat personen die de interne auditfunctie uitoefenen, geen verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van een andere functie die object van audit kan zijn. Een nadere duiding van de randvoorwaarden en maatregelen bij deze invulling is van belang meent het IIA.

Aansturend versus operationeel
Omdat de wet het mogelijk maakt dat een bestuurder eveneens SF IA houder is, komt het IIA Nederland met een praktische oplossing om dit mét behoud van onafhankelijkheid uit te voeren. De bestuurder, bij voorkeur de voorzitter, is de sleutelfunctiehouder interne audit en daarmee eindverantwoordelijke namens het bestuur. De sleutelfunctiehouder heeft de wettelijke rapportage- en meldplicht. Daarnaast is er een Hoofd IA bij de SF IA vervuller, die operationeel leiding geeft aan de auditactiviteiten. Aanvullend is er een aantal maatregelen die zorgen dat het bestuur en het interne toezicht in control zijn over de effectiviteit van de IAF. Deze oplossing sluit aan bij zowel de internationale beroepsnormen als de algemene principes van good governance.

Sleutelfunctie uitbesteden
DNB wijst terecht op het risico van belangenverstrengeling bij een combinatie van het uitbesteden van de rol van SF houder en die van vervuller bij één externe organisatie . Dit hoeft echter niet verboden te worden. Er kunnen maatregelen getroffen worden om dit risico te verkleinen. IIA Nederland adviseert onder andere dat het bestuur het interne audit charter, het interne auditplan, inclusief het bijbehorende budget en de vermelding per audit welke vervuller de audit gaat uitvoeren, vaststelt en het  intern toezicht dit vervolgens goedkeurt.

De volledige notitie is via deze website te raadplegen