7 onont-beer-lijke feiten over Metadata

Met deze blog wil ik je helpen om Metadata te begrijpen en voor je eigen efficiencyverbeteringen in te zetten. Hier zijn 7 onont-beer-lijke feiten en tips over metadata.

1. Wat is Metadata? Metadata ben je zelf.
Metadata dat ben jij! En daar maken Google, Facebook, Marktplaats en andere softwarebedrijven gretig gebruik van. Wat zijn dan jouw metadata? Laten we het simpel houden: je voornaam, achternaam, geslacht, leeftijd, adres, woonplaats etc.

Enkele voorbeelden van het gebruik van jouw metadata door softwarebedrijven:
• Google: als jij iets zoekt in een doorsnee browser, word je herkend aan je IP adres, locatie etc. Google voegt jouw zoekopdracht als metadata toe aan jouw metadata, waardoor je prompt bij iedere nieuwe zoekopdracht advertenties krijgt van datgene waarop je hebt gezocht.
• Marktplaats: Ook hier weer jouw metadata die worden aangevuld met bijvoorbeeld het metadata veld tuinstoelen, tuintafels als je een tuinset verkoopt
• Facebook: Als je regelmatig Facebook, Instagram, twitter of dergelijke gebruikt en iets “liked” dan wordt dit direct automatisch aan jouw metadata toegevoegd.

2. Dagelijks gebruik jij zelf Metadata
Jij gebruikt metadata dagelijks bewust en onbewust. Wist jij dat als je een Excel sheet maakt en je bijvoorbeeld een kolom met de naam Omschrijving gebruikt, dit al een vorm van Metadata is binnen dat spreadsheet? In feite plaats je een tag op iedere regel in dat spreadsheet.

3. Bekende voorbeelden van Metadata in het nieuws
De bekendste voorbeelden zijn natuurlijk Edward Snowden en Wikileaks. Maar ook het nieuws zelf wordt in categorieën verdeelt. Binnenland, of buitenland, regio, datum, correspondent etc. zijn voorbeelden van metadata.

4. Wat is het grote voordeel van het gebruik van Metadata?
Metadata stelt software programma’s en software leveranciers in staat om informatie te indexeren en data is hierdoor makkelijker te vinden bij iedere zoekopdracht die jij genereert. Slimme algoritmes zorgen dan dat je supersnel voorstellen krijgt over wat je zou kunnen gebruiken.

5. Stel je voor dat jij slim gebruik kan maken van Metadata
Als jij een beperkte set van metadata toevoegt aan bijvoorbeeld een document of een item op een lijst, dan kun je hiervan al doorsneden van die lijst of bibliotheek maken die aansluiten op de manier waarop jij regelmatig deze documenten of items wilt vinden.

6. Weerstanden
Je zult deze weerstanden vast wel herkennen. Mensen die de fileshares al jaren gebruiken en die het onzin en tijdrovend vinden om Metadata toe te voegen. Maar als jij goed kunt uitleggen wat de voordelen voor je collega’s zijn is het een kwestie van tijd totdat men ook de voordelen van deze andere werkwijze gaat zien.

7. Historie vs heden: Hokjesgeest vs Out of the box denken
Vroeger spraken mensen niet over Metadata maar over hokjesgeest en vroegen zich af in welk hokje je iets of iemand zou kunnen plaatsen. Ze gebruikten daarvoor onder andere kenmerken van jou of het object. Deze kenmerken noemen we tegenwoordig Metadata.

Wie kunnen direct profiteren van het gebruik van Metadata?
Voor iedereen kan het toevoegen van Metadata aantrekkelijk zijn. Grote bedrijven profiteren het meest, maar ook kleinere bedrijven profiteren. De kleinere organisaties zullen de toevoeging in eerste instantie als een last zien, zie punt 6. Weerstanden. Maar is de weerstand eenmaal overwonnen en ga je met Metadata werken dan weet je dat je jouw documenten en die van je collega’s altijd op dezelfde plaats kan vinden en zoeken tot het verleden behoort. Op den duur betaalt de investering in Metadata zich terug door het gemak om altijd je document te vinden. Gebruik je Office 365 /SharePoint online, dan kan je met de metadata direct al efficiënter gaan werken. Raadpleeg altijd een specialist en ga niet op eigen houtje je Metadata uitdenken.

Samenvattend
Als jij de voordelen ziet van het gebruik van Metadata en dit goed kunt delen met je collega’s ben je nog 1 stap verwijderd van het halen van rendementsverbetering. Die stap is het toepassen en gebruiken van Metadata in jouw voordeel. Dat levert jou en je organisatie heel veel voordelen op.

André Salomons is Fast Close en SharePoint consultant en trainer, auteur van het boek ‘Van Slow Close naar Fast Close’, software ondernemer, spreker, blogger voor meerdere websites zoals CMweb.nl, Financieel management.nl en Computable.nl en docent bij NIVE opleidingen, IFBD en SBM. Hij heeft een eigen website waar je al zijn blogs en referenties kunt terugvinden.