Een geslaagde overstap naar CRM-software van Simplicate

Auteur: Jorrit Vermeulen, business consultant bij Simplicate

Welke data is écht nodig?
De meeste accountants hebben een rijke datahistorie opgebouwd. Klantgegevens, urenbestedingen, uitgevoerde opdrachten, onderhanden werk en de facturatie vormen een veelheid aan informatie. Soms staat de data in een (verouderd) lokaal systeem, soms in Excel en vaak op meerdere plekken tegelijk. De overstap kan spannend zijn wanneer je deze data niet goed in beeld hebt. Maar dat hoeft geen belemmering te zijn bij de overstap naar nieuwe software. Bij Simplicate start je met de vraag; wat heb je écht nodig om te starten? En wat wil je uiteindelijk graag weten om controle en overzicht te houden?

Simplicate begeleidt veel accountants met de overstap naar nieuwe software. Deze organisatie biedt alles-in-één bedrijfssoftware voor accountants. De software is gebaseerd op de best practices van accountantskantoren en bevat onder andere CRM, beheer van opdrachtbevestigingen, planning, urenregistratie, real-time budgetbewaking en facturatie. Overstappen is zeer eenvoudig, zeker met de tips en ondersteuning van de business consultant. 

Data in kaart brengen
Nadat je samen met de business consultant van Simplicate hebt vastgesteld wat je nodig hebt om controle en overzicht te houden van je klanten, maak je een inventarisatie waar de data nu opgeslagen is. Deze data verzamel je en voeg je samen. Er zijn bijvoorbeeld relatiegegevens opgeslagen in je fiscale pakket, maar ook in je facturatieprogramma. Het is een goed moment om deze data uit te lijnen voordat de gegevens overgezet worden.

Het advies is om met een schone lei te starten, maar zorg wel dat de data uit het verleden beschikbaar blijft. Je kunt beter te veel exporteren, dan te weinig. Zo blijven historische klantgegevens en informatie wel beschikbaar, terwijl je goed overzicht houdt van klanten die nu actief zijn.

Het verzamelen van data hoef je niet alleen te doen. Het secretariaat en assistent-accountants kunnen hier goed bij assisteren. Er wordt ook wel gekozen voor twee stappen: eerst de belangrijkste stamgegevens en later het correct vullen van alle vrije velden. Download hier het stappenplan datamigratie om te zien hoe het proces eruit ziet.

Data importeren
De volgende stap is om je data over te zetten naar nieuwe software. Simplicate biedt importmogelijkheden voor HRM, CRM, sales, lopende opdrachten en onderhanden werk. Daarmee importeer je de basisgegevens voor de modules. De meeste data kan middels Excel geïmporteerd worden, soms is een handmatige invoer nodig. Dat kost iets meer tijd, maar het is ook een goede oefening om de nieuwe software direct onder de knie te krijgen. 

Oude software loslaten
Wanneer de nieuwe software is ingericht en de data hier staat, is het advies om de oude systemen zo snel mogelijk los te laten. Zo voorkom je dubbele opslag van data en extra licentiekosten. Indien niet alle oude data geïmporteerd of omgezet kan worden, is het vaak mogelijk om de oude licentie(s) om te zetten naar een leesaccount en toegang te behouden tot het archief. Zorg ook dat alle collega’s goed op de hoogte zijn van de wijzigingen. Ga het liefst in één keer over naar de nieuwe software en vertel je collega’s waar ze de historie kunnen terugvinden en waar de gegevens van huidige klanten bijgehouden worden.

Livegang
Ook de livegang kan een spannend moment zijn. Staat alles goed en kunnen collega’s er direct mee aan de slag? Simplicate biedt gratis introductievideo's aan waarmee bijvoorbeeld de registratie van uren wordt uitgelegd. Tijdens de pre-live met de business consultant wordt een laatste controle gedaan voor livegang. Dan is het echt tijd om aan de slag te gaan met je nieuwe software en start je met al je collega’s in een opgeschoonde omgeving. Zo heb je direct overzicht van klanten, werkzaamheden en facturatie en heb je meer tijd om te doen waar je de allerbeste in bent.

Overweeg je Simplicate om meer tijd te krijgen voor klanten en voor meer inzicht in je kantoor? Plan een vrijblijvende online demo.