‘Hoe beter de klant het begrijpt, hoe meer adviesvragen hij stelt’

Hier zit weinig toekomst in, dacht Gerco van 't Foort jaren geleden. Hij zei de detailhandel vaarwel en begon een eigen administratiekantoor. Ook daar constateerde hij dat de ontwikkelingen niet stilstonden. Om daar beter op te kunnen inspelen, probeert hij informatie steeds visueler te presenteren. Zijn keuze voor Boekhoud Gemak is een eerste stap in die richting. 

Gerco van ’t Foort (Administratiekantoor G. van 't Foort in Kootwijkerbroek) is een ondernemer met een scherp oog voor toekomstige ontwikkelingen. Hij werkte ooit in de detailhandel maar had jaren geleden al door dat fysieke winkels weinig toekomst hadden – of liever gezegd dat de verkoop naar online zou verschuiven en dat de winkel als verkooppunt zou transformeren in een showroom annex café (Flinders), afhaalpunt en servicecentrum (Coolblue) of fulfillmentcenter (Hunkemöller). Voor hem was dat aanleiding om wat anders te gaan doen. 

Na een opleiding te hebben gevolgd, is hij in 2015 een eigen administratiekantoor begonnen.
Inmiddels is hij alweer zes jaar bezig en is zijn kantoor gegroeid tot een administratieve dienstverlener die er mag zijn. Zijn bedrijf richt zich voornamelijk op zelfstandigen zonder personeel, voor wie hij de administratie bijhoudt tegen een vast maandtarief. Daarnaast wordt hij ook ingehuurd door grotere bedrijven op uurbasis om hun administratie te verzorgen. 

Dat gaat goed. ‘’Sterker nog, door mijn overstap naar Boekhoud Gemak verwacht ik weer meer klanten te kunnen helpen door de efficiency die de boekhoudsoftware met zich meeneemt. 

Heldere analyse
Ondernemers kloppen regelmatig bij hem aan voor advies. Dat is – los van de coronacrisis – ook de toekomst voor zijn bedrijf, verwacht Van 't Foort. Administratieve werkzaamheden zullen de basis blijven maar daarnaast zal advies over zakelijke en persoonlijke financiële kwesties een belangrijker plaats innemen in zijn bedrijfsactiviteiten. Zijn analyse is helder: digitalisering, automatisering en standaardisering van werkzaamheden zorgen er én voor dat administratiekantoren zoals het zijne efficiënter werken dan vroeger én dat klanten zelf steeds meer inzicht in de cijfers willen hebben. Het betekent dat er minder te verdienen valt aan traditionele administratieve werkzaamheden. 

Tegelijkertijd ontstaat er zo wel ruimte voor advies dat in het verlengde ligt van dat traditionele werk. Denk aan simpel advies, zoals antwoorden van vragen van ondernemers hoeveel belasting ze straks moeten betalen ('dé standaardvraag van elke ZZP'er', aldus Van 't Foort, 'naast de vraag hoeveel geld ze op hun bankrekening hebben staan'). Of, iets ingewikkelder ; advies over hypothecaire leningen van ondernemers die overwegen een eigen huis te kopen. Of, nog waardevoller; advies hoe de ondernemer kan werken aan de verbetering van zijn bedrijfsvoering.

Die behoefte aan advies is er zeker, en veel cliënten kloppen bij Van 't Foort aan met vragen – 'sommigen  bellen zelfs elke week'. Alleen benaderen niet alle ondernemers Van 't Foort even vaak voor advies. En als ze hem wel benaderen, blijven er nog wel eens vragen liggen. Dat komt vooral omdat de informatie op basis waarvan hij zijn adviezen verstrekt weinig toegankelijk is. Jaarrekeningen en andere financiële overzichten zijn nu eenmaal geen hapklare kost. 

Hoe visueler, hoe beter
De truc is die informatie te visualiseren, zegt Van 't Foort. "Als je de cijfers uit de jaarrekening in een grafiek presenteert, begrijpen ze het meteen. En kunnen ze deze ook makkelijk vergelijken met de cijfers uit voorgaande jaren." En hoe meer de klant weet, hoe meer inzicht hij heeft, hoe meer vragen hij ook gaat stellen. Pas als hij ziet dat de omzet terugloopt, de winst een rare sprong maakt, of dat hij opeens veel meer belasting verschuldigd is – pas dan trekt hij vaker dan eerst bij Van 't Foort aan de bel. 

Niet vaak genoeg. Veel klanten stellen pas bij de samenstelling van de jaarrekening vragen, of bij het opstellen van de BTW-aangifte, een vast moment waarop kan worden gekeken hoe omzet en winst zich ontwikkelen en hoe het er mee voorstaat met de te verwachten belastingdruk in het volgende jaar. Terwijl Van 't Foort de administratie van elke klant wekelijks bijhoudt en dus veel vaker advies zou kunnen geven. Actueel advies, gebaseerd op stuurinformatie waarmee de ondernemer zijn bedrijfsvoering kan verbeteren, in aanvulling op de terugblikkende adviezen aan de hand van de jaar- en kwartaalcijfers.

Inzicht in administratie
Dit alles is voor Van 't Foort ook de belangrijkste aanleiding geweest om naar Boekhoud Gemak over te stappen, een pakket dat uitmunt in visuele presentaties via dashboards: omdat het de administratie inzichtelijk maakt, zowel voor degene die de administratie bijhoudt als voor de ondernemer. Daarnaast biedt Boekhoud Gemak diverse andere voordelen. Van 't Foort noemt de communicatie met cliënten via de module Communicatie Gemak een uitkomst. "Normaliter mailen en bellen klanten mij met vragen. Ik moet dan vaak in de archieven duiken om hun administratie te raadplegen. Met Communicatie Gemak kun je samen tegelijkertijd dezelfde cijfers raadplegen. Dat vergemakkelijkt het gesprek enorm." Nog een voordeel is de integratie met andere modules, zoals Fiscaal Gemak, waardoor het mogelijk is informatie uit allerlei bronnen bij elkaar te brengen en te interpreteren. 

Nog een stap verder is om de informatie uit nóg meer bronnen bij elkaar te brengen en visueel te presenteren. Denk aan vooraadbeheersystemen, die – net als Boekhoud Gemak – wel allemaal een eigen dashboard hebben, maar waarvan de dashboards dan weer niet met dat van Boekhoud Gemak in één, uniform dashboard kunnen worden ondergebracht. Daar zijn volgens Van 't Foort nog flinke slagen te maken. 

Toekomstgericht als hij is, is hij alvast met zijn kantoorgenoot een bedrijf begonnen dat met Power BI dashboards op maat ontwerpt. Zodat elk bedrijf straks over een visueel aantrekkelijke digitale controlekamer kan beschikken.