EasyZZP: Adviseren door te digitaliseren

Sinds de oprichting in 2013 is EasyZZP uitgegroeid tot een landelijk actief administratiekantoor met 8 vestigingen. Door kleine lokaal opererende teams is de klantgerichte dienstverlening gebleven. De doelgroep is verbreed en de dienstverlening uitgebreid met advies. Maar de overtuigingen die de basis waren voor deze startup staan nog steeds als een huis. Medeoprichters (en broers) Dion en Floran Florack lichten die omslag toe. 

Toen broers Dion en Floran Florack samen met Rodney Pikaar in 2013 EasyZZP oprichtten, richtte het kantoor zich – de naam zegt het al – vooral op ZZP'ers. Aanvankelijk vanuit een zolderkamer, maar al snel vanuit hun eerste kantoor in Utrecht. Voor een vast tarief nam EasyZZP de boekhouding over, deed het de BTW- en IB-aangiften en gaf het advies naar aanleiding van vragen over de administratie, 'zonder dat de meter ging lopen', zoals Floran het uitdrukt. Dit abonnementsmodel was gerechtvaardigd: door verregaande automatisering van de administratie was EasyZZP weinig 'handwerk' kwijt aan traditionele administratieve werkzaamheden en had het weinig variabele kosten. 

Het bleek ook meteen een schot in de roos; voorzover andere kantoren vaste tarieven hanteerden, dan meestal alleen voor het bijhouden van de administratie en niet voor het verstrekken van adviezen. Ook de klantgerichte benadering van EasyZZP was onderscheidend. Klanten kregen dezelfde dag antwoord op vragen. Ze hoefden niet per se naar het kantoor van EasyZZP te komen maar konden ook gewoon via telefoon, Skype, Zoom of WhatsApp en andere kanalen overleggen. Ook de goedverzorgde marketing van EasyZZP was destijds een bijzonderheid; zo werkte het kantoor als een van de eerste met Google reviews. Zo kon het kantoor de omzet jaarlijks verdubbelen en dijde de organisatie uit tot de huidige omvang. Klanten stroomden vanuit allerlei sectoren toe, vooral vanuit de zakelijke dienstverlening, ICT en de bouw. Veelal ook bedrijven uit het klein MKB, werkend vanuit een BV met personeel. 

Proactief advies
Twee jaar geleden was de klantengroep met klein MKB-klanten zo fors toegenomen dat we onze diensten en pakketten hierop moesten uitbreiden. “De behoefte bij deze klanten is toch significant anders dan de ZZP’ers waar het concept ooit voor bedacht was. Wij merkten dat de grotere klanten andere behoeften hebben, de ondernemingen zijn complexer en daardoor hebben zij meer behoefte aan aanvullend adviesdiensten”, aldus Dion.

Het droeg er allemaal toe bij dat EasyZZP sterker is gaan leunen op dat advies. De basis blijft het 'ontzorgen' van de ondernemer voor een vast bedrag, zodat hij zo min mogelijk omkijken heeft naar zijn administratie, maar daarnaast heeft EasyZZP meerdere adviespakketten ontwikkeld die beter aansluiten bij deze behoeften. De pakketten variëren van vaste aanvullende maandelijkse pakketten tot eenmalige adviestrajecten. 

“Een mooi voorbeeld hiervan is de omzetting van eenmanszaak naar BV. EasyZZP biedt deze nu aan tegen een vast tarief waardoor de ondernemer vooraf weet waar hij aan toe is. Ook voor grotere klanten zijn er pakketten die aansluiten bij hun wensen. Zo hebben we bijvoorbeeld mogelijkheden voor een business dashboard en een externe controller in een vast pakket. Maar ook pakketten voor de salarisadministratie”, zegt Floran. “Uiteraard zijn op dit moment niet alle behoeften van onze klanten in een pakket te vangen. Die adviesvragen voeren wij uiteraard ook uit maar dan tegen een ingeschat aantal uren of op basis van open calculatie. Maar als een vraag vaker terugkomt bij meerdere klanten komt deze op de lijst om een vast pakket van te maken.” 

Vragen die Easy ZZP van huis uit makkelijk kan beantwoorden: Floran is van huis uit namelijk fiscalist, Dion bedrijfseconoom en Rodney marketeer. In de loop van de jaren hebben ze mensen met aanvullende disciplines aangetrokken, en kan EasyZZP dus een veel breder adviesterrein bestrijken dan vroeger – een extra reden om zich juist op dat advies te richten. EasyZZP manifesteert zich daarbij nadrukkelijk als een klantgerichte en proactieve adviseur, vooral door de relatie met klanten goed te onderhouden. 

"Niet dat we zomaar bellen om te vragen hoe het ermee staat", zegt Floran. "De ervaring leert dat dat geen enkele zin heeft – je krijgt waarschijnlijk een voicemail, want onze klanten zijn allemaal ondernemers en dus onwijs druk. Wel maakt EasyZZP gebruik van natuurlijke adviesmomenten. Zoals wanneer de BTW-aangifte er weer aan komt. Of aan het einde van het jaar, als kan worden bekeken of een ondernemer er goed aan doet om nog wat aan te schaffen voor zijn kantoor om in aanmerking te komen voor de investeringsaftrek. Of om na te gaan of het verstandig is dividend uit te keren. Of om te kijken of er nog ruimte is voor een belastingvrije bonus door de tijdens de coronacrisis ingevoerde extra ruimte in de WKR.”

Daarnaast maakt EasyZZP ook gebruik van datagedreven adviesmogelijkheden. “Juist op dit vlak zit onze grote toegevoegde waarde. We zoeken naar patronen in de data die aanleiding kunnen zijn voor adviesmomenten. Denk aan een toenemende winst waarbij het gesprek kan worden gevoerd over aanvullende pensioenvoorzieningen of juist afwijkende kostenpatronen ten opzichte van de branche. Deze vormen van datagedreven advisering staat nog in de kinderschoenen maar EasyZZP werkt er hard aan om dit verder uit te breiden.”

Groeimodel
Daarnaast werkt EasyZZP van oudsher samen met adviseurs en andere bedrijven, van een hypotheekadviseur tot de online-bank. In alle samenwerkingen is het uitgangspunt het ontzorgen van de klant. Soms ontvangt EasyZZP een vergoeding van een partner. Deze vergoeding gebruikt EasyZZP om de kosten te dekken van het begeleiden van de aanvraag. Denk hierbij aan het aanvraagproces voor een tankpas waarvan EasyZZP de hele inrichting regelt voor de klant. Ook helpt dit om de administratie weer verder te automatiseren door het op één factuur ontvangen van alle tank- en parkeerkosten. 

Of de samenwerking met een hypotheekadviseur waarbij EasyZZP veel werk uit handen neemt bij de klant door de benodigde documenten en cijfers aan te leveren. Daarnaast worden ook kortingen bedongen die rechtstreeks naar de klanten van EasyZZP gaan, een soort collectiviteitsvoordeel. Ook hier zoekt EasyZZP altijd naar nieuwe kansen. Op dit moment worden gesprekken gevoerd met verzekeraars. 

Op termijn wil EasyZZP vooral groeien door zelf een nog completere dienstverlening aan te bieden. Vooral in uitbreiding op het gebied van advies over persoonlijke financiële planning aan de ondernemer zien Dion en Floran veel. Geen gekke gedachte, ze hebben immers al inzicht in veel financiële en fiscale gegevens van klanten, en beschikken niet alleen over zakelijke maar ook over persoonlijke informatie. Klanten zijn al gewend om aan EasyZZP advies te vragen of ze zakelijk nog op koers liggen en of bijsturing noodzakelijk is. Een volgende stap naar persoonlijk financieel advies ligt dan voor de hand. 

De timing voor deze ontwikkelingen is bovendien goed voor een kantoor als EasyZZP, dat van oudsher een hoge digitaliseringsgraad heeft en dus makkelijk kan 'opschalen'. Alle administratieve software en aanverwante pakketten zoals Fiscaal Gemak en Rapportage Gemak van Accountancy Gemak draaien in de cloud, dus thuiswerken is mogelijk. 

"Toen we begonnen wilden we aanvankelijk volledig online werken. Omdat klanten toch graag de mogelijkheid hebben om langs te komen hebben we toch maar wat gehuurd", zegt Dion. Vooral voor het eerste kennismakingsgesprek met een klant was een eigen kantoor belangrijk. Inmiddels is dat al niet meer zo. "Wij hebben weinig gemerkt van de coronacrisis. Onze omzet is zelfs gegroeid, ondanks het vertrek van enkele klanten die zijn gestopt met hun bedrijf of in vaste loondienst zijn getreden omdat ze meer zekerheid wilden. Wat wel duidelijk is veranderd in de coronatijd, is dat mensen makkelijker digitaal contact hebben. Ook als het gaat om een eerste kennismaking." Op de vraag of dit betekent dat de kantoren gaan verdwijnen bij EasyZZP is Dion stellig “Nee, de deur staat open voor onze klanten en de koffie staat klaar, dit blijft zo. Maar alles is online mogelijk.”

Volgens hem is het voor een sterk digitaal ingesteld kantoor als EasyZZP ook best mogelijk om klanten volledig op afstand te bedienen. Een voorwaarde is wel dat de communicatie ook goed gestroomlijnd is, met een minimum aan telefoontjes en mailtjes en andere zaken die bijdragen tot een hoge 'communicatieve lastendruk'. 

Dion en Floran roemen Communicatie Gemak van Accountancy Gemak daarom ook. Dat maakt het mogelijk het activeren van de VIA-machtiging grotendeels te automatiseren. Het werkt met visueel aantrekkelijke dashboards die klanten inzicht bieden in hun belastingaangiftes zonder dat er rapporten in pdf over en weer hoeven te worden gestuurd. En klanten kunnen in een handomdraai een aangifte of jaarrekening digitaal accorderen, waarna deze automatisch wordt doorgestuurd naar de Belastingdienst of KvK – ook weer zonder heen en weer gemail. In de woorden van Dion: "Het spaart tijd uit voor de klant en voor ons, en het biedt overzicht. Bovendien voldoe je er ook mee aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)." En vormt daarmee een opstap naar verdere groei.