Zo maakt Yuki het steeds makkelijker om je documenten te verwerken

Meer en meer accountants ontdekken de voordelen van automatisering. Het automatisch verwerken van de documenten vermindert de kans op onnodige fouten en levert flinke tijdwinst op. Tijd die je vervolgens kan besteden aan waar je klanten nóg meer aan hebben: inzicht in hun onderneming en financieel advies. Van zelflerende scans tot robotic assistant en automatische kwaliteitscontroles: bij Yuki staat een geautomatiseerde documentverwerking centraal.

Maar de lat komt steeds hoger te liggen, weet ook Jelmer Blok. Hij is Data Scientist bij Yuki, wat betekent dat Jelmer elke dag aan nieuwe features werkt die de automatiseringsgraad van het platform nog verder omhoog stuwen. Dat levert accountants tal van voordelen op: tijdwinst, overzicht, minder onnodige fouten en unieke inzichten dankzij de grote hoeveelheden geanalyseerde data.

Compleet boekingsvoorstel
Automatische documentherkenning is hier een belangrijk onderdeel van, zo legt Jelmer uit. “In vergelijking met andere accounting software zijn we bij Yuki al heel ver. Zo kan je periodieke betalingen plus bijbehorende facturen al volledig automatisch verwerken door middel van boekings- en herkenningsregels. Ook doen we veel meer dan alleen factuurherkenning en maken we een compleet boekingsvoorstel. We stellen bijvoorbeeld voor om de factuur op een bepaalde grootboekrekening te boeken. Als je dan ook nog een bankkoppeling hebt, verwerkt het systeem de betaling automatisch.” 

Op het platform van Yuki zijn diverse koppelingen mogelijk, onder meer met banken, webshops, kassasystemen en salarisadministraties. Dit maakt het werk van accountants en het verhogen van de automatiseringsgraad al een stuk eenvoudiger. Maar de ambities zijn groot. Jelmer en zijn collega’s willen de stap maken van een systeem dat gebaseerd is op boekings- en herkenningsregels naar een volledig zelflerend systeem. 

“Bepaalde onderdelen zoals bedragherkenning zijn al zelflerend, maar nog lang niet alles. Daar werken we hard aan”, zegt Jelmer. Zo is hij onder meer bezig om te kijken hoe documentherkenning volledig geautomatiseerd kan worden. Dat moet dan voor zowel de relatieherkenning (het document is van Coolblue) als de herkenning van het documenttype (het is een factuur) gelden als voor overige factuurgegevens als de datum en het factuurnummer. “Zoiets rollen we eerst uit op het eigen domein van Yuki, om zelf te monitoren of alles werkt zoals we willen en zodat we eventuele bugs eruit kunnen halen. Vervolgens rollen we het langzaam uit onder onze klanten, van 100 naar 1000, naar 10.000.”

Hoe maak je als accountant optimaal gebruik van data en technologie?

Herkenningsstraat
Om dit proces van automatische documenten verwerken steeds makkelijker te laten verlopen, werkt Yuki aan wat Jelmer een ‘herkenningsstraat’ noemt. “Zodra een document in het systeem binnenkomt, wordt er een bepaald stappenplan afgewerkt. We kijken dan bijvoorbeeld eerst naar het type document, of het een in- of verkoopfactuur betreft. Vervolgens bepalen we van welke relatie het komt, door naar het KvK-nummer of het btw-identificatienummer te kijken.”

Het is daarbij waardevol om steeds te testen welke prioriteiten de hoogste nauwkeurigheid opleveren, geeft Jelmer aan. “In België staan er bijvoorbeeld altijd twee BTW-nummers op een bonnetje: eentje van de leverancier en eentje van degene die het product heeft gekocht. Als je dan het aflezen van het btw-nummer de eerste stap van je herkeningsstraat maakt, neemt de nauwkeurigheid toe.’

Ambities
Elke accountant heeft op het gebied van automatisering zo zijn of haar eigen ambities. De automatiseringsoplossingen van Yuki dragen daaraan bij doordat elke klant ze op zijn of haar eigen manier kan inzetten. Hoe hoger de automatiseringsgraad, hoe beter die oplossingen volgens Jelmer zijn. Bij Yuki betekent volledige automatisering ook écht automatisering. Hiermee bedoelen we; het verwerken van banktransacties, het boeken van een factuur, meenemen in de btw, ICP én het automatisch afletteren ervan. Dit allemaal zonder enige tussenkomst van een persoon. En met de slimme tools die Yuki biedt om de automatisering op maat te optimaliseren, zien we dat accountants die dat goed inzetten, zelfs op percentages boven 80% zitten.

Wat onderweg naar die hogere percentages volgens Jelmer zou helpen, is wanneer facturen en offertes allemaal aan dezelfde standaard voldoen. Een goede optie hiervoor is de Universal Business Language (UBL): een bestand dat de computer direct zelf kan inlezen. Daarom is Yuki hier vanaf het begin al een groot voorstander van. “Zulke documenten kunnen we 100 procent correct verwerken. In een land als België zie je al dat verschillende verzekeraars met UBL werken. Ook in Nederland zijn er diverse grote bedrijven zoals KPN, Sligro en IKEA die het gebruiken. Het zou mooi zijn als steeds meer bedrijven dat gaan doen.”

Tijd besparen
De software van Yuki helpt accountants om hun dienstverlening steeds verder te automatiseren. Van automatische documentherkenning tot het inrichten van een ‘herkenningstraat’: Data Scientist Jelmer en zijn collega’s werken er hard aan om de stap maken van een systeem dat gebaseerd is op handmatig ingevoerde boekings- en herkenningsregels naar een volledig zelflerend systeem. Daar plukken accountants de vruchten van. Wat ga jij doen met de tijd die hierdoor beschikbaar komt?