Belastingdienst past werkkostenregeling aan

De Belastingdienst heeft de handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis?’ geactualiseerd. Voor de werkplek thuis wordt een aantal voorzieningen niet meer gezien als vergoedingen die vallen onder de werkkostenregeling.

Het gaat om vergoedingen voor arbovoorzieningen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke die samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. 

Voorwaarde voor vrijstelling voor de arbovoorzieningen is dat de werknemer deze (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte. De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.

Verder moet de werkruimte zodanig zijn ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Bijvoorbeeld met behulp van een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn. De werkruimte moet ook beschikkingen over een doelmatige kunstverlichting.

Als de voorziening niet voldoet aan deze voorwaarden, dan gaat deze vergoeding ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever tachtig procent eindheffing verschuldigd.

De vergoeding van computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur valt buiten de werkkostenregeling als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. 

Hieronder vallen desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.

De voorziening geldt als noodzakelijk als die nodig is voor een behoorlijke uitoefening van het werk. De werkgever mag geen kosten doorberekenen aan de werknemer. De werknemer de voorziening die niet meer nodig is teruggeven of de restwaarde terugbetalen. 

Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening dan wat de werkgever aanbiedt.

Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld. Deze voldoen niet aan het noodzakelijkheidscriterium.
Voor bestuurders geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Dit geldt ook voor commissarissen die de werkgever verloont via opting-in. In deze gevallen heeft de werkgever dus de bewijslast.