Zo maak je rapportages die wel impact hebben

Een bedieningsconcept waar ontzettend veel behoefte aan is bij mkb-ondernemers is ‘controlling’, constateert de directeur van Van Hier Accountants. In dit positieve economische klimaat zien ondernemers kansen en willen ze weten of ze die kunnen benutten. Hun adviserende accountant helpt hen hierbij. In de serie ‘controlling voor mkb-accountants’ kijken we naar de praktische aspecten van controlling en hoe de accountant die kan toepassen bij zijn klanten. 

Lees hier: Deel 6 – KPI’s die wél werken

De rol van controller omvat meer dan het orde hebben van de administratie. Hij of zij helpt de ondernemer ook met sturen. Daarom is het belangrijk onderscheid te maken tussen verantwoordingsinformatie en stuurinformatie. In onderstaand figuur zetten wij de belangrijkste verschillen op een rij:

De ondernemer heeft stuurinformatie steeds meer nodig en ontvangt dit te weinig vanuit de financiële functies binnen hun bedrijf, en als ze die niet hebben, hun accountant. Hier ligt dus een grote kans. Over het succesvol opstellen van KPI’s hebben we het al gehad in het vorige deel. Nu kijken we naar rapportages en stuurinformatie.

Veel rapportages en dashboards worden niet gebruikt, stellen Charles van der Ploeg en Merlijn Gillissen, docenten van de training Effectieve Rapportages. In een onderzoek vanuit hun adviesbureau Decido – dat tussen 2011 en 2015 werd uitgevoerd – gaf ruim 25 procent van de ondervraagde organisaties aan dat minder dan 10 procent van de ontvangers van rapportages daar ook echt wat mee doet. In die organisaties wordt dus dagelijks, wekelijks en maandelijks energie gestoken in het verzamelen en opstellen van rapportages die niet worden gebruikt. In slechts 20 procent van de gevallen worden de rapportages ‘grotendeels’ gebruikt (gebruikt door meer dan 60 procent van de gebruikers).

“Het gaat op twee vlakken mis in rapportages: inhoud en lay-out”, aldus Gillissen. “Rapportages moeten de brandstof zijn voor het goede gesprek over de aansturing van een organisatie. Wanneer je dat niet op orde hebt, weet je zeker dat niet de juiste dingen gaan gebeuren. Visueel en inhoudelijk is er nog veel winst te behalen, ook bij grotere bedrijven.”

Inhoud afstemmen op rol en reduceren tot absolute kern

Wanneer Gillissen en Van der Ploeg de rapportages bekijken bij organisaties waar ze adviseren zien vaak al snel waar het hapert. “Als de boodschap er al in zit, is het zeer lastig hem eruit te krijgen”, stelt Gillissen. “Hierin zit al vaak een bottleneck in rapportages: managers hebben weinig tot geen invloed op de indicatoren die ze te zien krijgen en de verbinding met de strategie ontbreekt.”

Wat de juiste inhoud is voor iemand, hangt af van zijn of haar rol. Van der Ploeg: “De controller of mkb-accountant heeft de taak focus aan te brengen. Wat wil of moet een ondernemer écht weten om vanuit zijn of haar rol invloed te kunnen hebben? Focus daarbij op iemands taken en verantwoordelijkheden bij het uitvoeren van de strategie. Dit vraagt echt om andere skills van de controller. Het gaat niet langer slechts om het verzamelen van de data en die in een rapport zetten, maar om het nadenken over hoe de informatie gebruikt gaat worden en welke informatie voor wie interessant is. Verplaats je in de gebruiker: voor financieel onderlegde professionals zijn getallen duidelijk, voor hun gesprekspartners misschien niet altijd direct.”

“De kunst is bovendien heldere keuzes te maken in welke informatie je in een rapportage opneemt”, zegt Gillissen. “Geen keuzes maken is een belangrijke valkuil bij managementrapportages. Veel rapporten zijn wel 80 pagina’s lang en staan vol met indicatoren waar de lezer geen invloed op heeft: dan raken mensen de weg kwijt. Bij rapporteren geldt absoluut het adagium less is more. Bovendien is een goede rapportage maatwerk. De financial moet zichzelf de vraag stellen: waarom maak je een rapport? Als het antwoord het vergroten van impact is, dan zul je maatwerk moeten leveren en voor elke gebruiker de rapportage moeten beperken tot dat waar iemand echt iets mee kan.”

Lay-out: aanzetten tot actie

Zodra de boodschap die de controller middels de rapportage wil overbrengen inhoudelijk scherp is, bepaalt de lay-out van een rapportage vervolgens of die boodschap ook daadwerkelijk aankomt bij een manager. Daarbij blijkt kennis over de werking van ons brein geen overbodige luxe. “In de meeste rapporten zitten allerlei visuele belemmeringen die belemmeren dat het brein de juiste boodschap oppakt”, zegt Van der Ploeg. “We hebben goed gekeken naar de onderzoeken van Daniel Kahneman in de gedragseconomie. Hij heeft zeer uitgebreid onderzocht hoe informatie leidt tot beslissingen en won daar als enige niet-econoom ooit de Nobelprijs voor de Economie voor. Die kennis kun je ook goed toepassen in rapportages.”

Waar het steevast misgaat is in het visualisatie-aanbod van softwareprogramma’s dat doet denken aan een snoepwinkel. Alleen al in Excel, nog altijd het meest gebruikte programma door financials, kun je kiezen uit tientallen graphs, naalden, pie charts, stoplichten, bar charts, trendlijnen, scatterplots, geografische kaarten en nog veel meer. Standaard gegenereerde graphs zijn makkelijk in het rapport te krijgen, maar zijn vaak ongeschikt voor om managers aan te zetten tot analyse en actie. 

“Omdat je het allemaal kan gebruiken, betekent niet dat je het ook moet gebruiken”, zegt Gillissen. “Sommige graphs, zoals pie charts, moet je helemaal nooit gebruiken; die brengen de boodschap totaal niet over; het brein is niet in staat helder te zien welk percentage de verschillende taartpunten vertegenwoordigen. In welke graphs je wel gebruikt moet je heel selectief zijn. Bedenk je goed dat elke pixel die je gebruikt een prikkel is die het brein moet verwerken. Zo is het beter om geen 3D-visualisatie te gebruiken omdat het niks toevoegt, maar wel herseninspanning kost en vaak ten koste gaat van de echte boodschap. Houd het simpel. Gebruik je teveel kleuren of speciale effecten, dan raken de hersenen zodanig afgeleid dat ze de kernboodschap helemaal niet meer niet registreren. Kortom, bij het ontwerpen van de lay-out gaat het erom het zo basic mogelijk te houden. Gebruik enkele bar charts met slechts twee kleuren, zodat de aandacht van de lezer echt gaat naar de inhoudelijke boodschap.”

“In technologie is veel veranderd. 20 jaar terug kostte een gigabyte opslag nog duizenden euro’s, dus de controller moest goed nadenken over wat echt nodig was. Nu is technologie geen bottleneck meer, eerder een bos waardoor je de bomen niet meer ziet. De technologie is verbeterd, maar de hersenen zijn dat niet”, zegt Van der Ploeg. “De informatieparadox noemen we dat. Filters inbouwen is daarom een noodzaak. Effectief rapporteren gaat om het maximale eruit halen door de informatie te reduceren tot de absolute kern.”
 
“En voor de controller verschuift zijn taak dus steeds meer van ‘producent’ naar regisseur: zorgen dat de rapportages ook écht gebruikt gaan worden”, vult Gillissen tot slot aan. “Managers moeten in actie komen op basis van effectieve rapportages en ze niet ongelezen terzijde schuiven. De controller heeft dus een wezenlijke rol om alle belemmeringen weg te nemen en managers te helpen met het maken van de juiste keuzes. Alleen zo kan de financial zijn toegevoegde waarde blijven(d) vergroten!”

In het volgende artikel kijken we verder naar effectieve dashboards.

[avg-advertorial slug=”verbeter-je-rapportages-met-heldere-vuistregels”]