5 tips om een modern accountantskantoor te worden

Auteur: Kristian van Dijk, Product Owner bij TriFact365

Ondernemers en hun medewerkers zijn veel van hun tijd bezig met nieuwe technologieën zowel op het werk als thuis. Ze verwachten dezelfde mate van automatisering in elk onderdeel van hun leven. Dit is een belangrijke reden dat stilstaan geen optie is voor accountants. Hoe draagt TriFact365 bij aan deze ontwikkelingen en welke stappen kun je als accountantskantoor nemen zodat je op tijd op deze rijdende trein springt?

‘Future-proof accounting’
Onze drie kernwaarden voor software zijn “Beter”, “Sneller” en “Voordeliger. Vandaar ook de naam “Tri” (Grieks voor drie) en “Fact” (feiten). Nu is het tijd voor de volgende stap en deze kernwaarden naar een hoger niveau te tillen. In 2019 hebben we binnen TriFact365 de slogan ‘future-proof accounting’ geïntroduceerd. Deze sluit aan op de visie die we hanteren: volledige automatisering van het boekhoudproces. 

Daaropvolgend hebben we veel tijd en energie gestoken in het omarmen van hypermoderne technologieën. Dit allemaal om het systeem zelf ook ‘future-proof’ te maken en te zorgen dat we te allen tijde de snelheid en performance die accountants gewend zijn kunnen garanderen. Begin 2020 hebben we onze gloednieuwe functie voor automatische regelherkenning geïntroduceerd, iets waar veel accountants lang op hebben gewacht. Met deze update en toekomstige functies zoals het automatisch boeken van facturen en rapportagedashboards, zijn we steeds dichterbij het realiseren van deze visie. Accountantskantoren kunnen daarmee in TriFact365 een helpende hand zien in de transitie naar een modern accountantskantoor. 

200% efficiency
Eén van onze klanten, Finergie Accountants & Belastingadviseurs, heeft met behulp van TriFact365 en AFAS al 200% efficiency kunnen behalen op de verwerking van klantadministraties. Door het ontwikkelen van een zogeheten ‘Administratiestraat’ waarin de verschillende softwareproducten goed op elkaar aansluiten, hebben ze dit kunnen behalen. Het voornaamste doel was tijdbesparing, maar al snel werd ook het aantal te verwerken administraties verdubbeld. Ondanks dat er meer administraties verwerkt worden, gaat het boeken van inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes veel efficiënter en sneller. Lees hier meer over deze klantcase.

Vijf praktische tips
Met future-proof accounting kun je net zoals Finergie Accountants & Belastingadviseurs de efficiency van je accountantskantoor verhogen. Door tijd te besparen op de verwerking van de klantadministraties, heb je meer tijd over voor waardevolle diensten zoals bedrijfs- en belastingadvies.  Dit levert vervolgens een betere communicatie en samenwerking met cliënten op. TriFact365 geeft hieronder vijf praktische tips om deze efficiency te bereiken.

1.    Blijf op de hoogte van de trends binnen accountancy
We raden je aan om op de hoogte te blijven van de trends & ontwikkelingen binnen de accountancysector. Raadpleeg vooral ook de websites en publicaties van NBA, NOAB, NOVAK, SRA, etc. Beperk je niet alleen tot trends binnen Nederland, maar kijk ook wat er op internationaal gebied speelt en vorm ideeën over wat interessant is voor jullie accountantskantoor. In deze tijden van het thuiswerken kan het bezoeken van beurzen conferenties lastig zijn, maar gelukkig worden er veel online alternatieven geboden in de vorm van webinars. 

2.    Verandermanagement is essentieel
Het is algemeen bekend dat veranderingen tot weerstand kunnen leiden. Om vernieuwingen in bedrijfsprocessen goed te implementeren is het een vereiste dat iedereen binnen de organisatie achter deze vernieuwingen staat. Daarom is het aan te raden om intern een innovatieteam te starten. Betrek verschillende collega’s van verschillende afdelingen en zorg dat er een duidelijke leider is van dit team. Door meerdere collega’s met verschillende invalshoeken erbij te betrekken, kun je beter en sneller ineffectieve werkstromen en processen identificeren. Laat je ook extern adviseren door experts van verschillende oplossingen.

3.    Start met de moderne cliënten
Misschien voor de hand liggend, maar cliënten die van nature al geïnteresseerd zijn in (nieuwe) technologieën zijn het perfecte startpunt om met de nieuwe werkwijze te beginnen. Over het algemeen zijn dit de wat jongere bedrijven die niet meer dan 10 medewerkers in dienst hebben. Selecteer succesvolle bedrijven uit de zakelijke dienstverlening, mediabureaus en andere online bedrijven waarbij moderne technologie in het DNA zit. Wacht met cliënten die te maken hebben met lastige voorraadprocessen en veel verschillende software-oplossingen.

4.    Neem afscheid van onrendabele cliënten
Om uiteindelijk de transitie naar een modern accountantskantoor te volbrengen, moeten er soms lastige keuzes gemaakt worden. Wanneer bepaalde cliënten niet mee willen gaan in deze modernisering, is het misschien verstandig om afscheid te nemen. Deze cliënten kunnen je meer tijd kosten en zijn daardoor sneller minder winstgevend of zelfs verlieslatend. Uiteraard probeer je de cliënt te overtuigen dat deze nieuwe manier van werken noodzakelijk is en te laten zien dat het ook veel voordelen heeft voor de cliënt zelf. Gebruik klantvoorbeelden over de nieuwe manier van werken om de andere cliënten te overtuigen. Lukt dit uiteindelijk toch niet? Overweeg dan met dit soort cliënten te stoppen.

5.    Trek nieuwe innovatieve cliënten aan
Doordat je steeds meer tijd bespaart met de nieuwe werkwijze, heb je wellicht ruimte gecreëerd voor nieuwe cliënten. Hoe zorg je dat je deze nieuwe innovatieve cliënten aantrekt? Je kunt deze vaak bereiken door ook in de acquisitie een innovatieve en moderne werkwijze te hanteren. Zorg dat je aanwezig bent op de verschillende online marketingkanalen. Zorg voor een moderne eigen website en regelmatige posts op LinkedIn en andere social media kanalen. Onderschat echter niet de mond-op-mond reclame via bestaande cliënten. 

Verandering is niet eenvoudig, maar voor accountantskantoren is deze onvermijdelijk. De markt verandert zo snel dat je moet aanpassen om te overleven. Dus begin vandaag. Hoe sneller je start met future-proof accounting, des te groter de voordelen!