E-factureren: ‘Wij proberen het pad zo glad mogelijk neer te leggen’

Partnerbijdrage van:

ProActive, gevestigd in Haarlem, is leverancier van volledig op SaaS gebaseerde en in eigen huis ontwikkelde software-oplossingen voor het managen en verbeteren van purchase-to-pay-processen. Het kernproduct is de Spend Cloud, een online oplossing waarmee organisaties hun geldstromen kunnen beheren, zodat zij zich volledig op hun kerntaken kunnen focussen. Een van de oprichters is Heiko Bonenkamp. Samen met zijn broer en een andere partner begon hij het ICT-bedrijf toen hij nog economie studeerde 20 jaar geleden. Sinds die tijd is het bedrijf flink doorgegroeid. Maar liefst zes keer werd ProActive genomineerd voor de FD Gazelle Award voor snelgroeiende bedrijven. 

In het begin ontwikkelden de jonge ondernemers nog vooral websites. Met het huidige concept – de Spend Cloud – begonnen ze zo’n 12 jaar geleden. “Een zorginstelling met 20 vestigingen had een probleem”, vertelt Bonenkamp. “Ze beheerden centraal de geldstromen, maar hun vestigingen hielden niet alles goed bij. Konden we niet in Access een tool bouwen om alle transacties makkelijk in de centrale boekhouding te kunnen verwerken? ‘Ja’, was ons antwoord, maar niet in Access. In plaats daarvan bouwde we een soort SaaS-database in een tijd dat SaaS eigenlijk nog niet bestond. Onze klant ging aan de slag met dit kassysteem en ze waren heel tevreden. Het werkte zelfs zo goed dat ze het aan andere zorginstellingen aanbeveelden. We maakten iets één keer en verkochten het twintig keer, vanaf toen ging het hard. Het huidige ProActive was geboren.”

Na het ‘geldstroom-probleem’ kwam al snel een andere hindernis boven tafel: factureren. “De facturen komen centraal binnen. En de budgethouders zitten verspreid over alle vestigingen”, legt Bonenkamp uit. “Zo gaat het vaak bij typische ondernemingen waar we ons op richten; centraal aangestuurde organisaties met veel vestigingen. Ze willen graag dat hun middelen goed aan de bron geregistreerd worden, en vervolgens gecontroleerd en verwerkt in het financiële systeem. Als dat op orde is, kunnen ze zich met hun kerntaken bezighouden en worden hun mensen minder in beslag genomen door administratieve rompslomp.”

Bij het facturatievraagstuk keken Bonenkamp en collega’s niet of er al zoiets bestond in de markt. Ze besloten gewoon te gaan bouwen hoe zij vonden dat het zou moeten werken. “Scannen is een onderdeel, maar het gaat om hele proces. In de begintijd werkte het nog met stickers voor coderen. Die werden gescand en de factuur met code werden vervolgens doorgestuurd naar de budgethouder. Toen moest er nog handmatig werk gebeuren om de factuur in de administratie te verwerken. Nu gaat dat automatisch.”

Er is veel meer mogelijk geworden in 12 jaar. Toch zijn er obstakels. “Veel leveranciers van onze klanten kunnen nog niet elektronisch factureren. Iedereen wil dat wel, maar er is gebrek aan tijd. En dus gaat het langzaam. Prioriteiten liggen toch vaak bij de dagelijkse business. Daarom is het percentage UBL-facturen dat verstuurd wordt nog vrij beperkt”, legt Bonenkamp uit. Toch zet zijn onderneming stappen. Onder andere door zich aan te sluiten op het PEPPOL Netwerk via accesspoint Storecove. “Klanten krijgen hiermee de mogelijkheid elektronisch te factureren naar alle mogelijke ontvangers via het PEPPOL Netwerk. Het werkt super simpel: je stuurt de factuur, de ontvanger krijgt deze direct als boekingsvoorstel in het boekhoudpakket en accordeert deze. Vervolgens wordt de factuur betaald en automatisch verwerkt in de boekhouding. De uitdaging is klanten aan boord te krijgen. De techniek kan feilloos werken, maar de mensen moeten mee. Wij proberen het pad voor hen zo glad mogelijk neer te leggen.”

Als het zo goed werkt waarom is nog niet 100 procent van de facturen digitaal? “Tja, dat zou mooi zijn”, aldus de ondernemer achter ProActive. “Er zijn nog obstakels. Ik denk dat er nog een stuk onwetendheid is over de mogelijkheden en dat nog niet alle administratieve systemen zo ver zijn. Ook willen klanten de hele keten meenemen. Dat is complexer. Maar PEPPOL is weer een grote stap vooruit. Elke repeterende handeling wil je eruit halen. En dat doet het. Dankzij de samenwerking met Storecove kunnen onze klanten facturen op één plek binnen krijgen in het formaat dat zij willen. En dus niet meer overal op alle vestigingen. Dat is grote winst.”

De volgende logische stap voor ProActive is robotic accounting. “Dat is natuurlijk een buzzword, maar het gaat om het slimmer kunnen inzetten van data. Dat uiteindelijk steeds meer processen automatisch lopen. Niet alleen binnen jouw eigen organisatie, maar in de hele keten waarin je actief bent. Ik verwacht dat de versnelling die tot nu toe is uitgebleven de komende jaren echt gaat komen.”