Zo verbeteren accountantskantoren hun productiviteit in tijden van krapte op de arbeidsmarkt

De krapte op de arbeidsmarkt wordt onder andere door vergrijzing, toename van deeltijdwerkers en de nasleep van corona nog flink gevoeld. Dat leidt tot een grotere werkdruk bij accountants- en administratiekantoren. 81% van de kantoren ziet het verhogen van de productiviteit als een belangrijke oplossing tegen krapte op de arbeidsmarkt. Een hogere productiviteit leidt tot meer declarabele uren. Maar dat kan niet oneindig; kantoren zoeken de balans tussen voldoende tijd voor klanten en voor hun medewerkers. Want door de werkdruk te verlichten, ontstaat ruimte voor doorontwikkeling op interne projecten, persoonlijke groei en ontspanning.

Gemiddelde productiviteit van 70%, top behaalt 80%
Welke groei is nog mogelijk? De gemiddelde productiviteit van accountants- en administratiekantoren in Nederland is op dit moment 70%. De top 20 scoort zelfs 80%. Dat blijkt uit het Accountancy Benchmark Report (Q4, 2023), een onderzoek onder meer dan 400 kantoren. Kleinere kantoren lijken het iets beter doen als het gaat om productiviteit dan grotere bedrijven. Waar kantoren met 7-14 fte een productiviteitsscore van 72% halen, is dit bij kantoren met meer dan 15 fte ongeveer 67%.

Drie tips om de productiviteit te verbeteren
Hoe verbeteren accountants- en administratiekantoren hun productiviteit? Op basis van onderzoek destilleert Simplicate drie tips, gebaseerd op succesverhalen uit de markt:

1. Transparant over de productiviteitsnorm
Toonaangevende kantoren bepalen de productiviteitsnorm per medewerker of functiegroep. Zo maken ze onderscheid tussen standaard werkzaamheden (hogere productiviteit) en advieswerk (lagere productiviteit). Deze doelstellingen delen ze intern met alle medewerkers in de vorm van realtime rapportages. Transparantie over productiviteit kan spannend lijken, maar zorgt in de praktijk voor meer betrokkenheid. Collega’s leren van elkaars resultaten en vragen eerder om hulp wanneer ze afwijken van de norm. Daardoor worden gezamenlijke doelstellingen vaker behaald.

2. Stimuleer realistische urenregistratie
Veel medewerkers zijn voorzichtig met tijdschrijven. Een foutje of extra services voor de klant schrijven ze vaak weg op interne projecten, waardoor uren weglekken. Dat kan op jaarbasis veel geld kosten. Maar nog belangrijker is dat de organisatie geen realistisch beeld krijgt van de werkelijke tijd die nodig is per opdracht. Stimuleer medewerkers daarom om hun werkelijke uren te schrijven. Niet om collega’s daarop af te rekenen, maar om beslissingen te nemen die structureel leiden tot voldoende tijd per klant. Bijvoorbeeld door de tarieven te wijzigen, meer uren te reserveren in de opdrachtbevestiging of door het werk beter te verdelen.

3. Automatiseer bedrijfsprocessen
Kantoren die nieuwe technieken inzetten en data geautomatiseerd verwerken, houden meer tijd over om te adviseren. Onderzoek of het kantoor de juiste ICT-middelen heeft om de doelstellingen te behalen en wijs per applicatie een collega aan die de verantwoordelijkheid neemt. Neem medewerkers mee in de verandering; leg uit hoe het hun werk verlicht en vraag hen welke meerwaarde zij willen leveren met de vrijgespeelde tijd.

Periodieke onderzoeken naar de accountancybranche
Dit artikel is gebaseerd op het Accountancy Industry Report en Accountancy Benchmark Report van Simplicate. Deze maken deel uit van periodieke onderzoeken die Simplicate uitvoert en publiceert. Met deze rapporten biedt de organisatie unieke inzichten en adviezen om betere strategische keuzes te maken.

Ontdek waar jouw kantoor staat ten opzichte van de markt. Download het Accountancy Industry Report & Accountancy Benchmark Report en krijg adviezen die jou helpen betere strategische keuzes te maken.