Webinar: cloud accounting en de gevolgen voor de accountant

Arthur Jager (Silverfin) begeleidt accountants en boekhouders in hun digitale transformatie en adviseert strategisch over de cloud-innovatie en data ownership. Ronald Groot is vanuit zijn functie dagelijks in gesprek met klanten van RS Finance over wat goed en wat minder goed loopt in hun digitale transitie. Volgens Jager zijn er verschillende redenen waarom steeds meer accountants kiezen voor werken in de cloud. Kantoren willen ontzorgd worden op het gebied van IT – niet meer zelf de verantwoordelijkheid dragen voor hun hardware en het updaten en testen van software. Daarnaast biedt werken in de cloud in plaats van met allerlei on premise oplossingen, serieuze kansen om de financiële dienstverlening naar klanten toe te verbeteren. Jager: “Accountants stellen zichzelf ook steeds meer de vraag: kunnen we met de cloudsoftware ook een stukje standaardisatie en kostenvoorspelbaarheid realiseren?”  De gevolgen voor de boekhoudsector liggen met name in het ontsluiten en harmoniseren van grote hoeveelheden data. Daarnaast kan de cloud ook het contact tussen accountants onderling en tussen accountants en klanten op een hoger plan trekken.

Klik op screenhot om hele webinar te bekijken.

Digitaliseren? Denk goed na over de waarom-vraag
Ronald Groot onderschrijft de voordelen, maar ziet ook waar digitale transities vaak op stuklopen: niet precies weten waarom je kiest voor digitaliseren en alle processen in een keer willen omzetten: “Het is belangrijk om te kijken welke pakketten precies passen bij de waarom vraag. Uiteindelijk hebben wij bij RS de beslissing genomen om echt volledig te kiezen voor cloud-based werken.” Volgens Groot heeft met name de mogelijkheid tot thuiswerken in de cloud ervoor gezorgd dat de Corona-lockdown nauwelijks impact heeft gehad op werkprocessen. Daarnaast heeft de cloud ook inhoudelijk iets veranderd aan de manier waarop medewerkers van RS Finance omgaan met data.
In plaats van het verwerken van data zijn de accountants van RS Finance nu veel meer bezig met het interpreteren van data: wat betekent de financiële data nu echt voor ondernemers? De waarom-vraag die Groot stelt aan zijn eigen organisatie, stelt hij nu ook aan klanten die zelf in een transitie zitten: Wat doe je? Waarom doe je het Wat wil je meten? Welke software-oplossingen passen daar bij?

Van bonnetjes invoeren naar advies
In de cloud gaan werken 'omdat iedereen het doet', heeft volgens Jager en Groot weinig zin. Je moet als leidinggevende echt in gesprek met de werknemers en met klanten over de vraag wat het kan opleveren voor hen. Anders krijg je weerstand binnen de organisatie. Jager: “Waar nogal eens aan voorbij wordt gegaan als bedrijven in de cloud willen gaan werken is de verwachting van de klant.” Je moet naar je klant toe om dat te achterhalen. Willen ze complexere rapportages? Willen ze meer inzichten van ons krijgen op basis van de cijfers? Die mogelijkheden biedt werken in de cloud namelijk. Ook Groot ziet dat accountants die minder tijd kwijt zijn met het verwerken van data, meer tijd overhouden om samen met de klant te kijken naar wat er vorige maand is gebeurd in de business en op basis van realtime data te adviseren over slimme keuzes voor de toekomst.

Data in dienst van de accountant, niet andersom
Volgens Jager is de wil tot innovatie zeker aanwezig bij accountants, maar hebben ze wel te maken met strenge kwaliteitsnormen waaraan men zich moet houden. Het opleveren en produceren van stukken voor vragende instanties, daar zit heel veel tijd in. “Daar wordt echt productie gedraaid.”, aldus Jager, die daar juist de meerwaarde ziet van de cloud: efficiency aanbrengen.
Accountantskantoren werken vaak nog steeds met vijf verschillende boekhoudpakketten waaruit iedere keer alle data moet worden geïmporteerd, die ook verschillende standaarden heeft. Met het samenstellen van een jaarrekening wacht men vaak tot na het boekjaar. Jager adviseert accountants die toch al in de cloud werken om heel kritisch kijken naar realtimedata en bepaalde controles periodiek te automatiseren, per maand of op kwartaalbasis. Het naar voren halen van geautomatiseerde controles kan een tijdbesparing van wel 10% opleveren in het maken van de jaarrekening. Jager: “Data moet in dienst komen te staan van de accountant en niet andersom.” Dat steeds meer nieuwe boekhoudkantoren de cloud op deze manier gebruiken zien we volgens Jager ook terug in de druk die aan het ontstaan is op de prijzen.

Efficiency in de jaarrekening dankzij de cloud
Groot vertelt dat de waarom-vraag die zij bij RS Finance stelden vooral ging over wat ze nu maandelijks wilden weten over hun klanten: “Die vragenlijst zijn we in eerste instantie gaan digitaliseren, zodat iedereen op dezelfde manier ging werken. Vervolgens zijn we verschillende processen rondom die vragen zijn automatiseren. Medewerkers hoeven een bankstand van een klant niet meer zelf in te voeren, ze kunnen hem gewoon uit de financiële administratie halen.” Wat het oplevert: het vaststellen van de jaarstand, de 13e controle, niet veel zwaarder is dan de 12 maandelijkse controles door het jaar heen. Ook het oplossen en controleren van openstaande vraagposten aan het einde van het jaar hoeft niet meer. Groot: “Het dossier van een klant compleet maken aan het einde van een jaar was de bulk van het werk.” Ook voor ondernemers is het fijn om de boekhouding te digitaliseren in de cloud. Groot: “Het is heel fijn om iedere maand even bij je klant te zijn, te kunnen zeggen hoe ze er voorstaan en zeker te weten dat het klopt omdat alles al automatisch door de administratie is gegaan.”

Connectivity door de cloud
Dit betekent ook dat de accountant de oude manier van werken moet loslaten. Groot vertelt hoe ze bij RS Finance steeds meer bezig zijn met data aan elkaar knopen. Iets dat volgens Jager niet mogelijk is zonder cloud-oplossingen. Jager ziet zichzelf als een technologiepartner. Met Silverfin ondersteunen ze accountants in de kritische blik: hoe efficiënt werken ze? Wat verwachten klanten van ze? Hoe kunnen accountants hun cloudconnectivity inzetten om de klantervaring te verbeteren. Jager: “Wij kijken naar periodes van 5 jaar. Waar willen we dan staan? Hoe moet de infrastructuur eruit zien? Hoe integreren we data in verschillende pakketten en systemen?”
Silverfin streeft er ook naar om het core softwareplatform voortdurend in ontwikkeling te laten zijn  door ook een template laag te bieden waarmee klanten en ontwikkelaars eigen applicaties kunnen maken die accountants nodig hebben om een optimale efficiency te halen: integraties, webprogramma's, zoals de geautomatiseerde vraagposten-tool die ontwikkeld is door RS Finance voor hun Line of Business.

Kennisdeling
Groot ziet steeds meer kennisdeling tussen ontwikkelaars van boekhoudsoftware en accountants en accounants onderling en volgens Jager kan cloudbased werken hier uitkomst in bieden: “Cloudbased werken gaat over connectiviteit – op twee manieren. Connected technology en connected people.” De cloudtechnologie maakt het mogelijk om gezamenlijk te werken in een centrale versie van data. Jager adviseert klanten vaak om de datasilo's binnen de eigen organisatie –  salarisadministratie, dossiervorming – open te breken en zoveel mogelijk data aan elkaar te koppelen. Maar in deze transitie is het wel belangrijk om ook je klanten te betrekken, zodat zij weten wat jouw transformatie kan opleveren voor hen.

Security
De cloud-transformatie betekent ook, zeker voor accountants, dat data security steeds belangrijker wordt. Jager: “Het is de verantwoordelijkheid van kantoren om hun softwareleveranciers zelf uit te dagen op security. Waar staan de datacenters? Hoe krijg ik mijn data terug als we uit elkaar gaan? Moet ik straks dure consultant inhuren om te migreren? Met Silverfin zien wij onszelf niet als data owner – we zijn een data processer.”
Ook is het nodig om je eigen medewerkers bewust te maken van hun gedrag. Veel informatie wordt nog steeds gedeeld via de mail, terwijl mailverkeer eigenlijk niet compliant is. Groot houdt zichzelf en zijn organisatie strak aan de AVG kaders maar  kijkt ook kritisch naar de cloudpartners waarmee RS Finance in zee gaat. Volgens hem zijn er cowboys en  integere bedrijven: “Er is veel gratis of goedkoop – maar je moet je dan natuurlijk altijd afvragen: waarom kost het niks?”