Tien routinetaken die robots kunnen overnemen

En het goede nieuws is: verschillende taken die rijp blijken voor robotisering, zijn uitgerekend de ‘vervelende’ klussen binnen grote organisaties. Unit4, leverancier van bedrijfssoftware, zet ze hieronder op een rij.

1. Reisaanvragen

Door een robot te koppelen aan het ERP-systeem en de kalender van het bedrijf, kan deze eenvoudig reisaanvragen van werknemers verwerken. De robot heeft de bestemming van de werknemer en de reden van de reis nodig, maar zou zelfs budgetaanvragen en aanbevelingen van eerdere businesstrips kunnen meenemen in de planning.

2. Declaraties

Een robot kan het declaratiesysteem automatiseren en aanzienlijk vergemakkelijken. Zo kan de robot naar aanleiding van de foto van een bonnetje automatisch herkennen wat voor declaratietype het is, welke beschrijving er bij hoort, welke datum, welk bedrag en ga zo maar door. Als de robot deze gegevens herkent en kan verwerken, is de volgende stap het zelfstandig opstellen van een declaratieoverzicht per maand of per project. De robot kan zichzelf verbeteren door voorkeuren of regelmatig terugkerende declaraties van gebruikers op te slaan. Dit leidt tot verdere automatisering.

3. Vrije dagen

Een robot die out of office-verzoeken verzorgt zou in het meest ideale geval complete afwezigheidsverzoeken kunnen afhandelen. Wanneer de robot is aangesloten op het ERP-systeem of tijdmanagementsysteem van een bedrijf, kan deze eenvoudig verschillende vormen van afwezigheid verwerken, van betaald verlof tot een vrije dag vanwege een verhuizing. En de bot kan vervolgens een overzicht met de resterende vrije dagen verzorgen.

4. Tijdregistratie

Mobiele applicaties hebben door de jaren heen veel progressie gemaakt op het gebied van tijdregistratie, zodat werknemers steeds minder handmatig hoeven in te voeren. Toch zijn er nog steeds te veel verschillende devices of applicaties nodig. Een robot die is geïntegreerd in de tijdregistratie-applicatie zou je activiteiten en de bijbehorende tijdstippen eenvoudig kunnen registreren en verwerken. Daarnaast zou spraakherkenning tijdregistratie kunnen versimpelen; je zegt hoeveel uren je aan een project hebt besteed en de robot verwerkt het in het systeem.

5. Urenregistratie en facturatie

Voor personeel dat per uur wordt betaald kan het bijhouden van uren en het factureren daarvan als moeizaam of zelfs irritant worden ervaren, als een taak die enkel afleidt van de hoofdwerkzaamheden. Door een inkloksysteem te ontwikkelen waarbij de telefoon van de werknemer in verbinding staat met sensoren op de werkplaats, kan dit proces geautomatiseerd worden. Ook een gps-systeem kan uitkomst bieden, zodat de robot kan zien dat personeel uit huis is voor een gesprek bij een zakenrelatie. Zo hoeven medewerkers alleen nog taken te bevestigen, zoals de gewerkte tijd of het aantal overuren dat de robot heeft geregistreerd.

6. Inkoop

Inkoop is, net als veel andere zaken in deze lijst, een tijdrovende, maar evengoed belangrijke taak. Een robot zou dit proces kunnen stroomlijnen door te integreren met de bestaande applicaties of het ERP-systeem van het bedrijf. Door zich te baseren op terugkerende handelingen en bestellingen, kan de bot bepaalde bestellingen al klaarzetten. In het meest ideale geval kan dat robot het hele proces in zijn eentje afhandelen, van het bestellen en het traceren van de levering tot aan het betalen van de factuur.

7. Persoonsgegevens

Het is waarschijnlijk het laatste waar een werknemer aan denkt als hij of zij is getrouwd of verhuisd; het bijwerken van persoonlijke gegevens in het bedrijfssysteem. Een robot kan dit werk uit handen nemen, door veranderingen te herkennen op het loonstrookje van de werknemer of andere bedrijfsgerelateerde content. De bot zou ook informatie kunnen verzamelen uit informatie die openbaar is, bijvoorbeeld via social media.

8. Aantal vrije dagen en salarisinformatie

Hoe vaak heb je niet willen kijken hoeveel vrije dagen je nog hebt, maar dat je het toch niet checkt omdat het personeelssysteem simpelweg te omslachtig is? Ook dit is een taak die rijp is voor robot-assistentie. Anders dan het hr-personeel binnen de organisatie, is een robot altijd beschikbaar voor je vragen op dat vlak. Dit zorgt ervoor dat de werknemer én de hr-medewerkers tijd besparen en dat de werknemer altijd zicht heeft op belangrijke zaken als het resterende aantal vrije dagen en salarisinformatie.

9. Inloggegevens

Het is al moeilijk genoeg om alle gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden voor onze persoonlijke zaken, laat staan voor de systemen en applicaties op het werk. Daarnaast moeten we deze regelmatig vervangen, wat het niet makkelijker maakt om alles te onthouden. Een robot kan helpen om dit proces dragelijker te maken, door bijvoorbeeld suggesties te doen voor een nieuw wachtwoord. Nog eenvoudiger én veiliger is een gesproken wachtwoord.

10. Projectupdates

Stel je voor dat een bedrijfsrobot een vergadering kan. Jij en het projectteam zitten aan de vergadertafel, terwijl de robot het gesprek bepaalt. Vorderingen van een project, tijdlijnen, doelstellingen en dergelijke zaken kunnen makkelijk door een bot gedeeld worden. Sterker nog: deze kan het huidige project vergelijken met soortgelijke voorgaande projecten en op basis daarvan suggesties doen. Door een robot de voortgangsrapporten te laten opstellen, kan er ook nog eens tijd worden bespaard.

Communiceren in je eigen taal

Medewerkers moeten voor al deze administratieve werkzaamheden inloggen op verschillende systemen. Voor de medewerker is het niet relevant in welk systeem zaken worden opgeslagen. Want wat is het toch lekker als de bot voor je weet waar bepaalde informatie moet worden opgeslagen en opgehaald. De tijd van grote monolithische systemen is immers voorbij. En mocht een deelsysteem worden vervangen voor een betere, dan weet de bot deze nog te vinden.

(Unit4)