Robert van ’t Veld (Rabobank) over automatisering: ‘Begin niet met technologie, maar met het proces zelf’

Excel, e-mail, handmatige controles en bestanden die van collega naar collega gaan. Ondanks alle investeringen in dashboards en nieuwe technologie bestaat een aanzienlijk deel van het werk binnen finance, risk en internal audit nog altijd uit terugkerende handmatige stappen. Iedere rapportage- of controlecyclus begint daardoor voor een deel opnieuw.

Voor Robert van ’t Veld, Proces/BI Consultant en Power Platform Expert bij Rabobank, ligt de oplossing niet simpelweg in nog meer tooling. Na jaren als Business Controller richt hij zich tegenwoordig op procesoptimalisatie en informatievoorziening met onder meer Power Apps, Power BI en Power Automate. De belangrijkste stap komt wat hem betreft echter vóór de technologie: eerst begrijpen waar het proces zelf onnodig handmatig, complex of kwetsbaar is.

“Met Excel proberen we vaak een oplossing te bouwen voor vraagstukken waarvoor het nu allang niet meer geschikt is”
– Robert van ’t Veld, Proces/BI Consultant en Power Platform Expert bij Rabobank

Excel lost niet ieder procesprobleem op

Excel speelt al decennialang een centrale rol in financiële processen. Van ’t Veld ziet daar een goede reden voor. Het programma is jarenlang een onmisbaar hulpmiddel geweest bij het verzamelen, bewerken, controleren, delen en rapporteren van data.

Maar ondertussen zijn organisaties verder gedigitaliseerd en is de hoeveelheid beschikbare data sterk toegenomen. Daarmee worden ook de beperkingen van werkwijzen die sterk afhankelijk zijn van Excel steeds zichtbaarder.

Foutgevoelig, tijdrovend en lastig beheersbaar

“In de praktijk zie je dat het juist misgaat op het snijvlak van proces, data en tooling. Data wordt handmatig overgenomen, bestanden worden heen en weer gestuurd, controles vinden plaats buiten gestandaardiseerde processen en meerdere versies van dezelfde waarheid ontstaan naast elkaar. Dat maakt processen foutgevoelig, tijdrovend en lastig beheersbaar.”

De vraag is daarom niet of Excel goed of slecht is, maar waarvoor je het inzet. “Pas wanneer je kennismaakt met de mogelijkheden van modernere tooling, realiseer je je dat je met Excel vaak een oplossing probeert te bouwen voor vraagstukken waarvoor het nu allang niet meer geschikt is. Waarom zou je dat blijven doen als het betrouwbaarder, efficiënter, sneller en gebruiksvriendelijker kan?”

“Waarom zou je dat blijven doen als het betrouwbaarder, efficiënter, sneller en gebruiksvriendelijker kan?”

Van losse bewerkingen naar één werkwijze

Dat betekent niet dat Excel uit finance moet verdwijnen, benadrukt Van ’t Veld. “Excel blijft absoluut een belangrijk onderdeel van het Microsoft-ecosysteem, maar tools zoals Power Apps, Power BI en Power Automate zijn tegenwoordig onmisbaar voor finance-, risk- en auditprofessionals.”

De winst ontstaat vooral wanneer die verschillende mogelijkheden onderdeel worden van één proces. Door processen te standaardiseren, databronnen centraal te ontsluiten en handmatige stappen te automatiseren, ontstaat volgens hem “één samenhangende werkwijze in plaats van een verzameling losse Excel-bewerkingen”.

Het resultaat gaat dan verder dan alleen tijd besparen. “Dat leidt tot hogere datakwaliteit, minder fouten, meer transparantie en uiteindelijk meer tijd voor analyse en waardecreatie in plaats van handmatige verwerking.”

Minder handmatig werk in finance, risk en internal audit

Hoeveel tijd gaat binnen jouw processen nog verloren aan terugkerende Excel-bewerkingen, handmatige controles en overdrachten? In de training Minder handmatig werk in finance, risk en internal audit leer je processen slimmer inrichten en automatiseren met bestaande Microsoft-tooling, zonder dat je daarvoor hoeft te kunnen programmeren.

Bekijk het programma | Meld je direct aan

Zoek eerst naar de frustratie

Voor veel financials is de vraag niet óf automatisering nuttig is, maar waar je begint als controller, risk manager of internal auditor die zo’n proces wil verbeteren.

Niet bij Power Apps, Power Automate of een andere technologische oplossing, benadrukt Van ’t Veld. “Voor veel financials is de grootste valkuil dat ze direct op zoek gaan naar een oplossing, terwijl de meeste winst juist zit in het identificeren van de grootste frustraties binnen het bestaande proces. Mijn advies is daarom om niet te beginnen met technologie, maar met het proces zelf.”

Daarvoor zijn in eerste instantie geen ingewikkelde analyses nodig. Kijk kritisch naar het dagelijkse werk en stel een paar eenvoudige vragen:

Welke stappen kosten iedere week veel tijd? Waar worden gegevens handmatig overgetypt of gekopieerd? Welke controles worden telkens opnieuw uitgevoerd? En waar ontstaan regelmatig fouten of discussies over welke versie van de waarheid klopt? “Juist daar zit vaak de grootste kans voor automatisering.”

Klein beginnen kan een heel proces veranderen

Wat Van ’t Veld in de praktijk veel ziet, is dat medewerkers uren besteden aan het verzamelen van data uit verschillende bronnen om die vervolgens in Excel te consolideren, te verrijken en te rapporteren. Vaak is dat een proces dat elke week of maand opnieuw wordt uitgevoerd. Voor hem zijn dat typisch processen die zich uitstekend lenen voor automatisering met Power Automate, centrale dataverwerking via Power Apps en inzichtelijke rapportages in Power BI.

Een voorbeeld uit zijn eigen praktijk laat zien hoe zo’n aanpak eruit kan zien. Hij werkte aan een controledossierproces dat volledig draaide op e-mails, Excel-bestanden en handmatige opvolging. “Op zichzelf leek iedere stap overzichtelijk, maar bij elkaar kostte het proces veel tijd en was het foutgevoelig.”

In plaats van het volledige proces in één keer te transformeren, werd klein begonnen: een eenvoudige Power App voor het vastleggen van gegevens, Power Automate voor notificaties en workflowstappen en Power BI voor het monitoren van de voortgang.

Daarmee ontstond één centrale werkwijze. “Het resultaat was niet alleen een aanzienlijke tijdsbesparing, maar vooral meer transparantie, minder afhankelijkheid van individuele medewerkers en een hogere kwaliteit van de informatie.”

De casus laat ook zien dat automatisering niet noodzakelijk met een groot IT-project hoeft te beginnen. Een afgebakend, terugkerend probleem kan een geschikte eerste stap zijn.

“Begin met één concreet knelpunt dat veel handmatig werk veroorzaakt. Automatiseer dat proces, maak de voordelen zichtbaar en bouw van daaruit verder.”

Maak eerst één verbetering zichtbaar

Dat is voor Van ’t Veld misschien wel de belangrijkste les uit zijn werk met procesautomatisering.

“Je hoeft niet direct een groot transformatieprogramma te starten. Begin met één concreet knelpunt dat veel handmatig werk veroorzaakt. Automatiseer dat proces, maak de voordelen zichtbaar en bouw van daaruit verder.”

Daarmee verschuift automatisering van een abstract technologisch vraagstuk naar iets wat professionals binnen hun eigen werk kunnen herkennen en verbeteren. De eerste stap is niet bepalen welke tool je wilt gebruiken, maar ontdekken welk terugkerend handmatig proces onnodig tijd, kwaliteit of beheersbaarheid kost.

Een eerste succesvolle automatisering kan daarmee ook de aanzet zijn om breder naar de manier van werken te kijken. Zoals Van ’t Veld het zelf formuleert: “Juist die kleine, praktische verbeteringen blijken vaak de katalysator voor veel grotere veranderingen in de manier waarop finance-, risk- en auditafdelingen werken.”

Minder handmatig werk in finance, risk en internal audit

Hoeveel tijd gaat binnen jouw processen nog verloren aan terugkerende Excel-bewerkingen, handmatige controles en overdrachten? In de training Minder handmatig werk in finance, risk en internal audit leer je processen slimmer inrichten en automatiseren met bestaande Microsoft-tooling, zonder dat je daarvoor hoeft te kunnen programmeren.

Bekijk het programma | Meld je direct aan

Dit artikel verscheen eerder bij Sijthoff Accountants Academy, onderdeel van Sijthoff.