AVG: pas uw sollicitatieprocedure aan op nieuwe regels

Zo geeft de AVG de sollicitant het recht tot onder andere inzage, correctie of wijziging van hun persoonsgegevens, schrijft Simone Koolwijk van Baker Tilly Berk. Uw organisatie dient voorbereid te zijn op dit soort verzoeken. Daarnaast zijn er richtlijnen voor de bewaartermijn voor sollicitatiebrieven en cv’s, dient u alert te zijn op de samenwerking met assessmentbureaus en is de screening op social media aan banden gelegd. Zorg dus dat u uw beleid op orde heeft.

In een sollicitatiebrief en CV staan de nodige persoonsgegevens. U dient daar dus zorgvuldig mee om te gaan. Na afsluiting van de sollicitatieprocedure dient u deze gegevens binnen vier weken te vernietigen. Dit geldt ook voor gemaakte aantekeningen tijdens sollicitatiegesprekken. Alleen als de sollicitant u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om zijn of haar gegevens langer in portefeuille te houden, mogen de gegevens langer bewaard worden. Mét toestemming mag dat voor maximaal een jaar. Zorg ervoor dat niet alleen de HR-afdeling de stukken vernietigt. Ook de managers op de werkvloer of anderen, die bij de sollicitatieprocedure betrokken zijn geweest, moeten de gegevens van de sollicitanten vernietigen.

Wilt u een sollicitant screenen op social media platforms? Weet dat dit alleen mag als u een sollicitant op voorhand informeert over deze screening. Verdiep u dus tijdig in de regels en pas indien noodzakelijk uw aannamebeleid aan. Houd er rekening mee dat dit eerst voorgelegd dient te worden aan de ondernemingsraad als die is ingesteld.

Simone Koolwijk is senior manager legal services bij Baker Tilly Berk.